Kendi İş Yükünüzü Düzenlemek için 6 Zaman Yönetimi İpuçları

Yaptığınız şey üzerinde özerkliğe sahip olduğunuz işler, ne yapacağınızın söylenmesinden hoşlanmıyorsanız ve çok fazla memnuniyet sunuyorsanız harikadır. Ancak, özgürlükle birlikte kendi işinizi organize etme ve yönetme ihtiyacı gelir.

Bu, zaman ve görev yönetimi becerileri gerektirir ve doğal olarak gelen bir şey değildir. Bu alandaki yeteneklerinizi sağlamlaştırmanın ve kendi iş yükünüzün sorumluluğunu etkin bir şekilde üstlenmeye başlamanın bazı güvenilir yollarına bakalım.

1. Takvim Kullanma Alışkanlığı Edin

Programınızı takip etmek için yalnızca hafızanıza güvenmek, büyük miktarda insan hatasına açıktır. İyi zaman yönetimine hakim olmanın en kolay yolu, her şey için bir takvim kullanmak ve bunu düzenli olarak yapmaktır.

Kullanabileceğiniz birçok dijital takvim uygulaması vardır, örneğin Görünüm ve Google Takvim. Ek olarak, şunları tercih edebilirsiniz: iki hafta, görev tabanlı bir planlayıcı tercih ederseniz.

İlişkili: Outlook Takviminizi Nasıl Renklendirebilirsiniz?

Amaç, toplantılar, iş parçaları ve etkinlikler ve temelde yapmanız gerektiğini bildiğiniz her şey dahil olmak üzere her şeyi takviminize koymaktır. Unutabileceğini bildiğin bir şey varsa, onu koy. Takviminizi olabildiğince önceden doldurmak iyi bir uygulamadır, bu nedenle haftanın başında bunu yapmak için biraz zaman ayırın.

2. E-postalarınızı Klasörlerde Düzenleyin

Tüm e-postalarınızı Gelen Kutunuzda tutmak, özellikle daha sonraki bir tarihte önemli bir gelen e-posta bulmanız gerekiyorsa, kaos yaratabilir. Bunu düzeltmek için e-postalarınızı ilgili klasörler halinde düzenlemelisiniz.

Oluşturduğunuz klasörler işinize ve rolünüze özel olmalı ve bilgileri hızlı bir şekilde bulabilmeniz için yapılmalıdır. Bu, projeler, şirket duyuruları ve güncellemeleri, ekip üyeleri, takip etmeniz gereken e-postalar vb. için klasörleri içerebilir.

İşle ilgili e-postaları silmekten kaçınmak en iyisidir, çünkü bir şey şu anda uygun görünmese bile, gelecekte olmayacağı anlamına gelmez.

İletişimi bu şekilde organize etmenin faydasını hemen göremeyebilirsiniz, ancak uzun vadede iş yükünüzü kontrol altında tutmanıza yardımcı olacaktır.

3. Dosya Sürücünüzü Düzenleyin

Verimliliğinize yüzlerce gevşek dosya içeren bir dosya sürücüsünden daha fazla zarar veren bir şey yoktur. Bunu yapmak, ihtiyacınız olanı bulmayı zorlaştırır ve bunaltıcı hale getirir, bu da erteleme ve kaçınma ile sonuçlanır.

Tıpkı e-postalarınızda olduğu gibi, işinizin başında kalabilmeniz için dosyalarınızı klasörler halinde düzenlemek önemlidir. Özünde, özel bir klasörde saklanmayan hiçbir dosyanız olmamalıdır.

İlişkili: Dikkat Dağıtan Ofislerde Odaklanmayı Artıracak Üretken Araçlar

Bunu yapmak sizi otomatik olarak iş yükü yönetiminde daha iyi yapmaz, ancak zaman yönetimi konusunda size yardımcı olur ve tutarlı olmanızı sağlar. "Düzenli bir ev, düzenli bir zihindir" sözünü hiç duydunuz mu? Aynısı dijital çalışma alanınız için de geçerlidir!

4. İşinizi Takip Edin

İşyerinde özerkliğe sahip olmak, kendi devam eden görevlerinizi ve bunun daha geniş ekip çalışmasına nasıl uyduğunu takip etmenizin beklendiği anlamına gelir. Bu nedenle, bunu yapmak için pratik bir yola ihtiyacınız olduğunu söylemeye gerek yok.

Birlikte çalıştığınız müşterilerden proje planlamasına kadar tüm iş ilerlemenizi listeleyen bir elektronik tablo oluşturabilirsiniz. Microsoft Excel ve Google E-Tablolar'da kullanabileceğiniz çok sayıda şablon vardır veya sıfırdan bir şablon oluşturabilirsiniz. İdeal olarak, e-tablonuz size şu konularda gözetim sağlamalıdır:

• İşin parçası nedir.
• Son tarihler.
• İlerleme göstergeleri.
• Onunla ilişkili görevler.

Alternatif olarak, aşağıdakiler gibi iş yönetimi yazılımlarını da kullanabilirsiniz: asana, bu sizin için biraz düzenleme yapar. İşinizi nasıl takip etmeyi seçerseniz seçin, iş yükünüz için tek sorumluluk size aitse, bir tür görsel genel bakışa sahip olmanız çok önemlidir.

İlişkili: Bilmeniz Gereken Asana Hileleri

5. Görevlerinize Etkili Bir Şekilde Öncelik Verin

Size ne yapacağınızı söyleyen biri yoksa, hangi görevlerin diğerlerinden daha önceliğe sahip olduğunu bulmanız gerekir. Bu beceri genellikle insanların en çok zorlandıkları beceridir çünkü daha büyük resmi düşünmeyi ve gelecekteki sonuçları öngörmeyi gerektirir.

Neyse ki, size yardımcı olmak için bunu yapmanın denenmiş ve test edilmiş bazı yöntemleri var. bu MoSCoW Yöntemi görevleri olması gerekenler, olması gerekenler, sahip olunabilecekler ve olmayacaklar şeklinde düzenlemenize yardımcı olur. Hangi görevlerin gerekli olduğunu ve hangilerinin olmadığını belirlemenizi sağlayan katmanlı bir sistemdir.

bu Eisenhower Matrisi görevlerinizi 2x2'lik bir ızgarada kategorize eden başka bir yöntemdir: acil, önemli, acil değil ve önemli değil. Bu nedenle, göreviniz Acil/Önemli kutusuna düşüyorsa, şimdi yapmanız gerektiği anlamına gelir. Ancak, Acil Değil/Önemli Değil kutusuna düşerse, şimdilik muhtemelen görmezden gelebilirsiniz.

6. Tekrarlanan Görevlerde Zaman Kazanın

İnsanlar zamanlarının yaklaşık %25'ini işte tekrarlayan görevlere harcarlar; bu çok büyük bir zaman dilimidir ve inanılmaz derecede verimsizdir. Bunlar, içeriğin aynı olduğu durumlarda gönderdiğiniz e-postalar veya raporlarda yazdığınız metin blokları olabilir.

İyi haber şu ki, aşağıdakileri kullanarak rutin işleri otomatikleştirebilirsiniz: Magical Text Expander Chrome Uzantısı. Aynı metni tekrar tekrar yazmak yerine 10 adede kadar kısayol oluşturmanıza izin veren ücretsiz bir uygulamadır.

İlişkili: Zapier Kullanarak Otomatikleştirebileceğiniz Günlük Görevler

Kısayol tetikleyicisi, sembollerin ve harflerin bir kombinasyonu olabilir. Bunları yazdığınızda, ihtiyacınız olan tam metni otomatik olarak üretir. Örneğin, yazarak #rapor tüm iskelet raporunu üretecek ve siz de içeri girip ilgili ayrıntıları düzenleyebilirsiniz.

İş Yükünüzün Üstünde Kalın

İş yükünüzü yönetmek söz konusu olduğunda düzensiz olmak ve hata yapmak çok kolaydır. Bu nedenle, bunu en aza indirmek için her şeyin yerinde olduğundan emin olmak çok önemlidir.

İnsanlar olarak, beynimizde ancak bu kadar bilgi depolayabiliriz, bu yüzden her şeyi hatırlamaya çalışmakla kendinize yük olmayın. Burada incelenen ipuçlarını kullanarak, kendi vaka yükünüzü etkili bir şekilde yönetme yolunda ilerleyeceksiniz ve zamanla bu ikinci doğa haline gelecektir.

İşbirliği ve Proje Planlama için 4 Dijital Pano Uygulaması

Dijital işbirliği panoları ileriye giden yoldur, ancak hangisini kullanmalısınız? İşte işbirliği ve proje planlaması için en iyi uygulamalar.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında