Çakışan Görevleri Yönetmek İçin 5 Etkili İpucu

Belirli bir görev üzerinde çalışmak için çok zaman harcadınız. İşiniz bittiğinde rahat bir nefes alıyorsunuz. Zaman ve çaba buna değdi. Sonuçtan daha memnun olamazdınız.

Ancak, ekibinizdeki başka birinin aynı görev üzerinde çalışmayı yeni bitirdiğini keşfettiğinizde, kendinizi iyi hissetme anınız kısa sürer. Takım arkadaşınızın da iyi bir iş çıkardığını fark ettiğinizde durum daha da kötüleşiyor. Önünüzde iki harika eser var ama sadece birini kullanabilirsiniz. Bunlardan birine harcanan zaman, çaba ve kaynaklar tam bir israftır.

Örtüşen Görevler Nelerdir?

Örtüşen görevler, aynı anda veya sırayla yürütülen görevlerdir. Genellikle tek bir projede birden fazla kişi çalışıyorsa ve yalnızca bir sürüm gerektiğinde birden çok sürüm üretiyorsa ortaya çıkarlar.

Örtüşme, görevlere özel değildir; aynı zamanda programlarınızda da oluşur. Aynı anda iki farklı randevuyu düzeltebilirsiniz. Ve ne yazık ki aynı anda farklı yerlerde olmak için kendinizi ikiye bölemezsiniz. Yani, randevulardan birinden vazgeçmeniz gerekiyor.

Görevler Neden Çakışıyor?

Görevler varsayılan olarak çakışmaz. İşlemlerinizde, çoğaltmanın fark edilmeden gitmesine izin veren boşluklar var. Ve çözülene kadar görevler çakışmaya devam edecek ve kaynak israfına neden olacaktır.

Görevlerin çakışmasının bazı nedenlerine bir göz atalım.

1. Etkisiz İş Akışı

Ekip üyelerine nasıl görevler atarsınız? Görevleri devretmek için uygun bir yapınız yoksa, aynı görevi birden fazla kişiye atama şansınız vardır.

Takım arkadaşları, aynı proje üzerinde başka birinin çalışıp çalışmadığını kontrol etmeden, üzerinde çalışmak istedikleri görevleri seçerlerse daire devam eder.

2. Ekip İşbirliği Eksikliği

Ekip lideri olarak, üyelerin ortak bir hedefe ulaşmak için işbirliği yapabilmeleri için ekibinizde ekip ruhu oluşturmak sizin sorumluluğunuzdadır.

İşbirliği eksikliği gri alanlar yaratır. Birden fazla kişi, farkında olmadan tek bir görev üzerinde bağımsız olarak çalışabilir. Sıralı görevlerde işbirliği yaparken bile, diğer takım arkadaşlarını kontrol etmeden istediklerini yapmaya devam ederler.

3. Aşırı İş Yükü

Verimlilik ve aşırı iş yükü iyi karışmaz. Çalışanların size ellerinden gelenin en iyisini vermelerini istiyorsanız, onlara çok fazla iş vermekten kaçının.

Ne zaman yorgunluk, aşırı iş yükünden kaynaklanır, iş akışı değişme eğilimindedir. Bir görevi tekrarlamadıklarından emin olmak için gerekli süreci takip etmek yerine, bir sonraki uygun olanla devam ederler.

Çakışan Görevleri Yönetmek İçin En İyi 5 İpucu

Üretken bir ekibe sahip olmak, etkili yönetimle ilgilidir. Yüzlerce çalışanınız olabilir ve onları düzgün bir şekilde koordine etmezseniz hala verimsiz olabilirsiniz. Üst üste binen görevler, işaretlenmeden bırakılırsa üretkenliğinizi engelleyebilir.

Bunun nasıl yapılacağına bir göz atalım.

1. Görevler Hakkında Açık Olun

İşyerindeki en güçlü ekiplerin temel değerlerinden biri şeffaflıktır. Ekip üyelerinize onlarla çalışacak kadar güveniyorsanız, yapmaları gereken işler konusunda açık olmalısınız.

Her çalışanın çalışma bilgilerine özel olması gerekir. Tüm kartları masaya koymak, üzerinde çalıştıkları görevler ve kimlerle çalıştıkları hakkında onları bilgilendirir. İşle ilgili bir bilgi dengesizliği olduğunda, takım arkadaşları farkında olmadan aynı görevler üzerinde çalışabilirler.

İnsanlar, önceden bilgi sahibi olduklarında görevleri daha hızlı yapma yetkisine sahiptir. Bilgide bir denge olduğunda, görev çakışması için çok az yer olacak veya hiç yer olmayacak.

2. İlerlemeyi Ölçün

Çalışanların görevlerde nasıl performans gösterdiğini bilmenin ilerlemelerini ölçmekten daha iyi bir yolu var mı? Görevleri devreder ve uzaklaşırsanız, zamanında yapılmazlarsa veya etkili bir şekilde yapılmazlarsa şaşırmayın.

İşin nasıl ilerlediğini kontrol ederek görevlerin ne zaman kopyalandığını görebilirsiniz. Fazlalığı yeterince erken tespit etmek, zaman ve kaynaklar boşa harcanmadan onu durdurmanıza yardımcı olur.

Çalışanların performansını manuel olarak takip etmek zordur. Kendi sorumluluklarından vazgeçmeli ve attıkları her adımı yakından takip etmelisin. Ancak iş akışı araçları sayesinde süreci otomatikleştirebilirsiniz. Ekip üyelerinizin her noktada görevleriyle nasıl ilgilendiğini göreceksiniz. Gibi araçlar Asana, üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olur ve görevlerin üst üste gelmesini önleyin.

3. Etkili İletişimi Geliştirin

Etkili iletişim, mesajların anlamları değiştirecek gürültü müdahalesi olmadan net bir şekilde iletilmesini sağlar.

Görev çakışması genellikle bilgi eksikliği veya yanlış iletişim nedeniyle oluşur. Çalışanlar kendilerine verilen talimatları net olarak anlamadıklarında, yapmaları gerektiğini düşündükleri şeye göre çalışırlar.

Etkili iletişim geliştirmek sadece konuşulan veya yazılan kelimelerle ilgili değildir. Aynı zamanda sağlamayı gerektirir iletişim için doğru araçlar. İş talimatları, gecikme olmaksızın ekip genelinde hızlı bir şekilde iletilmelidir. Yeni gelişmeler ortaya çıktığında, ekip üyelerini derhal haberdar ettiğinizden emin olun.

4. Proje Süpervizörlerini Atayın

Ekibinizin büyüklüğüne bağlı olarak, görevlerin denetimine yardımcı olmak için fazladan ellere ihtiyacınız olabilir.

Ekibiniz büyükse, herkese göz kulak olmak mümkün değildir. Çalışanlarınızla bireysel düzeyde ilişki kurmak için proje süpervizörlerine ihtiyacınız olacak. Proje yöneticisi, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını not alarak görevlere tamamen dalmış durumda.

Görevleriyle ilgili soruları olan herhangi biri, amirine kolayca sorabilir. Projenin tüm yönlerinin farkında olduklarından, görevlerin proje yöneticisinin gözetiminde tekrarlanması zordur.

5. İş Akışını Otomatikleştirin

Manuel olarak yönetildiklerinde görevlerin çakışması daha kolaydır. Tekrarları önlemek için görevleri atama ve yönetme konusunda ne kadar dikkatli olmaya çalışırsanız çalışın, işler çatlaklardan kayıp gidebilir.

Görevlerin delegasyonu için otomasyon araçlarının benimsenmesi, hiçbir görevin iki kez alınmamasını sağlar. Bir ekip üyesi üzerinde çalıştığında, iş listeden çıkarılır.

Otomasyon, sıralı görevler için de etkilidir. Sistem, önceki görev siz bir sonrakine geçmeden önce tamamlanacak şekilde yapılandırılmıştır.

Her Çabayı Değerlendirin

Örtüşen görevlerin sonuçları uzun vadelidir. Yinelenen çabalara harcanan zaman ve kaynaklar, yüzeyde önemsiz görünebilir. Ama zamanla derlendiğinde ne kadar çok şey kaybettiğini anlıyorsun.

Tek ihtiyacınız olan tek bir sürüm olduğunda, iki kişinin bir görevin iki sürümünde harika bir iş çıkarması, her iki sürümü de daha iyi yapmaz. Diğer kişi, size faydalı olan iki harika eseri vermek için tüm bu çabayı farklı bir faaliyete koyabilirdi.

Akış Teorisi Nedir? Verimliliğinizi Artırmak İçin Nasıl Uygulanır?

Bölgede olmak ve verimliliğinizi artırmak ister misiniz? Katılımınızı ve eğlencenizi geliştirmek için akış teorisini nasıl kullanacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında