İletişim ve İşbirliği Araçlarının Aşırı Kullanımından Nasıl Kaçınılır?

İşbirliği ve iletişim araçları, özellikle uzak ekipler için herhangi bir projenin başarısı için hayati öneme sahiptir. Çalışanlar arasında üretkenliği ve bağlantıları artırmaya yardımcı olurken, bilgiye istedikleri zaman her yerden erişmelerini sağlar.

Bununla birlikte, özellikle her iş gününe döngüde kalmak için çeşitli araçlar arasında hokkabazlık yapmaya başlamanız gerektiğinde, çok fazla seçenek stresli hale gelebilir. Bu makale, işbirliği araçlarını daha etkili kullanmanıza yardımcı olacak bazı ipuçlarını ve araçları keşfedecektir.

Ekibinizi işbirliği ile aşırı yükleme araçlar daha iyi üretkenlik için bir çözüm değildir; aksine, şunlara yol açabilir:

• Daha düşük üretkenlik, çünkü ekibiniz görevleri tamamlamaktan çok birden çok platformda bilgi kovalamak için daha fazla zaman harcar.
• Gecikmiş projeler çünkü iletişim çatlaklar arasında düşüyor.
• Azaltılmış işbirliği, çünkü bazı kişiler birden fazla işbirliği platformuna alışmakta zorlanabilirler.
• İhtiyaç duyduğunuzda bilgiye erişim zorluğu.
instagram viewer
• Çok sayıda işbirliği uygulaması arasında hokkabazlık yapmak, bağlam değiştirme ve daha düşük etkinlik.
• Bu yazılım çözümlerinin çoğu örtüşen özelliklere sahip olduğundan ve bir abonelik ücreti gerektirdiğinden boşa harcama.

Öyleyse, ekip çalışması için işbirliği araçları çok önemliyse, bu sorunlardan nasıl kaçınabilirsiniz?

1. Ekibinize ve Şirket İhtiyaçlarınıza Öncelik Verin

Etkili işbirliğinin teknolojiyle değil, çalışanlarınızla ve ortak hedeflere ulaşmak için nasıl etkileşimde bulunduklarıyla ilgili olduğunu fark ederek başlamak önemlidir. Bunu sağlamak ve kolaylaştırmak için işbirliği ve iletişim araçları devreye girer.

Bu nedenle, şirketinizin ihtiyaçlarını ve ekibiniz için nasıl bir kültür oluşturmak istediğinizi değerlendirerek başlamalısınız. Ayrıca, ekibinizin günlük olarak ne tür görevleri yerine getirdiğini ve birbirleriyle etkileşim kurmanın en iyi yollarını net bir şekilde görün.

Örneğin, güveni ve esnek çalışma saatlerinde çalışma özgürlüğünü teşvik etmek istiyorsanız, asenkron iletişimi mümkün kılan dijital çözümler ve işbirliği, gibi Büküm ve Yac, en iyi şekilde çalışabilir. Bu araçlar, çalışanlarınızın en üretken zaman çizelgelerinde odaklanmalarını sağlar.

Öte yandan, ekibiniz çoğunlukla hareket halindeyse ve gerçek zamanlı iletişime değer veriyorsanız, eşzamanlı iletişimi kolaylaştıran ve hem masaüstü hem de mobil erişim sunan araçlar: Gevşek, en iyi seçeneğiniz olabilir.

İhtiyaçlarınız ve teşvik etmek istediğiniz kültür türü hakkında net bir fikre sahip olduğunuzda, iş yaklaşımınıza uygun seçeneklerin sayısını daraltmak daha kolay olacaktır. Yalnızca popüler olduğu için bir araç seçmek, şirketinizin kültürünü ve işletim sistemini istemeden değiştirebilir ve verimsiz sonuçlara yol açabilir.

2. Çalışma Alanı Paketlerinden Yararlanın

Şirketinizin ihtiyaçlarını değerlendirdikten ve kullandığınız işbirliği araçlarının sayısını azaltma girişiminde bulunduktan sonra, bilgisayarınızı çalıştırmak için gereken bir dizi özellik sunan hepsi bir arada veya çok yönlü platformlara bakarak başlayabilir. işletme.

Bu çözümler, temel özellikleri ve özellikleri birleştirerek her şeyi bir araya getirmek için özel olarak tasarlanmıştır. birden fazla uygulamadaki işlevleri tek bir platformda, erişim için birkaç program açma zorluğunu ortadan kaldırarak bilgi.

Bunu yaparak, zamandan ve paradan tasarruf etmeye yardımcı olurken, herkesin herhangi bir güncellemeyi kaçırmadan işlerini yapmasını kolaylaştırırlar. En son gelişmelere ihtiyaç duymayan küçük ve orta ölçekli işletmeler için idealdirler, bunun yerine sorunsuz çalışmalarına yardımcı olan basit ve anlaşılır bir çözümdür.

Bu araçlar, tek bir yerden mesaj alışverişinde bulunmanıza, arama yapmanıza, not almanıza, görevler atamanıza ve hatta projeleri planlamanıza olanak tanır. Bazı örnekler en iyi çalışma alanı süitleri iş akışınızı düzene sokmak için birden fazla özellik sağlayan şunları içerir: başak veya Aynı sayfa. Tüm aktivitelerinizi bir araya getirmek için bu araçlardan birini kullanabilirsiniz.

Kuruluşunuzun belirli bir iş kolunda uzmanlaştığını ve çok amaçlı platformunuzun “Tüm işlemlerin ustası, işlerin ustası” gibi göründüğünü varsayalım. Yok." Bu durumda, her biri ile kolayca entegre edilebilecek bireysel işlevler için en uygun çözümleri bulmayı düşünmelisiniz. diğer.

Öncelikli odak noktanız proje yönetimiyse, görev oluşturma gibi özelliklere sahip araçlara bakmak isteyebilirsiniz. ve atama, sağlam arama işlevleri, çoklu pano görünümleri, proje durumu raporlaması ve proje şablonlar.

İlişkili: Görev Yönetimi İş Akışınızı Otomatikleştirecek Zapier Entegrasyonları

Ancak, diğer araçlarla entegrasyon fırsatları sunan proje yönetimi çözümlerini de göz önünde bulundurmalısınız, örneğin, kovan, pazartesi.com, veya Wrik. Bu şekilde, belirli amaçlara uygun birkaç araç kullanabilir ve daha da iyi sonuçlar elde etmek için bunları birbirine bağlayabilirsiniz.

Ayrıca, bu araçlar kullanıcı dostudur ve herkesin bunları öğrenmesini ve etkili bir şekilde kullanmasını kolaylaştırır.

4. Merkezileştirilmiş Bilgi Deposu Oluşturun

Yukarıda bahsettiğimiz gibi, çok fazla işbirliği aracı kullanmanın ana dezavantajlarından biri, çalışanların değerli zamanlarını boşa harcamasıdır. bilgiye erişmek için bir platformdan diğerine atlamak veya diğer meslektaşlarınızı birkaç kez yanıtlanmış sorularla rahatsız etmek zamanlar.

Bunu önlemek için, tüm gerekli bilgileri her yerden kolayca erişilebilen merkezi bir bilgi tabanında saklayabilirsiniz. kullanabilirsiniz şirket içi wiki alet gibi tetra şirket genelindeki ilkelerden ve nasıl yapılır eğitimlerinden belirli ürün bilgilerine kadar her şeyi saklamak için. İzni olan herkes dosya ekleyip düzenleyebilir ve çalışanların birbirleriyle bilgi paylaşmasına yardımcı olan sezgisel bir işbirliği platformu oluşturur.

Buradaki fikir, her ekip üyesinin bilgi bulmak ve sahip olabilecekleri herhangi bir soru veya soruna yanıt almak için doğrudan bu bilgi tabanına gidebilmesidir.

Etkili İletişim ve İşbirliği Yolculuğunuza Hemen Başlayın

Şu anda iletişim ve işbirliği araçları söz konusu olduğunda çok fazla dağınıklıkla uğraşıyorsanız, yukarıdaki çözümleri uygulamayı düşünün.

İşletmeniz için mümkün olan en iyi işbirliği dijital çözümlerini ve stratejilerini kullanarak, daha üretken olma, uzun vadede para tasarrufu sağlama ve genel performansı iyileştirme yolunda büyük bir adım.

Büyüdükçe ve işiniz daha talepkar hale geldikçe, süreçlerinizi her zaman değişen ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde revize edebilirsiniz.

Bilgi Paylaşımı ile İşyeri Verimliliğinizi Nasıl Artırırsınız?

İşyerinde bilgi paylaşımı güçlü olabilir, ancak bunu teşvik eden bir ortam yaratırsanız. İşte size yardımcı olacak bazı araçlar ve ipuçları.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında