Proje Yönetim Yazılımını Kullanmanın Zaman Kazandıran 5 Faydası

Takım çalışması, yanlış iletişim söz konusu olduğunda, rüyanın çalışmasını sağlar. Yeni bir projeyi tartışırken, aşırı iletişim, yetersiz iletişim ve yanlış anlamalar çok zaman alabilir.

Gelen kutularımızda, anlık mesajlaşma programlarımızda veya toplantılardan ve telefon görüşmelerinden gelen yapışkan notlarda yaşayan bilgi veya dosya parçalarını aramak için muhtemelen biraz zaman harcadınız.

İlişki kurabiliyorsanız, proje yönetimi yazılımı kullanmaktan faydalanabilirsiniz. Bu makalede, ClickUp, Notion ve Asana'dan örneklerle bu tür yazılımların sunduğu zaman kazandıran avantajların bir listesini size sunacağız. Yalnız çalışıyor olsanız bile, bazı paket servisler bulabilirsiniz.

1. Artık E-posta Göndermek ve Aramak Yok

Proje yönetimi yazılımı sayesinde ödev e-postaları göndermeyi bırakabilirsiniz.

Bunun yerine, sayfanızda atanan sütununu kullanabilirsiniz. Tıklama proje panoları. Bu, bir projenin sahipliğini başka birine atamanıza olanak tanır.

Proje açıklamasını, bitiş tarihini ve eklemek istediğiniz diğer ayrıntıları ekledikten sonra, iş arkadaşınızı bu sütuna eklemeniz yeterlidir; o bir bildirim alır veya bunu yapılacaklar listesinde görür. liste.

Projenin sahipliğini birden fazla kişinin üstlenmesini istiyorsanız, ClickUp'ın ClickApps'ini kullanarak birden fazla atanan sütunu etkinleştirebilirsiniz.

Çalışma alanınızı oluştururken bunu etkinleştirme seçeneğiniz vardır. Ancak, daha sonra eklemeniz gerekirse, sol alt köşedeki profil avatarınıza gidin ve bulmak için tıklayın. Tıklama Uygulamaları menüde.

Oradan, bulmak için seçenekler arasında gezinin Birden Çok Atanan, açın ve kullanmak istediğiniz çalışma alanı için işaretleyin.

Atanan sütunu, bir proje üzerinde eylemde bulunanlar içindir. Projede birisini CC'ye almak istiyorsanız, görev kartının sağ üst köşesindeki göz sembolüne tıklayarak onu izleyici olarak ekleyin.

İlişkili: Kavram vs. Evernote: Hangisi Size Uygun?

Artık atananlar ve gözlemciler, görevi oluşturan kişi de dahil olmak üzere daha sonraki güncellemeler için döngüde ve hiç kimsenin ayrıntılar için 50 ileti dizisini içeren bir e-postayı kaydırması gerekmiyor.

2. Daha Az Gereksiz Toplantılar

Birinin bir toplantının bir e-posta olabileceğini söylediğini duyduysanız, bu aynı zamanda Notion'daki bir sayfa da olabilir.

Küçük projeler ve fikirler için bir araya gelmek veya bir beyin fırtınası oturumu düzenlemek yerine, yeni bir sayfa oluşturun ve işbirliği yapın.

Notion'da yeniyseniz, Takım Görevleri şablon başlamanıza yardımcı olacaktır. içinde yeni bir sayfa oluşturmak için tahta görünümü bu şablonun, sütununuzun altındaki ekle düğmesini tıklayın. Eğer tercih edersen liste görünümü, listenize yeni bir satır eklemeniz yeterlidir.

Takım arkadaşlarınızı eklemeden önce, son tarih ve öncelik gibi özelliklerin yanı sıra sahip olduğunuz detay ve fikirleri de doldurun. İş arkadaşlarınızın düşüncelerini ve önerilerini eklemeleri için bir istem ekleyin ve ardından onları atanan olarak ekleyin.

Daha tarafsız bir şey tercih ederseniz, bu mülk takım arkadaşlarını da arayabilirsiniz.

Örnek resim, sayfanın amacını öne çıkarmak için bir belirtme çizgisi kullanır. Aşağıda, herkes metin, başlıklar, resimler, ekler, bağlantılar ve diğer birçok kullanışlı komutu kullanarak bilgi ekleyebilir.

Ayrıca, siz veya bir iş arkadaşınız yanlışlıkla anlamlı bir şeyi silerseniz, sağ üst köşedeki saat simgesini tıklayarak sayfanın önceki sürümlerini görüntüleyebilirsiniz.

3. Projeyi Defalarca Açıklamaya Gerek Yok

Atama ayrıntılarınızın net ve tutarlı olmasını sağlamak için çok fazla sütuna veya özelliğe ihtiyacınız yoktur. Aslında, yalnızca atanan kişi, son tarih ve önceliği kullanmaktan büyük olasılıkla kurtulabilirsiniz.

İlişkili: Asana'dan En İyi Şekilde Yararlanmanın Yaratıcı Yolları

Proje yönetiminizdeki bir göreve iş arkadaşlarınızı atanan veya ortak çalışan olarak eklemeden önce yazılım, her sütundaki bilgileri doldurun ve doldurmak için görevin kartını veya sayfasını açın. tanım.

İşte basit bir düzen kullanmanın nasıl göründüğü Asana'nın ücretsiz sürümü.

Net düzen ve etiketler sayesinde, eklediğinizde herkes kimin atanan veya ortak çalışan olduğunu bilecek. Ayrıntılara ek olarak, bitiş tarihinin ne zaman olduğu, görevin öncelik düzeyi ve görevin hangi projeye veya bölüme katkıda bulunduğu konusunda da net talimatlara sahip olacaklar.

4. Aynı Soruya Tekrar Tekrar Cevap Vermekten Kaçınıyorsunuz

Birisi Slack veya e-posta yoluyla açıklama isterse, herkesin cevaba erişimi olmaz. Proje yönetimi yazılımınızda ilgili görevin yorum bölümünde sorarlarsa herkes görecektir.

İşte ClickUp kullanan bir örnek.

ClickUp'ın yorumlarının harika yanı, her birinin yeni bir iş parçacığı oluşturmasıdır. İki soru alırsanız, bunları seçerek ayrı ayrı yanıtlayabilirsiniz. cevap vermek yorumun altında. Ayrıca, daha iyi bir cevaba sahip olabileceklerini düşünüyorsanız, soruya birini atayabilirsiniz.

Genel soru ve cevap, aynı soruların ortaya çıkmasını engellemelidir. Ancak soruyu tekrar alırsanız ve bu hızlı bir cevap değilse, iş arkadaşınızı da cevaba atayarak doğru yöne işaret edebilirsiniz.

5. Çok Daha Az Çalışmaları İçin Başkalarının Peşinde Olmak veya Dosya Aramak

Proje yönetimi yazılımı işbirliğini desteklediğinden, iş arkadaşlarınızla iletişim kurmak için birçok araca sahipsiniz. Hızlı bir durum güncellemesi istiyorsanız, tek yapmanız gereken onları Notion'da bir yorumda etiketlemek. kullanarak yapabilirsiniz. işaretini (@) ve arama çubuğunda adlarını yukarı çekerek.

Ayrıca, e-postaları gözden geçirmeniz veya iş arkadaşlarınızdan size bir belgeyi e-postayla göndermelerini istemeniz gerekmez, çünkü bunları doğrudan proje sayfasının kopyasına ekleyebilirler. Ancak, belgelerin her seferinde aynı yerde görünmesini istiyorsanız, belge sütununuza bir belge sütunu ekleyebilirsiniz. proje panosu sayfası.

Belge sütunu, bir dosyayı her kaybettiğinde sizden bir dosyayı yeniden göndermenizi istemekle ün salmış bir takım arkadaşınız varsa harikalar yaratır. İzlerini tekrar kaybederlerse, onlara proje panosunda olduğunu nazikçe söyleyebilirsin.

Proje Yönetim Yazılımı ile Verimliliğinizi Artırın

Ekip çalışması, özellikle bir proje sorunsuz bir şekilde yürütüldüğünde eğlencelidir. Görevlerinizi proje yönetimi yazılımında yöneterek, her şeyi tek bir yerde organize ederek sürtünmeyi azaltmaya yardımcı olabilir ve size ve iş arkadaşlarınıza çok zaman kazandırabilirsiniz.

Yalnız çalışıyor olsanız bile, ihtiyacınız olan tüm ayrıntıları ve belgeleri nerede bulacağınızı bilmenin faydasını göreceksiniz. Hangi yazılımı seçeceğiniz size kalmış. Mevcut birçok mükemmel seçenekle, sizin ve ekibiniz için uygun olanı bulma olasılığınız çok yüksektir.

Başlangıç ​​için bazı öneriler arıyorsanız, Notion, ClickUp ve Asana harika seçeneklerdir.

ClickUp vs. Asana: Proje Yönetimi İçin Hangisi Daha İyi?

Proje yönetimi yazılımı için birçok seçenek vardır, burada Asana ve ClickUp arasında seçim yapmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları bulunmaktadır.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında