Hızlıca Etkili Bir E-posta Nasıl Yazılır (Kullanabileceğiniz 4 Yapay Zeka Aracı)

Normal metin mesajlarından farklı olarak, e-posta yazma farklıdır. İnsanlar, sıfırdan bir e-posta oluşturmaya gelince çok fazla düşünmeye meyillidir. Neleri dahil edeceğinizi, nelerden kaçınacağınızı merak ediyorsunuz ve şu anda yazdıklarınızın doğru olup olmadığını Tanrı biliyor mu?

Bir servis sağlayıcı olarak her gün onlarca e-posta yazmak zorunda kalıyorum. Bu da beni sorularınızı yanıtlayacak mükemmel kişi yapıyor.

Doğru bilgilerle, etkili e-postaları daha hızlı yazmak, sohbet uygulamasına mesaj yazmak kadar kolay hale gelir. Ardından, süreci hızlandırmak için AI araçlarını da kullanabilirsiniz. İşte nasıl.

Etkili E-postaları Daha Hızlı Yazmak için 10 İpucu

1. Konu Satırını E-postanızın Özeti Olarak Değerlendirin

Bir e-posta göndermeniz gerektiğinde, ilgilenmeniz gereken ilk şey, güçlü bir konu satırı yazmak. Bu, alıcınızın gördüğü ilk şeydir ve konu satırı zayıf olan veya hiç olmayan tüm e-postalar silinebilir veya spam klasörüne düşebilir.

Bu nedenle, düşünmek ve yazmak için fazladan bir dakikaya ihtiyacınız olabilir. Konu satırlarınızın genel veya belirsiz olmasını önlemenin en kolay yolu, onlara başlık gibi davranmaktır. Tek yapmanız gereken e-postanızı kısa ve bilgilendirici bir şekilde özetlemek.

2. Onları karşıla

Konu satırınızdan sonra, e-postanızın tonunu ayarlamanız ve alıcınız üzerinde bir izlenim bırakmanız gerekir. Onları resmi veya gayri resmi olarak selamlamak, bunu yapmanın mükemmel bir yoludur. Kafanız karıştıysa, resmi yolu seçin.

Alıcılarınızı selamlamanın farklı yolları şunlardır:

• Merhaba: Bu, doğrudan ve arkadaşça konuşmalar içindir.
• Merhaba: Bu basit ve kibar.
• Sayın: Biraz doğal değil, ancak bir yöneticiyle iletişim kurarken kullanabilirsiniz.

3. Açılış Cümlesi Ekle

Alıcınızı selamladıktan sonra, e-postanızın ne hakkında olduğu hakkında konuşmak için kaşıntı hissetmelisiniz, ancak bir saniye duraklamalısınız. Bir şey söylemeden önce, e-postanızı iyi bir akışla başlatmak için bir açılış cümlesi yazın.

Bunu yapmanın en iyi yollarından biri, bir açılış satırı eklemektir.

Doğrudan kullanabileceğiniz birkaç örnek:

• Kendimi tanıtmama izin verin.
• Bunu senden duymak harika.
• Umarım iyisindir.
• ____ hakkında size ulaşıyorum
• Güncelleme için teşekkürler.
• ____'da check-in yapıyorum
• Tebrikler (son başarınız).

4. Kendini tanıt

Birine ilk kez e-posta gönderiyorsanız, başka bir şey hakkında konuşmadan önce kendinizi tanıtmalısınız.

İnsanlar genellikle saatlerce konuşsalar da kendilerini tanıtmaları istendiğinde terlemeye başlarlar. Merak etme. Bu şekilde olmak zorunda değil. Kolaylaştırmak için aşağıdaki biçimlerden birini kullanın.

• Benim adım (Tam Ad) ve ben (Mevcut Rolünüz).
• Ben (Tam İsim) ve (Şirket Adı) adlı bir (Endüstri) firmasında çalışıyorum.

En iyi uygulama, kendiniz hakkında yalnızca bir veya iki cümle eklemek ve bundan daha fazlasını içermemektir.

5. Noktaya Hızlı Ulaşın

E-postanızın alıcı için değerli olmasını sağlamanın en iyi yolu, onu ihtiyaç duydukları bilgilerin hızlı bir şekilde teslim edilmesini sağlamaktır. Başka bir deyişle, konuya daha hızlı gelin.

Alıcınızı selamladınız, bir açılış satırı yazdınız/kendinizi tanıttınız, şimdi onlara neden e-posta gönderdiğinizi yazın. Birden fazla şeyi tartışmanız gerekiyorsa, bunlara öncelik verin ve e-postanıza en önemli şeyle başlayın. Bir soruyu yanıtlamak veya bir istekte bulunmak olabilir.

İlişkili: Daha Fazlasını Yapmanıza Yardımcı Olacak Gmail Hack'leri

6. Büyük Bir Fikir Dahil Edin

E-postanız biraz uzunsa, normal içerik yazarlığından bir ipucu alın ve sonuna bir sonuç veya büyük bir fikir ekleyin.

Tüm odağı en önemli şeye koyacaktır. Örneğin, önce bir şeye ihtiyacınız var veya bir projeye devam etmek için hemen bir cevaba ihtiyacınız var, vb. Ayrıca şunun gibi bir şey söyleyerek bir sonuç ekleyebilirsiniz: Tartışmamızın ana çıkarımı [____].

7. Kısa tutun

Ortalama bir profesyonel, günde yüzden fazla e-posta alır. Bu, iletişim kurduğunuz kişilerin çoğunun meşgul olduğu anlamına gelir. Sizden ne kadar hoşlanırlarsa hoşlansınlar, muhtemelen herhangi bir başıboş dolaşmaya hazır olmayacaklardır. Bu nedenle, e-postalarınızı kısa ve tatlı tutun.

Uzun e-postaların bir başka dezavantajı, bazen belirsiz olmaları, ana noktadan sapmaları ve hatta yanlış anlamalara neden olmalarıdır.

8. Saygılı ve Cömert Olun

Saygılı ve kibar e-postalar yazmanın güzelliği, birisiyle aynı fikirde olmamanız, alternatif görüşler sunabilmeniz ve hatta iyilik istemenizdir, ancak yine de okumak için uygun olacaktır.

E-postanızda böyle bir şey yapmayı planlıyorsanız, önce alıcınıza teşekkür etmeyi veya çalışmaları veya fikirleri için onlara iltifat etmeyi düşünün. Ardından, yaptıklarının kötü veya tamamen yanlış olduğunu doğrudan belirtmeden fikrinizi sunun.

9. Kapanış Cümlesi Ekle

Kapanış satırınız, e-posta gönderdiğiniz kişiden beklediğiniz yanıtın türüne bağlıdır. Bağlama bağlı olarak, e-postanızı bir açıklama veya kapalı uçlu bir soru ile sonlandırmayı seçebilirsiniz. Bununla birlikte, ne pahasına olursa olsun açık uçlu bir soru ile kapatmaktan kaçının.

Bunun temel nedeni, bir ifadenin ve kapalı uçlu bir sorunun konuşmanıza bir yön vermesi, işleri yolunda tutması ve bir yanıt sağlamasıdır.

Ancak açık uçlu bir soru tartışmayı gereksiz yere arttırır. Ayrıca, tamamen meşgul biriyle iletişim kuruyorsanız, e-postanız tamamen yok sayılabilir.

İşte kapalı uçlu bir soru örneği.

Bunu bir telefon görüşmesi üzerinden daha fazla tartışalım. Hangi zaman sizin için en uygunudur? [Zaman 1] [Zaman 2] [Zaman 3]

Alıcınız için karar verme sürecini kolaylaştırır.

Öte yandan, işte açık uçlu bir soru örneği.

Bir telefon görüşmesinde daha ayrıntılı tartışabiliriz. Peki, ne zaman özgürsün?

Alıcınız üzerinde, yanıt vermeden önce takvimini kontrol etmesi için baskı oluşturarak işlem yapmasını zorlaştırır.

Ek olarak, bir e-postaya bir açıklama eklemek de iyi bir fikir olabilir. Örneğin:

Sizden haber almak/sizinle çalışmak için sabırsızlanıyorum. İyi günler. Teşekkürler.

10. Bitirmek

Son olarak, e-postanızın içeriğine bağlı olarak, e-postanızı bu oturum kapatma ifadelerinden herhangi biriyle sonlandırabilirsiniz.

• Saygılarımla
• Saygılarımızla
• İçtenlikle
• En iyi
• Şerefe
• En iyi dileklerimle

Tüm bu ipuçları beste yapmanıza ve tüm e-postaları doğru şekilde yanıtlayın.

Yeni projeler veya yeni bir iş bulmak istiyorsanız veya mevcut işiniz günde birden fazla e-posta göndermenizi gerektiriyorsa, bu AI araçları yardımcı olabilir.

Bu araç, alıcılarınızın LinkedIn profil verilerine göre özel açılış satırları oluşturmanıza yardımcı olur. Tek yapmanız gereken, alıcının LinkedIn URL'sini araca eklemek ve araç, profil ayrıntılarına göre benzersiz açılış satırları bulacaktır.

Araç, 200 adede kadar açılış satırı için aylık 36 ABD Doları tutarındadır.

SmartWriter.ai, alıcınızın genel profilinden ve bahsettikleri haberlerden veri toplamanıza yardımcı olur. Ulaştığınız kişiler için kişiselleştirilmiş e-postalar oluşturmanıza yardımcı olur.

Sosyal yardım için soğuk e-postalar veya LinkedIn mesajları göndermek için kullanabilirsiniz. Aracın aboneliği aylık 49 dolardan başlıyor.

Yeni bir iş kuruyorsanız ve finansmana ihtiyacınız varsa, Snazzy.ai sizin için mükemmel bir araç olabilir. VC'leri veya melek yatırımcıları yönlendirmek için e-posta şablonlarıyla size yardımcı olur.

Ancak önce platformda bir hesap oluşturmanız gerekecek. E-posta göndermeye başlamak için hedeflediğiniz kitleyi, aradığınız anahtar kelimeleri ve teklifinizin açıklamasını girin. Ve kişiselleştirilmiş bir ilk taslak sağlayarak size bolca zaman kazandıracak.

Bundan sonra, mükemmelliği sağlamak için biraz ince ayar yapabilirsiniz. Abonelik aylık 25 dolardan başlıyor.

Bu, alıcılarınız için mükemmel kancayı bulmanıza yardımcı olacak başka bir AI aracıdır. Lyne.ai'yi kullanmaya başlamak için, iş e-postaları veya LinkedIn profil URL'leri ile potansiyel müşterilerinizin CSV'sini girin.

Aracın açılış için kaç cümle yazmasını istediğinize de karar verebilirsiniz, örneğin 1-2 cümle veya 3-4 cümle vb. Abonelik aylık 99 dolardan başlıyor.

E-posta Yazmak Hiç Bu Kadar Kolay Olmamıştı

İyi bir e-posta oluşturmak için tüm noktaları toplamayı zor bulduysanız, mücadeleniz bugün sona eriyor.

Bir sonraki etkili e-postanızı daha hızlı yazmak için bu ipuçlarını veya araçları kullanın!

Windows için Hiç Duymadığınız En İyi 4 E-posta Uygulaması

Herkesin kullanmayı sevdiği klasik Windows e-posta uygulamalarını hepimiz biliyoruz, peki daha önce hiç duymadığınız bazı uygulamalara ne dersiniz?

Sonrakini Oku

Yazar hakkında