Bir Profesyonel Gibi Zoom Toplantıları Sırasında Nasıl Not Alınır

İster bir ekip toplantısı ister bir müşteri görüşmesi olsun, Zoom toplantıları her uzaktan çalışanın hayatının önemli bir parçası haline geldi. Ancak, çoğu insan toplantı bittikten sonra tartışmayı unutur. Toplantının önemli noktalarını hatırlamamak sizi verimsiz yapabilir ve bu da verimsizliğe yol açabilir. Peki, tüm çevrimiçi toplantılarınızdan nasıl haberdar olursunuz?

Toplantı notlarını girin. Bu yeni bir kavram olmasa da, birçok kişi aramalarına ayak uydurmalarına yardımcı olacak doğru not alma sistemine sahip değil. Peki Zoom toplantıları sırasında nasıl not alırsınız? Hadi bulalım.

Toplantı Notları vs. Dakika: Fark Nedir?

İnsanlar çoğu zaman toplantı notlarını ve toplantı tutanaklarını birbirinin yerine kullanır. Ancak bunlar aynı şeyler değildir ve farklılıklarını anlamak verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir.

Notlar ve tutanaklar, bir toplantıda tartışılan temel noktaları kaydeden eylemlerdir, ancak farklı şeylere yöneliktirler. Toplantı notları, toplantıda belirtilen fikirler, planlar, hedefler, eylemler, son tarihler hakkında kısa bilgilerdir. İçeriği amacınıza ve niyetinize göre değiştirebilirsiniz.

Öte yandan, toplantı tutanakları, denetçilerin ve mahkemelerin görebileceği, toplantının yasal belgesi işlevi görebilecek resmi ayrıntılardır. Esasen tutanak, toplantıya katılanlar ve devamsızlıklar, tartışılan konular, toplantının başlangıç ​​ve bitiş saati, alınan kararlar ve daha fazlası gibi bilgileri yakalar. Dakikalar, değiştirilebilen notların aksine belirli bir yapıyı takip eder.

İlişkili:Profesyoneller için En İyi Toplantı Dakika Şablonları

Yakınlaştırma Toplantısında Nasıl Not Alınır

Toplantı notları, kişisel kullanımın yanı sıra, özellikle de kendi notlarınızı paylaşmak istiyorsanız, iş arkadaşlarınızın kullanması için bir kaynak işlevi görebilir. Bir toplantıda tartışılan tüm hayati bilgilere sahip olduklarından, ekibinizin üretkenliğini artırmaya yardımcı olabilir.

Ancak toplantı notlarınızın bir yapısı olmalıdır. Aksi takdirde kimse onları anlayamaz. Bir profesyonel gibi toplantı notlarını şu şekilde alabilirsiniz:

1. Not Alma Temellerini Öğrenin

Not alırken, ele almanız gereken birkaç konu vardır. Eklemeniz gereken şeyler aşağıdadır:

ÖN TOPLANTI: Toplantı başlamadan önce, zaten mevcut olan ayrıntıları not edin, böylece zaman kaybetmezsiniz. İşte onlar:

• Tarih ve saat: Bu, notlarınızı iyi organize etmenize ve sıralamanıza yardımcı olacaktır.
• Katılımcılar ve toplantı türü: Müşteri araması mı yoksa ekip toplantısı mı? Kim katıldı?
• Gündem: Toplantının ne hakkında olduğunun özeti.
• Fikirler: Toplantı sırasında paylaşmak istediğiniz bir şey var mı? Bunları bir yere not edin, böylece onları unutmazsınız.

TOPLANTI ESNASINDA: Toplantı başladıktan sonra, notlarınızı toplantı sırasında belirtilen önemli noktalara odaklayabilirsiniz, örneğin:

• Aksiyon öğeleri: Toplantı sırasında tartışılan herhangi bir plan varsa, yazın. İlgili kişiler, görev ve sorumluluklar, zaman çizelgesi ve son tarih gibi belirtilen ayrıntıları sağlayın.
• Gerçekler: Toplantı sırasında belirtilen önemli gerçekler.
• Soru ve cevap: Toplantıda sorulan soruları ve cevaplarını kaydedin, böylece gerekirse onlara başvurabilirsiniz.

İlişkili: Microsoft OneNote ile Daha İyi Notlar Alma İpuçları

2. Duyduğunuz Her Şeyi Kaydetmeyin

Not almak, çalışma sırasında bahsedilen her şeyi yakalamak değildir. Yakınlaştırma toplantısı. Tüm toplantıyı yazmak eski usul bir yaklaşımdır; profesyoneller artık bunu yapmıyor. Eski yöntemi denerseniz, büyük olasılıkla başarısız olacaksınız. Bunun nedeni, tüm sürecin zaman alıcı olması ve not almanın ana amacını ortadan kaldırmasıdır. Ayrıca, gereksiz gereksiz bilgiler içereceğinden, sizi veya onu okuyan herkesin kafasını karıştıracaktır.

Bunun yerine, yalnızca anahtar kelimeleri ve eylem öğelerini kaydedin. Temel olarak, anahtar kelimeleri alır ve noktanın ve onunla yapılması gereken her şeyin bir özetini oluşturursunuz. Notlarınızı kısa ve anlaşılır tutmak için not almanın temellerine bakabilirsiniz.

3. Şablon Oluştur

Tüm not alma sürecini daha hızlı hale getirmek için bir şablon oluşturmanız gerekir. Bu, hangi detayın nereye gittiğini düşünmek için size zaman kazandırır. Aynı zamanda, zaten biçimlendirilmiş olduğundan, toplantıdan sonra düzenlemek için daha fazla zaman harcamanıza gerek yoktur.

İhtiyaçlarınıza uygun bir şablon oluşturabilir veya farklı not alma stratejilerini de takip edebilirsiniz. Örneğin, kadran yöntemini deneyebilir ve notlarınızı dört bölüme ayırabilirsiniz: sorular, yapılacaklar, atananlar ve notlar. Görsel bir insansanız, bir zihin haritası ideal bir şablon olabilir.

Stratejilerin yanı sıra, kullanabilirsiniz not alma uygulamaları her şeyi organize etmenizi kolaylaştırmak için. Bazı uygulamalar zaten kullanmanız için hazır bir şablona sahiptir, bu nedenle bir şablon oluşturmayı veya bulmayı düşünmeniz gerekmez.

İlişkili: Çevrimdışı Çalışan Temiz ve Basit Not Alma Uygulamaları

4. Hedefinizi Tanımlayın

Zoom toplantı notları yazarken başarılı olmak istiyorsanız göz önünde bulundurmanız gereken en önemli şey hedefinizdir. Kendinize sorun: Neden not yazıyorsunuz? Bunu verimli olmak ve kariyerinizi ilerletmek için kullanmak istiyor musunuz? İşinizin bir parçası olarak not yazıyor musunuz? Onları paylaşmak ister misin? Daha düzenli olmak için mi yapıyorsun? Bundan ne çıkarmak istiyorsun?

Not alma hedefinizi belirlemek, onu daha iyi yapmak için daha fazla motive olmanızı sağlar. Ne elde etmek istediğinizi biliyorsanız, toplantı notları yazmak parkta bir yürüyüşe dönüşür, çünkü istediğiniz sonucun ne olduğunu daha net anlayabilirsiniz. Unutmayın, toplantı notlarınız kariyerinizde daha iyi olmanıza yardımcı olmalıdır. Bu sadece yaptığınız bir şey değil; ilerlemenize ve işte çok daha etkili olmanıza önemli ölçüde yardımcı olabilir.

Zoom Toplantıları Sırasında Her Zaman Not Almak Pratik mi?

Toplantılar sırasında her zaman not almak zorunda değilsiniz. Ancak, aldığınız her aramanın önemini değerlendirmeyi öğrenmeniz gerekir. Örneğin, yalnızca bir hizalama aramasıysa ve belirtilen önemli bir ayrıntı yoksa, notları atlayabilir ve aramanın kendisine odaklanabilirsiniz.

Yine de not almak, kariyerinizi ilerletmek için öğrenmeniz gereken temel bir beceridir. Verimliliğe yardımcı olmasının yanı sıra, uzun süreli belleğinizi geliştirebilecek daha iyi bir kalıcılığa yol açabilir. Aynı zamanda hesap verebilirliği geliştirir ve takım arkadaşlarınızın performansını artırarak onların ne yapmaları gerektiği konusunda daha bilinçli olmalarına olanak tanır. Son olarak, yön verir, böylece dikkatinizi nereye odaklayacağınızı bilirsiniz.

Dijital vs. Kağıt Notlar: Hangisini Kullanmalısınız?

Not alma alışkanlıklarınız üretkenliğinizin kalbi olabilir. Kağıt notlarla eski okula gitmeyi mi yoksa dijital not alma uygulamalarını mı tercih ediyorsunuz?

Sonrakini Oku

Yazar hakkında