Görev Toplu İşleme Nedir? Kapsamlı Bir Kılavuz

İşyerinde üretkenlik, genellikle bir kişinin belirli bir zaman diliminde tamamlayabileceği iş miktarı olarak tanımlanır. Ne kadar üretken olursanız, o kadar çok iş yaparsınız.

Ancak, işi halletmek için geleneksel yaklaşımı kullanmak yerine uygulayabileceğiniz çeşitli farklı stratejiler vardır.

Bazı durumlarda, küçük değişiklikler bile yaptığınız işin miktarı üzerinde derin bir etkiye yol açabilir. Görev gruplaması bunun klasik bir örneğidir.

Peki, görev gruplandırma tam olarak nedir? Ve bunu nasıl düzgün bir şekilde yapabilirsiniz? Hadi bulalım.

Görev Toplu İşleme Nedir?

Görev gruplandırma, basitçe, benzer nitelikteki görevleri bir toplu iş içinde gruplandırma ve bunları gün içinde tek tek yapmak yerine tek seferde tamamlama sürecidir.

Hemen hemen her görevi bir araya getirebilirsiniz. Örneğin, e-postalarınıza cevap vermeniz gerekiyorsa, belirli bir zaman belirleyebilir ve daha sonra yalnızca buna odaklanabilirsiniz.

Acil olmayan e-postaları gün içinde ara sıra yanıtlamak yerine, zaman ayırabilir ve işi tek seferde tam bir odaklanma ile tamamlayabilirsiniz.

İlişkili: İşyerindeki Görevlere Öncelik Vermek için Kullanabileceğiniz En İyi Uygulamalar

Görev gruplandırmanın önemli bir yararı, onu derin çalışmalardan gün boyunca önemsiz görevleri tamamlamaya kadar neredeyse her şey için kullanabilmenizdir.

Görevler Etkili Bir Şekilde Nasıl Gruplandırılır

Görevleri verimli bir şekilde gruplandırmak için iki şeye ihtiyacınız vardır: bir zaman izleme aracı ve bir yapılacaklar uygulaması. İşte görevleri etkili bir şekilde gruplamak için adım adım bir kılavuz.

Yapmanız gereken ilk şey, bir zaman izleme aracı seçmektir. Görev gruplaması, yalnızca her bir görev grubuna ne kadar zaman harcadığınızı biliyorsanız etkilidir.

İlişkili: Derin Çalışmalarınızı En Üst Düzeye Çıkaracak Serbest Zaman Takip Uygulamaları

Popüler bir seçim, kullanımı tamamen ücretsiz olduğu için Clockify'dır. Tabii ki, Toggl gibi başka seçenekler de var, bu yüzden kullanmakta rahat olduğunuz herhangi bir uygulamayı seçin.

2. Görevleri Buna Göre Sınıflandırmak için Yapılacaklar Uygulaması Kullanın

Yapılacak uygulama sıkıntısı yok, bu yüzden daha çok neyi sevdiğiniz ve ne için ödeme yapmaya istekli olduğunuzla ilgili. Microsoft To Do, iOS, Android, Windows ve macOS dahil olmak üzere birden çok platformda kullanımı ücretsiz ve eşitlenen harika bir uygulamadır. gibi diğer seçenekleri de bulabilirsiniz. TikTick.

Bir yapılacaklar uygulaması seçerken, etiket atamanıza veya görevleri kategorilere ayırmanıza izin veren birini seçtiğinizden emin olun. Görevleri bir araya toplarken bu büyük bir fark yaratacaktır.

3. Günün Yorucu Saatleri İçin Toplu Düşük Değerli Çalışma

Görevleri başarıyla gruplandırmak ve üretkenliğinizi artırmak için enerji seviyelerinizin gün boyunca nasıl dalgalandığını anlamanız gerekir.

Hemen hemen hepimiz gün boyunca durgunluk veya enerji düşüşleri yaşarız. Bununla birlikte, çoğu insan için sabahları en üretkendir. Enerji seviyeleri çok yüksek ve zihin tüm silindirlere ateş ediyor.

Bununla birlikte, çoğu insan öğle yemeğinden hemen sonra bir çöküş yaşar ve üretkenlik önemli ölçüde düşer. Bu düşük enerjili dönemlerde, gereksiz e-postaları yanıtlamak veya sıradan görevleri yapmak gibi düşük değerli işleri gruplayabilirsiniz.

İlişkili: Üretkenliği Artırmak için En İyi Zaman Toplu İşlem Uygulamaları

Benzer şekilde, daha zorlu görevler için, zihninizin taze ve odaklanmış olacağı bir süre için bunları gruplamak en iyisidir. Gecenin geç saatleri veya sabahın erken saatleri olabilir!

4. Daha Büyük Projeleri Daha Küçük Görevlere Bölün

Yapmanız gereken önemli bir şey, görev gruplaması yaparken daha büyük projeleri parçalamaktır. Gününüzün büyük bir bölümünü alacaksa, bir görevi bir araya getiremezsiniz.

Bunun yerine, büyük bir proje üzerinde çalışıyorsanız, onu daha küçük, yürütülebilir görevlere ayırmanız gerekir. Ve her zaman olduğu gibi, bu görevleri buna göre kategorize edebildiğinizden emin olun.

Örneğin, kapsamlı bir rapor hazırlamanız gerekiyorsa, iş akışını planlama, veri toplama, raporun taslağının hazırlanması ve sunulması gibi birkaç adıma bölebilirsiniz.

5. Zaman Sınırları Belirleyin ve Performansınızı Gözden Geçirin

Bir zaman izleme aracı kullanmak, toplu işlem yapmak ve görevleri başarıyla tamamlamak için kritik öneme sahiptir. Çoğu durumda, belirli görevler kontrolden çıkabilir ve düşündüğünüzden daha fazla zamanınızı alabilir.

Gerçekçi zaman sınırları belirleyin ve bunlara bağlı kalmaya çalışın. Zamanla, belirli görevleri tamamlamanızın ne kadar zaman aldığını daha iyi anlayacaksınız ve zaman sınırlarınız daha verimli hale gelecektir.

Zamanınızın çoğunu hangi görev kategorilerinin tükettiğini ve daha az zorlu görevlere harcanan zamanı nasıl kısaltabileceğinizi öğrenmek için haftalık zaman denetimleri yapmalısınız.

İlişkili: En İyi Toggl Zaman Takip Uygulaması Alternatifleri

Görev Gruplamanın 4 Başlıca Faydası

Görev gruplama, daha kısa sürede daha fazlasını yapmanıza yardımcı olacak harika bir üretkenlik tekniğidir. İşte sunduğu en büyük avantajlar.

1. Geliştirilmiş Verimlilik

Benzer görevlere daha fazla odaklanarak, dikkatinizin dağılmasına izin vermek yerine daha fazlasını yapacaksınız. Enerji seviyeleriniz daha yüksek olduğunda tüm yüksek öncelikli işleri tek seferde tamamlamanıza izin verdiği için görev gruplaması yaygındır.

Bu aynı zamanda gün boyunca enerji seviyenizi daha iyi yönetmenize ve odaklanma seviyelerinize göre farklı görevlere odaklanmanıza olanak tanır.

2. Artan Güven

Zihinsel veya fiziksel olarak yorgun olduğunuzda ve tamamlamanız gereken önemli bir göreviniz olduğunda, kendinize olan güveniniz açıkça düşük olacaktır. Çoğu durumda kendi işinize inancınız olmayacak.

Yüksek enerji ve odaklanma dönemlerinde önemli işler yaparak, genel olarak güveniniz de artacaktır. Zamanla daha fazla iş yaptıkça, tırmanmaya devam edecek!

3. Daha İyi İş Memnuniyeti

Kendinizi sürekli olarak son teslim tarihlerini kovalarken ve bir görevden diğerine atlarken bulursanız, görev gruplamayı deneyin. Zamanınızı daha etkili bir şekilde yönetmenize ve sonuçta iş memnuniyetini artırmanıza olanak tanır.

4. Azaltılmış Stres

Görev gruplama ile yaklaşan teslim tarihleri ​​veya düşük iş kalitesi yüzünden uykunuzu kaçırmayacaksınız. Tüm önemli ve zorunlu olmayan görevleri tamamlamak için belirli sürelere sahip olacağınız için, ne zaman duracağınızı ve başka şeylere biraz zaman ayırmanız gerektiğini bileceksiniz.

Doğal olarak, bu stres seviyelerini düşürmeye yardımcı olacak ve daha iyi bir iş-yaşam dengesi kazanmanıza izin verecektir.

Verimliliği Düzenlemek Başarı İçin Çok Önemlidir

Verimlilik seviyelerinizi ölçmek ve düzenlemek çok önemlidir. İşinizde daha iyi olmanızı, sevdiğiniz şeylere harcamak için zaman kazanmanızı ve daha fazlasını öğrenmenizi sağlar. Daha da önemlisi, üretkenlik seviyelerinizi düzenleyerek ve yöneterek kendinizi sürekli olarak işlerin batağına saplanmış hissetmeyeceksiniz.

Verimliliğin Dört Sütunu Nasıl Yönetilir: Kullanılacak İpuçları ve Araçlar

Verimliliğinizi artırmak mı istiyorsunuz? Verimliliğin dört önemli direğini teknolojiyle nasıl yöneteceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında