E-posta Aşırı Yükünü Azaltmak İçin En İyi 4 İpucu

Çoğunlukla, iş gününüzün saatlerini iletişime harcamak, zamanınızın en verimli kullanımı değildir. İdeal olarak, e-posta gibi iletişim araçları, işinizi en iyi şekilde yapmanız için size yetki vermelidir, tam tersi değil.

Ne yazık ki, e-posta, gününüzü kolayca emebilecek, zamanınızı ve üretkenliğinizi çalabilecek her şeyi kapsayan bir iletişim biçimi haline geldi.

Bu yazıda, aşırı e-posta ile mücadele etmek için bazı pratik stratejiler ve araçlar tanıtacağız.

E-posta Aşırı Yükü Nedir ve Verimliliğinizi Nasıl Etkiler?

E-posta aşırı yüklemesi, aldığınız veya gönderdiğiniz e-postaların sayısına ayak uyduramama durumudur. Gelen kutunuzda makul bir şekilde başa çıkabileceğinizden daha fazla mesajınız olduğunda ortaya çıkar.

Peki, aşırı e-posta ile mücadele ettiğinizin işaretleri nelerdir?

• E-postanızda sürekli geride olduğunuzu ve asla yetişemeyeceğinizi hissediyorsunuz.
• E-postanızı her kontrol ettiğinizde strese girersiniz çünkü uğraşmanız gereken çok fazla mesajınız vardır.
• Mesajlarınıza yetişmek için mücadele ettiğiniz için çok fazla takip e-postası alıyorsunuz.
instagram viewer
• Başka işlerle meşgulken veya evde dinlenmeye çalışırken bile e-postanızı sürekli kontrol etmek için güçlü bir dürtünüz var.

Bu belirtilerden bazılarını yaşıyorsanız yalnız değilsiniz. E-posta aşırı yüklemesi, birçok insanın karşılaştığı yaygın bir sorundur, ancak bu noktaya nasıl geldik? E-posta aşırı yüklenmesinin bu kadar endişe verici hale gelmesinin pek çok nedeni vardır, en önemlisi, e-postanın kapsamlı bir şekilde benimsenmesidir. içsel iletişim iş yerinde.

Yüz yüze etkileşimler e-posta iletişimine dönüştüğünden, uzak iş gücünün genişlemesiyle bu durum daha da kötüleşti. Son olarak, gerçek zamanlı ve her zaman açık çalışma kültürü, insanların mesai saatleri dışında bile e-postalara yanıt vermek için her zaman hazır olmaları beklendiği anlamına gelir.

Tüm bu faktörler, insanların e-postaya giderek daha fazla zaman harcadığı ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli olumsuz sonuçlara yol açtığı bir durumla sonuçlandı:

• Artan stres seviyeleri
• Odaklanma zorluğu
• Son teslim tarihlerini karşılamada zorluk
• Artan bunaltıcı duygular
• Azaltılmış bağlam değiştirme nedeniyle üretkenlik.

Bu sonuçlar, ekip veya şirket üzerinde dalgalanma etkisi yaratabileceğinden, bireylerle sınırlı değildir. Peki, aşırı e-posta ile nasıl mücadele edebilir ve zamanınızın ve üretkenliğinizin kontrolünü nasıl yeniden kazanabilirsiniz?

E-posta Aşırı Yükünü Gidermek İçin En İyi İpuçları

1. Toplu E-posta Etkinliği

Görev gruplaması etkili bir üretkenlik tekniğidir benzer görevleri bir arada gruplandırmayı ve belirlenen süreler içinde tamamlamayı içerir. Bu yaklaşımı, e-postayla ilgili tüm etkinlikleri belirli zaman aralıklarında gruplayarak e-postaya uygulayabilirsiniz.

E-postaları okumak veya yanıtlamak zihinsel olarak zorlayıcı bir görev olmadığı için zaman ayarlayabilirsiniz. bunu yapmak için verimli saatlerinizden, örneğin sabahın erken saatlerinde veya öğleden sonra geç saatlerde, kronotipinize bağlı olarak. Bu strateji, e-postanızı sürekli kontrol etme ve bir e-posta girdabına kapılma cazibesinden kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Kullanabilirsiniz zaman işleme uygulamaları beğenmek Google Takvim e-postayla ilgili etkinliklere zaman ayırmak için. Ayrıca, e-posta bildirimlerinizi yalnızca e-posta etkinliğinizin zaman aralıklarında gelecek şekilde özelleştirebilirsiniz.

2. Gereksiz E-postaların Aboneliğinden Çıkın

Yıllar önce abone olduğunuz ancak hiç okumadığınız tüm bu sinir bozucu haber bültenleri ve promosyon e-postaları, önemli bir aşırı e-posta yükü kaynağı olabilir. Bu e-postaların aboneliğinden çıkmak, gelen kutunuzu düzene sokabilir.

E-posta aboneliğinden çıkmanın birçok yolu vardır, ancak en yaygın olanı e-postanın altında bir "abonelikten çık" bağlantısı bulmaktır. Ancak, yüzlerce e-postaya abone olduysanız, her seferinde bir tane abonelikten çıkmak göz korkutucu bir görev olabilir. Eğer durum buysa, birçok e-postalarınızı düzenlemenize yardımcı olabilecek araçlar, dahil olmak üzere Unroll.me, bu da yalnızca birkaç tıklamayla toplu e-posta aboneliğinden çıkmanızı sağlar.

Son olarak, birincil gelen kutunuzu düzenlemek için promosyon mesajları için ayrı bir e-posta hesabı da oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, birincil/iş e-posta adresinize erişimi yalnızca önemli iletilerle sınırlandırırsınız.

3. E-posta Filtrelerini Ayarlayın

Filtreler, mesajlarınızı belirli kriterlere göre otomatik olarak belirli klasörlere ayırarak e-postanızı etkili bir şekilde yönetir. Örneğin, belirli bir göndericiden gelen e-postaları gelen kutunuza ulaşmadan önce otomatik olarak silmek için bir filtre ayarlayabilirsiniz.

Filtreler, e-postanızı daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir:

• Düzenli kalmanıza yardımcı olur.
• Alakasız e-postaların gelen kutunuzu doldurmasını önleme.
• Belirli kriterlere göre e-postaları hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar.

E-posta istemcinizde filtreler ayarlayabilirsiniz; örneğin, bunlardan yararlanabilirsiniz akıllı Gmail filtreleri veya gibi bir e-posta filtreleme hizmeti kullanın SaneBox.

İdeal olarak, iş yerinizdeki tek iletişim aracı e-posta olmamalıdır. E-postayı belirli amaçlar için kullanabilirsiniz, örneğin bir projedeki bir müşteriyi güncellemek veya uzun biçimli içerik teslim etmek.

Çoğu durumda, aşağıdakiler gibi diğer dahili iletişim araçlarını kullanabilirsiniz:

• Gevşek iş arkadaşları ve ekiplerle iletişim kurmanıza olanak tanıyan bir iş mesajlaşma uygulamasıdır. Dosyaları paylaşmak, grup sohbetleri yapmak ve belirli projeler için kanallar oluşturmak gibi çeşitli amaçlar için kullanabilirsiniz.
• Büküm bir asenkron iletişim aracı Bu, iş arkadaşlarına anında yanıt verme baskısı veya beklentisi olmadan mesaj alışverişinde bulunma yetkisi verir. Bildirimlerden kaynaklanan sürekli kesintilerin üstesinden gelmek ve zamanları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmak isteyen ekipler için idealdir.
• asana görevlerdeki ilerlemeyi izlemenize, dosya paylaşmanıza ve ekip üyeleriyle iletişim kurmanıza olanak tanıyan bir proje yönetim aracıdır. Proje tabanlı çalışma veya görevler üzerinde işbirliği yapması gereken ekipler için mükemmel bir araçtır.
• başak size yardımcı olabilecek hepsi bir arada bir e-posta çözümüdür aşırı e-posta yükünün üstesinden gelin ve üretkenliği artırın. Spike'ı mevcut tüm e-posta hesaplarınızı entegre etmek, gelen kutunuzu düzenlemek, iş arkadaşlarınızla işbirliği yapmak ve daha fazlası için kullanabilirsiniz.

Verimliliğinizi Artırmak için E-posta Gelen Kutunuz Üzerinde Kontrolü Yeniden Elde Edin

E-posta aşırı yüklenmesi, büyük bir üretkenlik katili olabilir. Ancak, bu makalede özetlenen stratejiler ve araçlardan yararlanarak, dağınıklığı azaltabilirsiniz. gelen kutunuza gidin ve e-posta iletişimleriniz üzerindeki kontrolü yeniden kazanın, bu süreçte üretkenliğinizi artırın.

E-postalarınızın Spam'e Gitmesini Nasıl Önlersiniz: 6 İpucu

E-postalarınız, spam filtreleri tarafından engelleniyorsa, alıcılarınızın gelen kutularına düzenli olarak ulaşmayabilir. Bunu nasıl önleyebileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında