Gelen Kutunuzu Kontrol Etmek İçin 4 Verimlilik İpuçları

Hepimiz oradaydık. Bir iş arkadaşınızdan dikkatinizi elinizdeki görevden uzaklaştıran bir e-posta aldığınızda, elinizdeki göreve odaklanmış olursunuz. Merak ediyorsun, nasıl yardım edebileceğini görmek için tıkla, ama bu gerçekten de hemen yanıt verilmesi gereken bir şey değil.

Yine de, onlara şimdi geri dönmeniz mi yoksa odağınızı yeniden kazanmaya mı çalışmanız gerektiğini merak edebilirsiniz - bu, gün boyunca sık sık ortaya çıktığında özellikle zor olabilir.

Bu makalede, e-postalarınızı kontrol ederken üretkenliğinizi korumanıza yardımcı olabilecek bazı ipuçlarından bahsedeceğiz.

1. Gelen Kutunuzu Günlük Kontrol Etme Sayınızı Sınırlayın

Her e-posta aldığınızda gelen kutunuza tıklarsanız veya bir e-posta bekliyorsanız, sürekli olarak odağınızı bozuyorsunuz demektir. Ayrıca, özellikle her e-postayı hemen yanıtlıyorsanız, kesintiye uğradıktan sonra işinize geri dönmeniz için geçen süreyi de düşünmek istersiniz.

Kendinizi meşgul hissedebilseniz de, bu ileri geri çalışmanın en verimli yolu olmayabilir. kontrol etmek istiyorsun e-posta listenizi boşaltmak amacıyla gelen kutusu.

İşiniz gerçekten tüm e-postalara anında yanıt vermeyi gerektirmiyorsa, gelen kutunuzu günlük olarak kontrol etme sayısını sınırlamayı deneyin. Bir öneri olarak, e-postalarınızı günde iki ila üç kez kontrol etmek ve önceliklendirmek isteyebilirsiniz - bir kez işe gittiğinizde, bir kez öğle tatilinden sonra ve belki de günün bitmesinden bir saat önce.

Ancak, programınıza ve birlikte çalıştığınız kişilere uygun bir rutin oluşturmak en iyisidir. Anında yanıt verebilseniz de, özellikle önemli bir göreve veya son teslim tarihine odaklanmışsanız, her zaman yapmanız gerektiği anlamına gelmez.

Elbette, patronunuz, müşteriniz veya öncelikli bir iş arkadaşınız olsun, er ya da geç geri dönmeniz gereken insanlara sahip olacaksınız. Gelen kutunuzu kontrol ettiğinizde, onlara yanıtınızı bir öncelik haline getirin. Ayrıca, bu kişi size rahatsız etmeyin konusunda e-posta gönderdiğinde uyarıları açabilir veya gelen kutunuzun yeni postaları kaç kez kontrol edeceğini ayarlayabilirsiniz.

Bildirim ayarlarınızı belirli e-postaları tamamen sessize alacak şekilde ayarlamak size kalmış. Bununla birlikte, çok önemli bir şeyi kaçırmamak için, bildirimdeki alıcıya ve konu satırına göz atmak ve bekleyebilirse hızla geri dönmek isteyebilirsiniz.

2. Aynı E-posta İle İki Kez Karşılaşmaktan Kaçının

Eyleme geçmeden önce kendinizi yenilemek için aynı e-postayı birden çok kez açıp okudunuz mu? Bu, zaman ve odak kaybınız olabilir.

Her açtığınızda önlem alarak bunu önleyebilirsiniz. Bir yanıt gerektirip gerektirmediğine, dosyalayabilir veya arşivleyebilirsiniz ya da önemsiz mi yoksa basitçe silebileceğiniz bir şey mi olduğuna karar verin.

Cevap vermeye karar vermek, hemen olması gerektiği anlamına gelmez, ancak bir dahaki sefere e-postalarınızla uğraşırken bunu yapmanız gerektiğini bilmeniz için bir bayrak veya bir tür hatırlatıcı ekleyin.

Gelen kutunuzda e-posta hatırlatıcı özelliği de olabilir. Örneğin Spark, mesajları belirli bir süre ertelemenize izin verir ve belirli bir tarih ve saatte size bunları hatırlatacaktır. Ayrıca, alıcıdan henüz bir yanıt almadıysanız, gönderilen bir e-postayı takip etmek için bir hatırlatıcı ayarlamanıza da olanak tanır.

Gelen kutunuzdaki yanıt, dosya, önemsiz veya çöp kutusu gerektirmeyen herhangi bir şey - çoğu e-posta sağlayıcısı bunu çok kolaylaştırır, bu nedenle en iyisi sadece yapmak ve halletmek.

Ayrıca, aldığınız e-postaların hacmine göre kendinize bazı kurallar koymanıza da yardımcı olur. Örneğin, kimin öncelikli olduğu ve yanıt süreniz. Başkaları da buna alışacak ve onlara hemen değil, harika bir yanıt vereceğinizi öğrenecek.

Ertelediğiniz bir e-posta olduğunu fark ederseniz, kurbağa yöntemini yemek halletmek için.

3. Yararsız Bültenler ve Pazarlama E-postaları Aboneliğinden Çıkın

Bültenlerin ve pazarlama e-postalarının ek gürültüsü olmadan gün içinde yeterince bildirim almanız olasıdır. Meşgul olduğunuz için kaymasına ve gelen kutunuzda yığılmasına izin vermek kolaydır.

Ancak, bunları gözden geçirmek, odaklanmanızı ve üretkenliğinizi ortadan kaldıracak başka bir görevdir. Bu, özellikle gönderen e-postayı, neden olduğunuzu gerçekten bilmeden tıklayıp okumanızı sağlayacak kadar iyi yazmışsa geçerlidir.

İçerik oluşturucunun içeriğini okumak veya şirketin satışlarından yararlanmak gibi gerçekten harekete geçeceğiniz bir şey değilse, aboneliğinizi iptal edin. Bu e-postalara harcayacağınız zamandan ve enerjiden tasarruf edin ve onları daha anlamlı veya rahatlatıcı bir şeye koyun.

Okumayı sevdiğiniz haber bültenleri ve pazarlama e-postalarınız varsa, Akıllı Gelen Kutusu sunan Spark gibi bir e-posta sağlayıcıyı denemek isteyebilirsiniz.

Akıllı Gelen Kutusu özelliği, hizmetlerden gelen haber bültenlerini ve mesajları kişisel e-postalardan ayırır. Ayrıca yabancılardan ve otomatik mesajlardan gelen bildirimleri de susturur.

4. Önemsiz E-postaları Engelleyin—Adresler ve Etki Alanları

İstenmeyen postaları filtrelemek söz konusu olduğunda, bazı e-posta sağlayıcıları diğerlerinden daha iyi bir iş çıkarır. Outlook gibi popüler bir seçim bile mükemmel değildir ve bazı önemsiz postaların geçmesine izin verir.

Ancak, biri size spam gönderiyorsa, e-posta adresini engelleyebilirsiniz. Farklı kullanıcı adlarından, ancak aynı web adresinden e-postalar aldığınızı fark ederseniz, tüm alan adını da engelleyebilirsiniz.

Outlook kullanıyorsanız, bu özelliği şurada bulabilirsiniz: İstenmeyen posta bölümü Posta Ayarlar ve Tüm Outlook ayarlarını görüntüle altındaki sekmeye gidin. Gmail, şunları yapmanızı sağlayan başka bir sağlayıcıdır: e-posta adreslerini kolayca engelle ve şirketler.

Başka bir e-posta sağlayıcısı kullanıyorsanız, arama yaparak bu özelliği kontrol edin. e-posta alan adını engelle ve kullandığınız sağlayıcının adı.

Sizi kişisel bilgilerinizi almak isteyen yarım yamalak bir siteye götürebileceğinden, bir spam e-postada abonelikten çıkma seçeneğini tıklamamak en iyisidir. Aslında, spam olarak işaretlemediğiniz veya silmediğiniz sürece onlarla etkileşim kurmaktan kaçının.

E-postaları Sınırlayarak Verimliliğinizi Artırın

Bir e-posta, iletişimde yararlı bir araçtır. Bununla birlikte, yakından ilgilenmediğimizde dikkatimizi dağıtabilir.

Gelen kutunuzda çok fazla zaman geçirdiğinizi fark ederseniz, yardımcı olup olmadığını görmek için neden bu ipuçlarından birini veya birkaçını denemiyorsunuz?

E-posta Gelen Kutunuzun Kontrolünü Nasıl Elinize Alır ve Üretken Kalınır

E-postalarınızı sürekli olarak kontrol etmek çok zaman alabilir. Bu ipuçları, gelen kutunuzu kontrol etmenize ve daha fazlasını yapmanıza yardımcı olacaktır.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında