Çok Fazla Elektronik Tablo mu? Bu İpuçları ile Organize Olun

E-tablolar, özellikle formüllerin ve raporlamanın kullanımıyla, işyerinde verileri düzenlemenize ve çeşitli bilgi biçimlerini izlemenize yardımcı olacak harika bir araçtır. Ancak, elektronik tabloların aşırı kullanımı verimsiz olabilir ve üretkenliğinize zarar verebilir.

Bazı şeyler için iyidirler, ancak diğerleri için zorunlu değildir. İster işinizden size empoze edilen dağlarca elektronik tabloya sahip olun, ister iyi bir veri sayfasını seviyor olun, bunları yönetmenin yollarına bakmanın zamanı gelmiş olabilir.

1. Elektronik Tablo Aşırı Kullanımını Kabul Edin

Ya iş yerinizin her şey için elektronik tablo kullanma ısrarından bıktığınız için buradasınız ya da verilerle çalışmaktan keyif alıyorsunuz ve bunun sizin için geçerli olup olmadığını merak ediyorsunuz. Gerçekte, işinizden en iyi şekilde yararlanabilmeniz için Microsoft Excel ve Google E-Tablolar gibi yazılımları nasıl kullandığınızı düşünmek iyi bir uygulamadır.

Günlük veya haftalık olarak kaç tane e-tablo kullandığınızı saymak yararlıdır. Bu sayı altıyı aşarsa, bunu dezavantajlı bir durumda çalıştığınızın ve aşağıdaki gibi sorunlara neden olabileceğinizin bir işareti olarak kabul edebilirsiniz:

• Zaman yönetimi ile ilgili zorluk.
• Süreçlerde verimsizlik.
• Kötü bilgi organizasyonu.
• Şirket çapında iletişim engelleri.

İlişkili: Profesyonel Görünümlü E-Tablolar Oluşturmak için Google E-Tablolar Biçimlendirme İpuçları

Çalışmanızı bilgilendirmek için e-tabloların ne ölçüde kullanıldığını belirlemek, yeni ve daha üretken çalışma yolları için seçenekler sunabilir. Bu aşırı kullanımı yönetmenin ve uzun vadede daha iyi sonuçlar elde etmenin bazı yollarına bakalım.

2. Elektronik Tabloları Birleştirerek ve Yeniden Tasarlayarak Verileri Kolaylaştırın

Çoğu zaman, çok fazla elektronik tabloya sahip olmanın nedeni, bunların sezgisel olarak kullanılmamasıdır. Tek bir görev için iki ayrı sayfa kullanmanız gerekiyorsa bunun olduğunu bileceksiniz; örneğin, yıllık izin için bir tane ve vardiya sigortası için bir tane var.

Bu özel durumda, bunları her şeyi kapsayan tek bir çalışma sayfasında kolayca birleştirebilirsiniz. Bunu farklı sekmelere bölerek yapabilirsiniz.

Alternatif olarak, her ikisini de bir kağıda tablo olarak dahil edebilir ve vardiya boşlukları tablosunu yıllık izin verileriyle otomatik olarak güncellemek için şu adımları takip edebilirsiniz:

1. Vardiya boşluklarını kaydedeceğiniz ikinci tablonuza formülü yazın. =EĞER(Hücre Seç, "GAP", "FULL")
2. Yukarıdaki formülün belirttiği yer Hücre Seç, yıllık izin tarihlerini içeren hücre numarasını yazın, örneğin B2.
3. Seçili hücreye bir tarih girdiğinizde, bu, formülü yazdığınız yerde “GAP” kelimesini otomatik olarak dolduracaktır.
4. Tarih yoksa, formülü yazdığınız yerde “FULL” kelimesini otomatik olarak dolduracaktır.

Bu formül, hücre değerinden bağımsız olarak herhangi bir şey için kullanılabilir ve tablolar arasında benzer bilgi parçalarını yönetmenin yararlı bir yolu olabilir.

İlişkili: Excel Verilerini PowerPoint Sunumunuza Nasıl Bağlarsınız?

Sayfaları ve veri parçalarını tek bir yerde birleştirmek, belirli görevler için gereken dosya sayısını azaltır ve çalışmanızı daha etkili bir şekilde düzenlemenizi sağlar. Çalışmayı net ve takip etmesi kolay tutmak için bunlardan herhangi birinin birleştirilip birleştirilemeyeceğini görmek için e-tablo listenizi kontrol edin.

Bazen, veriler doğrudan ilişkili olmadığından elektronik tabloları birleştirmek mümkün değildir. Ancak, birden fazla görevi içeren daha karmaşık işlemler için yine de birden çok sayfaya erişmeniz gerekebilir.

Bu durumlarda, başka birine hızlı erişim sağlamak için çalışma sayfanıza köprüler eklemeye değer olabilir. Bu aynı zamanda tüm sürecin yararlı bir hatırlatıcısı olarak hizmet eder. Örneğin, istemciler hakkında veri giriyorsanız, bir istemci geri bildirim sayfasına bir köprü ekleyebilirsiniz.

İlişkili: Excel Grafik ve Grafik Türleri ve Ne Zaman Kullanılacağı

Bu, Excel ve Google E-Tablolar'da aynı anda düğmesine basarak kolayca yapılabilir. CTRL + K klavyenizde. Bu, bir köprü pencere, nerede yapabilirsin Aramak dosya için ve İsim hücrede görünmesini istediğiniz metni

Hatta ne zaman kullanılacağına dair bilgilerle birlikte diğer tüm elektronik tablolarınıza köprüler içeren bir sekme bile oluşturabilirsiniz. Sizin ve iş arkadaşlarınızın aynı sayfada olduğundan ve eski dosyalar yerine aynı dosyalardan çalıştığınızdan emin olmak istiyorsanız bu harika bir fikir.

4. Alternatif Yazılımları Düşünün

E-tablolar ancak bu kadarını yapabilir ve aşırı kullanımdan muzdaripseniz, bunun nedeni iş yükünün üstesinden gelmek için özel bir yazılıma ihtiyaç duymanız olabilir. Örneğin, bir İK sisteminde sizin için izleniyorsa, yıllık izin tablosuna gerçekten ihtiyacınız var mı?

Çoğu zaman, bir işletme genişledikçe, elektronik tabloları aşar ve bilgi yığınlarını yönetmek için yazılıma ihtiyaç duymaya başlar. asana proje yönetimi için harika bir uygulamadır ve birçok proje yönetimi yazılımı alternatifleri bu sizin için manuel iş akışlarını halledebilir.

Şirketin sürekli artan taleplerine ayak uydurmak için mücadele etmek yerine, bilgileri depolamanın ve yönetmenin başka yollarını arayın. Size ve iş arkadaşlarınıza zaman kazandıracak ve normalde ek gözetim gerektiren birçok görevi otomatikleştirecektir.

İlişkili: asana vs. Jira: Çevik Metodolojide Hangisi Daha İyi?

5. Süreçlerinizi Gözden Geçirin ve Çoğaltmayı Kaldırın

E-tabloların aşırı kullanımı, organize olmaya çalışmanın bir sonucu olabilir, ancak bu bazen çok ileri gidebilir. Bu senaryolarda, gerçekte önemli görevlerden zaman aldığında, kendinizi veya iş arkadaşlarınızı mikro düzeyde yönetmeye son verebilirsiniz.

İş yerindeki bilgileri takip etmek, sorunsuz çalışma için çok önemlidir, ancak bazen, çok fazla gereksiz şeyi takip etmeye çalışmak zorunda kalabilirsiniz. Mevcut süreçlerinizi düşünün ve onlar için gerçekten bir elektronik tabloya ihtiyacınız olup olmadığını düşünün.

Benzer şekilde, zaten başka bir yerde depolanmış verileri kaydetmek için bir elektronik tablo kullanmak, gereksiz iş tekrarı yaratır ve oldukça verimsizdir. İlgili elektronik tabloları bir kenara koyun ve kaynağından çalışın.

E-tablolar Aleyhinize Çalışabilir

Yukarıdaki ipuçlarıyla, elektronik tablo klasörünüzü temizlemenin ve daha verimli çalışmaya başlamanın birçok yoluna sahip olacaksınız. Hangi iş parçalarının özel verileri hak ettiği ve hangilerinin farklı şekilde yönetilebileceği konusunda içgüdülerinizi takip edin.

Hâlâ emin değilseniz, önümüzdeki birkaç hafta boyunca nasıl çalıştığınıza çok dikkat edin. İşlerin nerede kolaylaştırılabileceğini fark etmeye başlayabilir ve daha verimli ve düzenli bir dijital alan yaratabilirsiniz.

Proje Yönetimi için Google Workspace Uygulamalarını Kullanmanın En İyi 8 Yolu

Google Workspace uygulamaları, proje yönetimi ihtiyaçlarınızın çoğunu karşılayabilir. İşte bunları kullanmanın en iyi yollarından bazıları.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında