Özellik Yorgunluğu: Proje Yönetimi Yazılımıyla Bunalmadan Nasıl Önlenir?

Doğru proje yönetimi yazılımını bulmak zor olabilir. Her seçimle birlikte, farklı adlara ve bazen belirsiz bir amaca sahip uzun bir özellik ve işlev listesi gelir.

Karşılaştırma yaparken bunalıma girmek kolaydır, ancak böyle olması gerekmez. Bu makalede, sizin için doğru proje yönetimi yazılımını seçme söz konusu olduğunda özellik yorgunluğunu azaltmak için bazı ipuçlarında size yol göstereceğiz.

1. Denemeden veya Satın Almadan Önce Proje Yönetim Yazılımınız İçin Bir Plan Yapın

Proje yönetimi yazılımını denemeye zaten karar verdiniz veya en azından bunu düşünüyorsunuz. Çok sayıda mükemmel seçenekle, her bir yazılımın yeteneklerine ve özelliklerine bakmadan önce onunla ne yapmak istediğinizi özetleyerek kendinize büyük bir iyilik yapmış olacaksınız.

Bu, yalnızca doğru yazılımı bulmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda yanlış olanları da belirlemenize ve hariç tutmanıza yardımcı olur.

Siz ve iş arkadaşlarınızın görevleri şimdi iletme yollarını düşünün. Yazılımın belirli türdeki e-postaların, toplantıların ve notların yerini almasını istiyor musunuz? Tipik olarak hangi tür ayrıntıları dahil ediyorsunuz ve görevleri atadığınız süreç nedir?

Nasıl kullanacağınızı belirlemenin bir diğer önemli kısmı, onu kimin kullanacağını belirlemektir. Ekibinizde kaç kişi var? Her ekip üyesinin hesabı için ne tür rollere ve izinlere ihtiyacınız olacak? Müşteriler veya yükleniciler için misafir hesapları eklemeniz gerekecek mi?

Yazılımınız içinde özel çalışma alanlarına ihtiyacınız olup olmayacağını da düşünebilirsiniz. Örneğin, ClickUp çalışma alanlarınızda oluşturduğunuz listeleri varsayılan olarak paylaşılan veya özel olarak ayarlayabilir ve istediğiniz zaman geçiş yapabilirsiniz. Takım hesabı için gitmediğiniz sürece, sayfalar siz onları misafirlerle paylaşana kadar özeldir.

Birçok proje yönetimi yazılımı aynı görünse de, bu soruları yanıtlamak, bütçeniz dahilinde hangi özellikleri aramanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olacaktır.

2. Halihazırda Yaptıklarınıza Göre Hangi Özelliklere İhtiyaç Duyduğunuza Karar Verin

İşte burada işler biraz zorlaşabilir. Proje yönetimi yazılımında birçok seçenek vardır ve bununla birlikte her yazılımın uzun bir özellik listesi vardır.

Burada akılda tutulması gereken bir şey, daha azının daha fazla olduğudur. hatta yapabilirsin tekrarlayan görevleri veya iş akışlarını ana hatlarıyla belirtin Aşağıdaki Notion örneğinde gösterildiği gibi, yalnızca bir tablo ve bazı kontrol listeleri ile. Her şey sizin ve ekibinizin birlikte nasıl çalıştığına bağlı.

Örnek olarak zaman izlemeyi kullanmak, bunu bazı proje yönetimi yazılımlarında yapabilmeniz, yapmanız gerektiği anlamına gelmez. Halihazırda çalışan bir zaman izleme yönteminiz varsa veya şu anda zamanınızı izlemiyorsanız ve sorun değil, neden izleme olmayanı seçelim?

Proje yönetimi yazılımınız günlük görevlerinize herhangi bir sürtüşme eklememelidir. Her şeyden önce, kullanabileceğiniz bir araçtır. projeleri etkili bir şekilde iletmek, bu yüzden şu anda bunu nasıl yaptığınızı ve hangi özelliklerin en yararlı olacağını düşünün.

Ekstra özelliklerin dikkatinizi dağıtması kolaydır, yalnızca bunları ayarlamak ve kullanmamak için zaman harcadığınız için değil, aynı zamanda çalışma alanınızı darmadağın edeceklerdir. Bu bizi bir sonraki noktaya getiriyor.

3. Gösterişliyse, Sürdürülebilir olup olmadığına karar verin

Belirli bir özellik dikkatinizi çekerse ve onu kullanmak istediğinize karar verirseniz, kendinize bunun uzun vadede sürdüreceğiniz bir şey olup olmadığını sorun. Örneğin, Monday.com'un Llama çiftliği ve pil widget'ları, hedeflerinizi biraz oyun gibi yaptıkları için gösterge panosuna oldukça eğlenceli eklemelerdir, ancak heyecan kolayca yıpranabilir.

Aslında, Pazartesi, ClickUp, Notion ve Asana, bunlar olmadan harika seçenekler olduğundan, widget'lara bakmaktan kaçınmak isteyebilirsiniz. Aşağıdaki resim basit bir örnektir proje talep panosu ClickUp'ın ücretsiz sürümünde bulunan birçok özellikten yalnızca bazılarını kullanarak.

Proje yönetimi yazılımınızı, özellikle üretkenliğinizi azaltacaksa, temellerine göre değil, temellerine göre seçmek en iyisidir.

Burada dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da entegrasyonlardır. Widget'lar gibi, yazılımı onlarsız da kullanabilirsiniz. Ancak, başka bir yazılımla entegre olmasını isterseniz, bunun belirleyici bir faktör olmasına izin vermeden önce hangi görevleri tamamlayabileceğine bakın. Entegrasyon, atılacak başka bir bildirim veya adım olabilir.

4. Aranacak Bazı Faydalı Temel Özellikler

Temel konulara girmeden önce, proje yönetimi yazılımının özelliklerini karşılaştırırken her bir web sitesini ayrı ayrı ziyaret ettiğinizi belirtmek önemlidir. Her yazılım, aynı özellik için farklı bir adlandırma sistemi kullanabilir, bu da doğrudan karşılaştırma yaparken diğerinin belirli bir yeteneği yokmuş gibi görünmesini sağlar. Rekabet buna farklı bir şey diyebilir.

Bunun en iyi örneği Notion'dur. Her bir içerik parçasının büyük bir listesini bulamasanız da sayfalarınıza görevler, durumlar veya panolar ekleyebilirsiniz. Blokları kullanarak etkili bir proje yönetim sistemi oluşturabilirsiniz.

Adı ne olursa olsun, izlemek isteyeceğiniz bazı yararlı temel bilgiler şunlardır:

• Görevler, sayfalar veya darbeler—yazılım hangi terminolojiyi kullanırsa kullansın, bunlar proje yönetimi yazılımındaki boş kartlardır. oluştururken açıklama, son tarih, öncelik, atanan ve ekleri ekleyebileceğiniz atama.
• İletişim araçları— proje yönetimi yazılımınız ve e-postanız arasında gidip gelmek yerine, yorum yapmak, yanıtlamak ve başkalarını etiketlemek için araçlar, işbirliği yaparken veya yetki verirken son derece yararlıdır projeler.
• Durumlar— proje yönetimi araçlarını harika yapan şeylerden biri de sizin ve ekibinizin bir şey üzerinde çalıştığınızı herkese açık bir duyuru yapmadan birbirinize söyleyebilmenizdir.
• hatırlatıcılar— bunları muhtemelen ihtiyaçlarınıza göre ayarlamak isteyeceksiniz, ancak özellikle ihtiyaç duyduğunuz anlarda proje yönetimi yazılımınızda hatırlatıcılar olduğu için minnettar olacaksınız.
• Temiz arayüz—temiz, minimal bir tasarım, elinizdeki en önemli görevlere odaklanmanıza yardımcı olacaktır.

Özelliklerin İşlevin Önüne Geçmesine İzin Vermeyin

Proje yönetimi yazılımı ilk başta göz korkutucu görünebilir, ancak öyle olması gerekmiyor. Bir planla girer ve ona bağlı kalırsanız, kendiniz ve ekibiniz için en iyisini bulacaksınız.

Hepsinden iyisi, çoğu proje yönetimi yazılımı şirketi ücretsiz deneme sürümü sunar, böylece herhangi bir ödeme yapmadan önce test edebilirsiniz. Neden her birinde bir proje panosu oluşturarak birkaç tane denemiyorsunuz?

ClickUp vs. Asana: Proje Yönetimi İçin Hangisi Daha İyi?

Proje yönetimi yazılımı için birçok seçenek vardır, burada Asana ve ClickUp arasında seçim yapmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları bulunmaktadır.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında