Proje Yönetimi için Google Workspace Uygulamalarını Kullanmanın En İyi 8 Yolu

Birçok kuruluş, ortak bir ofis paketi olarak Google Workspace'e güvenir. Ancak aynı uygulamaların proje yönetimi için de faydalı olabileceğinin farkında değiller.

Google Workspace uygulamalarını kullanarak bunlardan en iyi şekilde yararlanabilir ve ek proje yönetimi araçlarını dahil etme ihtiyacını atlayabilirsiniz. Bu makale, proje yönetimi için Google Workspace uygulamalarını tam olarak nasıl kullanabileceğinizi açıklayacaktır.

1. Proje Görevleri İşbirliği ve İzleme

Çoğu proje, ekip arkadaşları arasında işbirliği gerektirir. Bir proje üzerinde çalışan dağıtılmış bir ekibiniz olsa bile, bulut tabanlı Google Workspace uygulamaları kolayca işbirliği yapmanıza yardımcı olabilir. Projeyi planlamak için E-Tablolar'ı kullanabilir ve görevleri ve son tarihleri ​​yönetmek için Gantt çizelgeleri oluşturabilirsiniz.

Ekip üyelerinin elektronik tablodaki ilerlemelerini düzenli olarak güncellemeleri gerekir. Bu nedenle, sayfa her zaman güncel bilgileri içerir. Ayrıca ekip için bir görev izleme veya zaman izleme aracı olarak da işlev görebilir.

Google Takvim ile her ekip üyesi için ücretsiz ve meşgul saatler hakkında bilgi edinin. Takım arkadaşlarıyla notları paylaşmak ve organize olmak için bir yapılacaklar listesi Google Keep ile mümkündür.

2. Zahmetsiz Ekip İletişimi

Gmail'in dünyanın en iyi e-posta servis sağlayıcılarından biri olduğunu söylemeye gerek yok. Google Workspace kullanıyorsanız, ekip üyeleriniz arasında esnek ve net bir iletişim sağlamak için iki kez düşünmeniz gerekmez. Gmail, sorunsuz ekip iletişimini kolaylaştırmak için burada.

Bir "Gruplar" e-posta listesi oluşturabilir ve bu gruptaki tüm ekip üyelerini ekleyebilirsiniz. Ardından bilgileri, kaynakları ve güncellemeleri tüm ekiple paylaşmak için yalnızca bir e-posta adresi kullanabilirsiniz.

Aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışan kişiler, farklı projelerle ilgili e-postaları etiketleyebilir. Böylece farklı etiketlere sahip e-postalar ayrı klasörlerde saklanacaktır. Ayrıca, önemli e-postaları hızlı bir şekilde bulmak için yıldızla işaretleyebilirsiniz.

3. Proje için Ekip Kaynaklarınızı Planlama

Proje yöneticileri, diğer projeler devam ederken genellikle yeni bir proje için ekip üyelerine görevler atamayı ve planlamayı zor bulur. Google Workspace kullanıyorlarsa Takvim uygulaması bu soruna kolay bir çözüm sunabilir.

Ekip üyeleri, paylaşılan bir takvimde görevlerini ve programlarını işaretleyebilir. Böylece herkes kimin hangi tarihe kadar meşgul olduğunu bilecek ve ona göre yeni görevler atayacaktır. Ekipler bunu son teslim tarihlerini ve kilometre taşlarını izlemek ve hatırlatıcılar almak için kullanabilir.

Tatilleri, toplantıları ve eğitim oturumlarını izlemek için ayrı ekip takvimleri oluşturabilirsiniz.

4. Dijital Verileri Paylaşın ve Depolayın

Günümüz projeleri, görev açısından kritik verileri içeren dosyalar ve belgeler için güvenli depolamaya ihtiyaç duyar. Aynı zamanda, proje üyelerinin onlara 7/24 erişimi olmalıdır. Google Drive uygulaması, projeyle ilgili tüm dosyalarınızı, belgelerinizi, resimlerinizi ve videolarınızı depolamak için burada.

Bu bulut tabanlı dosya depolama uygulaması, dosyalarınızı güvenli bir şekilde depolayabilir. Dosyalarda herhangi bir değişiklik yaparsanız, anında senkronize edilir. Böylece, herhangi bir ekip üyesi güncellenmiş içeriğe erişebilir.

Google Drive'ın paylaşım ve erişim kontrolleri, ortak çalışmayı sorunsuz hale getirir. Örneğin, bir dosyanın taslak kopyasını yalnızca belgeyi görüntüleme izniyle onay için müşteriyle paylaşabilirsiniz.

Ayrıca farklı proje ekipleri için ayrı ortak drive'lar oluşturabilir ve bunları hızlı erişim için onlarla paylaşabilirsiniz.

5. Raporlar ve Sunumlar Oluşturun

Göz alıcı ve açıklayıcı raporlar oluşturmak için bir araç mı arıyorsunuz? Bu raporlara çeşitli çizelgeler ve grafikler eklemek ister misiniz? Google E-Tablolar sizin için bir uygulamadır. Her türlü sayısal veriyi en uygun tarzda paylaşmanıza yardımcı olur. Ayrıca, bir rapor üzerinde işbirliği içinde çalışmanıza olanak tanır.

Sunum, projelerin bir diğer önemli parçasıdır. bu Google Slaytlar app, Google Workspace'in mükemmel sunum oluşturma aracıdır. Vizyonunuzu paylaşmak, ekip performansını tanımlamak ve hayati verileri görselleştirmek için kullanabilirsiniz.

Uzaktan çalışırken, Google Meet'in ekran paylaşma özelliğini kullanarak video konferanslar sırasında Google Slaytlar sunumlarını paylaşmak da mümkündür.

6. Projeyi Çevrimiçine Alma

Sites, programlama veya tasarım bilgisi olmadan yüksek kaliteli siteler oluşturduğunuz Google Workspace uygulamasıdır. Google Sites'ı bir proje, etkinlik veya ekip için kullanabilirsiniz.

Google Sites'ı tüm belgeleri, güncellemeleri, zaman çizelgelerini, takvimleri ve çıktıları depolamak için bir merkez olarak kullanabilirsiniz. Tüm ekip arkadaşlarının projeyle ilgili tüm bilgilere tek bir yerden erişmesini sağlayacaktır.

7. Ekip Toplantıları ve Konuşmaları

Bir proje üzerinde çalışan ekiplerin her zaman iletişim halinde olmaları gerekir. E-postaların yanı sıra anlık mesajlaşma için Google Workspace Chat'i ve sanal toplantılar için görüntülü arama uygulaması Google Meet'i kullanabilirler.

Bireysel üyelere doğrudan mesajlaşmanın yanı sıra Google Chat, ekiplerin uzak yerlerden akıcı bir şekilde işbirliği yapabilmesi için grup konuşmalarını da destekler. Chat'i kullanırken başkalarıyla dosya paylaşabilir ve bir görev üzerinde çalışabilirsiniz.

Google Meet hem sesli hem de görüntülü aramaları destekler, böylece istediğiniz zaman iş arkadaşlarınızla bağlantı kurabilirsiniz. İşbirliğini bir sonraki düzeye taşıyan Google Meet'te bir toplantıdayken her zaman bir belge üzerinde yan yana çalışabilirsiniz.

Bir toplantı sırasında, not almak ve tutanak yazmak için Keep uygulamasını da kullanabilirsiniz. Bu notları kolayca paylaşabilir ve diğer belgelere ekleyebilirsiniz.

8. Doküman Yönetimi ve İşbirliği

Projeler üzerinde çalışan ekipler çok sayıda belgeyi yönetmek zorundadır. Bu belgeler üzerinde işbirliği yapmaları gerektiğinde durum sorunlu hale geliyor. Belgeleri manuel olarak dağıtmak ve ayrı ayrı düzenlemek, ekibin performansını engelleyebilir ve proje gecikmelerine neden olabilir.

İlişkili: Projelerin Gecikmesinin Nedenleri ve Bunları Nasıl Önleyebilirsiniz?

Google Workspace kullanıcıları, dokümanları yönetmek için Dokümanlar ve E-Tablolar'ı deneyebilir. Birden fazla kişi bu belgelere erişebilir ve aynı anda üzerinde çalışabilir. Belgelerde ve elektronik tablolarda ne tür değişiklikler yaparsanız yapın, bunlar gerçek zamanlı olarak görünür olacaktır.

Aynı belgeler hakkında yorum yapmak ve geri bildirimde bulunmak da mümkündür. Sürüm geçmişi özelliği ile belgelerde kimin, ne zaman değişiklik yaptığını kolayca takip edebilirsiniz.

Google Workspace ile Proje Yönetimi Kolaylaştı

Kuruluşlar, bir projenin çeşitli yönlerini yönetmek için genellikle birden çok uygulama ve araç kullanır. Google Workspace uygulamalarını zaten kullanıyorsanız, bunlar size proje yönetimi konusunda da yardımcı olabilir.

Artık projeyle ilgili görevleri yönetmek için uygulamalarını nasıl kullanacağınızı bildiğinize göre, proje yönetimi daha kolay hale gelecektir. Ancak, Google dışında kontrol etmek isteyebileceğiniz başka çalışma alanı sağlayıcıları da vardır.

Google veya Microsoft'tan Olmayan En İyi 6 Çalışma Alanı

Microsoft ve Google, çalışma alanı paketi olanakları sağlayan tek şirket değil. İşte kontrol edebileceğiniz en iyi alternatiflerden bazıları!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında