Alıcıların Okuyabileceği Uzun E-postalar Yazmak İçin 5 İpucu

Müşterilerinize ve iş arkadaşlarınıza uzun e-postalar göndermek genellikle hoş karşılanmaz. Ancak, yalnızca uzun bir güncelleme veya genel bakış göndermeniz gereken zamanlar vardır.

Bu durumda, doğrudan konuya girerek ve bilgi için uzun paragrafları kazmak zorunda kalmamalarını sağlayarak kendinize ve alıcıya bir iyilik yapmak isteyeceksiniz.

Bu makalede, daha uzun e-postalarınızı daha okunabilir ve yanıtlanması daha kolay hale getirmeye yardımcı olmak için kullanabileceğiniz bazen size yol göstereceğiz.

1. Özetlemek için Madde İşaretlerini Kullanın

Uzun bir e-posta yazarken hatırlanması gereken en önemli şeylerden biri, alıcının büyük olasılıkla gözden geçireceğidir. Bunu yaparken, okunacak çok fazla şey olduğu için önemli bilgileri veya soruları kaçırabilirler.

Uzun bir e-posta yazarken, alıcının göz atmasını ve yine de önemli çıkarımları bulmasını kolaylaştırdığınızdan emin olmak istersiniz - başka bir deyişle, e-postalarınızda kesin olmak istiyorsunuz. Bu şekilde, ihtiyaç duydukları bilgileri alırlar ve muhtemelen daha düşünceli bir yanıt alırsınız.

Bu makaledeki ipuçlarının her biri, özellikle madde işaretlerini kullanarak, daha gözden geçirilebilir, noktaya kadar bir e-posta elde etmenize yardımcı olacaktır.

Bilgileri nokta biçiminde yazmak, konuşamayacağınız anlamına gelmez. Selamlama ve oturum kapatma gibi e-postanızın diğer bölümlerinde olabilirsiniz. Bununla birlikte, bilgileri noktalar halinde özetlemek, mesajı hızlı ve etkili bir şekilde iletecektir.

Her ayrıntıyı dahil etmek yerine, mesajınızdaki önemli bilgileri belirleyin ve fazla laf sokmaktan kaçının. Alıcının her konunun tek tek oynanmasına ihtiyacı yoktur, sadece ana noktalara ihtiyacı vardır.

2. Önemli Noktalar için Kalın Kullanın

Bir e-postada tamamı büyük harf kullanmak profesyonelce değildir. Bununla birlikte, biraz kalın harflerle okuyucunuza doğru yönde başını sallayabilirsiniz. Tabii ki, bunu her şey için yapmak istemezsiniz, ancak bir tarih, hatırlatıcı veya eylem gibi görmelerini sağlamak istediğiniz belirli bir bilgi varsa, kalınlaştırın.

Örnek, yalnızca gönderenin okuyucuyu istediği başlıklar ve iki kelime öbeği için kalın kullanır. harekete geçmek—toplantı tutanaklarında daha fazla bilgi aramak ve bir konuyu unutmamak toplantı. E-postayı gözden kaçırıyorsa, bunların dikkatini çekmesi daha olasıdır ve gerisini bağlam için okuyabilir.

Metinde yalnızca küçük bir değişiklik olduğu için, alıcının büyük harflerle olabileceği gibi, bağırıyormuşsunuz gibi hissetmesi daha az olasıdır.

3. E-postayı Başlıklarla Konulara Bölün

E-postalarınıza başlık eklemek, alıcınıza bir roman göndermek gibi gelebilir, ancak bu, her birinin altında bir ton bilgi olması gerektiği anlamına gelmez. Bunu yapmak, aradıkları belirli bilgiler varsa veya daha sonra başvurmaları gerekiyorsa e-postayı daha hızlı almalarına yardımcı olur.

Başlığı kalın yazıp her bölümün arasına satır sonları koyarak, her bölümün arasına boşluk koyabilir ve diğer belgelerde olduğu gibi okumayı kolaylaştırabilirsiniz.

Ayrı e-postaları garanti etmeyen, ele almak istediğiniz birden fazla konu varsa, örneğin günlük bir genel bakış veya ilerleme güncellemesi gibi başlıkları kullanmak yararlıdır.

4. Alıntılar için Farklı Biçimlendirme Kullanın

Bilgileri tam olarak başka birinin yazdığı gibi aktarmanız gerekiyorsa, kendi anlatımınızdan ayırmaya yardımcı olmak için biçimlendirmede ince değişiklikler yapın. Bu şekilde, mesajınızın nerede bitip diğerinin nerede başladığı konusunda kafa karışıklığı olmaz.

Tırnak işaretleri elbette işinizi görebilir, ancak öncesinde ve sonrasında zaten çok fazla metniniz varsa, Okunması daha az arzu edilen ve bir bakışta bilgi alınması daha zor olan uzun bir paragraf oluşturun.

E-postalarda metin biçimlendirme söz konusu olduğunda akılda tutulması gereken başka bir şey de, bir e-postanın profesyonel görünmemesine neden olabileceğinden, birden fazla yazı tipi ve renk kullanmaktan kaçınmak isteyebilirsiniz.

5. Soruları Sonuna Kadar Kaydet

Hiç bir e-postada birden fazla soru sordunuz ve belki yarısına yanıt aldınız mı? Bu, en kısa e-postalarda veya mesajlarda bile olabilir.

Sorularınızı sona kaydetmeyi ve kısa ve öz tutmaya çalışın. Bu sadece okuyucunun onları görmesine yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda daha sonra daha fazla bilgi sunmadığınız için yol boyunca ne sorduğunuzu da unutmayacaktır.

Dahası, size, soruları sorduğunuz sırayla net bir şekilde yanıtlayan bir yanıt gönderebilirler.

Aptalca gelebilir, ancak size günlük olarak sunulan tüm e-postaları, metinleri, mesajları ve dijital medyayı düşünün. E-posta aşırı yüklenmesiyle dikkatinizin dağılması kolaydır veya bir bilgi parçasının diğerinin üzerinde öne çıkmasını sağlayın.

Ekstra İpucu—Konu Satırınızda Spesifik Olun

Bu ekstra ipucu, genel olarak tüm e-postalar için çalışır. Olarak konu satırınızda belirli, alıcıya birçok yönden yardımcı oluyorsunuz - tam olarak ne hakkında olduğunu bilecek, öncelik sırasına koyabilecekler ve daha sonra başvurmaları gerekirse tekrar bulabilirler.

Örneğin, gibi kelimeler kullanabilirsiniz. takip et, soru, hatırlatma, Güncelleme, veya rapor e-posta türünü bilmelerini sağlamak için. Belirli bir toplantı veya projeyle ilgiliyse, adını belirtin. Yinelenen bir e-postaysa, tarihi ekleyin.

Konu içeren bir e-posta gönderme takip et tek başına, özellikle alıcınızın gelen kutusunda aynı başlığa sahip birkaç e-posta daha varsa, çok tıklanabilir veya önemli görünmesini sağlamaz.

Hatta mesajınızın acil olup olmadığını konu satırında insanlara bildirebilirsiniz, ancak bunu gerçekten acil olan konulara ayırdığınızdan emin olun.

İletişim Anahtardır

Bazıları uzun e-postalar göndermemenizi tavsiye edebilirken, bazen sadece yapmanız gerekir. Alıcınız için yapabileceğiniz en iyi şey, konuya bağlı kalmak ve gözden geçirmelerini sağlamak. Sadece başlangıçta ihtiyaç duydukları bilgileri bulmalarına yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda daha sonra tekrar başvurmalarına da yardımcı olacaktır.

Bir dahaki sefere uzun bir e-posta göndermeniz gerektiğinde, neden bu ipuçlarından birini veya birkaçını denemiyorsunuz ve nasıl gittiğini görün.

Yazınızı Geliştirmek için 5 Kendi Kendini Düzenleme İpuçları ve Araçları

Birçok yazar düzenleme süreciyle uğraşır. Ancak kaliteli içerik oluşturmak istiyorsanız düzenleme becerilerinizi geliştirmeniz mantıklıdır. İşte nasıl.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında