hazırlık 1 Asla amaçsız bir toplantı planlamayın. Bir e-posta veya not ile başarmanız gereken şeyi başarabilirseniz, kendinize ve iş arkadaşlarınıza biraz zaman kazandırmak daha iyi olur. 2 Toplantının nihai amacı olan bir ana eylem öğesiyle başlayın. Hedefiniz veya arzu ettiğiniz sonuç nedir? Neden toplanıyorsun? Ne yapılması gerekiyor? 3 Toplantının hedefini belirledikten sonra, en iyi toplantı türü hakkında biraz düşünün—bire bir mi? İki küçük takım arasında bir seans mı? Ya da sadece lider olan siz, oyun planınız hakkında birkaç önemli oyuncuyla mı konuşuyorsunuz? 4 Birincil odak noktanıza karar verdikten sonra, bu sonucu desteklemek için olması gereken her şeyi ana hatlarıyla belirtin. Planı bir bütün olarak daha küçük eylem öğelerine basitleştirin; tamamı somut, somut ve bir gruba atanabilir. 5 Pek çok ofis zaten uzaktan çalışma özelliğine sahiptir ve Zoom, Skype veya Google Meet gibi yaygın sanal toplantı uygulamalarını kullanır. Siz veya şirketiniz uzak toplantı alanları dünyasında yeniyseniz, biraz araştırma yapın ve ihtiyaçlarınız için en iyi sanal toplantı uygulamasını seçin. 6 Toplantınızın ne kadar sürmesi gerektiğine karar verin; Genel bir kural olarak, toplantınız bir saatten fazla sürmemelidir. Toplantınızın süresi için, her biri belirli bir şeye ayrılmış farklı, tanımlanmış bloklara ayrılan toplam sürenizi bölümlere ayırarak basit bir program oluşturun. 7 Gerçekten bir saati aşması gereken bir toplantı olması durumunda, arada kısa bir mola uygun olabilir. Uzun bir mesafe olması planlanıyorsa, beş dakika planlayın. 8 Ev ofisiniz veya çalışma alanınız henüz sanal bir toplantı için donatılmamışsa, toplantı gününden önce her şeyin gemi şeklinde olduğundan emin olun. Hafif, nötr bir arka plan ve güçlü bir aydınlatma kaynağı, profesyonel bir küçük resim görüntüsü oluşturur. 9 Sanal toplantınızı yürütürken katılanların başvurması için önceden bir gündem sayfası hazırlayın. Bu sayfa, siz konuşurken yanınızda kalmalarına yardımcı olacaktır; ayrıca toplantı için vizyonunuzu netleştirmenize ve kendi düşüncelerinizi düzenlemenize yardımcı olacaktır. 10 Resmi bir slayt gösterisi veya PowerPoint sunumu, özellikle bu sınırlı zaman çerçevesinde paylaşacak çok sayıda gerçek, istatistik veya rakamınız varsa, zaman kazandırabilir. 11 Bir kaynak dijital olarak paylaşılabiliyorsa, köprülerin, belgelerin ve kaynakların bir listesini sağlamak her zaman daha hızlıdır. Toplantı sırasında bilmeleri gereken her şeyi onlara öğretmekten ziyade ekibiniz için referanslar kendisi. Daha kapsamlı bir eğitim oturumu gerekiyorsa, mümkünse ayrı ayrı ve gruplar halinde planlanmalıdır. 12 Hala üzerinde çalıştığınız engelleri ve bilinmeyenleri belirleyin. Gerekirse, açık bir tartışma için biraz zaman planlayın. Önümüzdeki yolun belirsiz olup olmadığını belirlemek için birkaç farklı olasılık belirleyin. 13 Konuşmanızı yaptıktan sonra başvurmak için kendinize bir kontrol listesi verin. Bu, ekibinize iletmeniz gereken her şeyin yanı sıra eylem öğelerinizin ve lojistik olarak onlara giden her şeyin bir listesi olmalıdır. Bu hüküm, hiçbir şeyin o anda unutulmamasını sağlar.
Davet etmek 14 Eylem öğeleri listenizi değerlendirin ve bunlarla etkili ve verimli bir şekilde ilgilenmek için oluşturmanız gereken ekibi gözünüzde canlandırın. Kimlerin katılması gerekiyor? Her bir katılımcının dahil edilme nedeni nedir? 15 Yalnızca ihtiyacınız olan kişileri davet edin. Belirli bir sayıyla sınırlı hissetmemeniz gerekirken, önemli birini unutmadan konuk listenizi olabildiğince basit tutmak her zaman işe yarar. 16 Katılımcı listenizi mümkün olduğunca önceden davet edin. Gerektiğinde veya acil bir durumda son dakika toplantıları uygundur; Ancak daha karmaşık, organize projeler planlarken, aklınız her zaman birkaç hafta ileride olmalıdır. Günü 17 Başlamadan önce, özellikle evden bağlanıyorsanız, dikkatinizi dağıtabilecek olası alanlarınızı temizleyin. 18 Önceden öğle yemeği veya hızlı bir atıştırmalık yiyin ve yanınızda bir bardak su için. 19 Tıpkı diğer profesyonel karşılaşmalarda olduğu gibi, görünümünüz de terbiyeli ve ofis dostu olmalıdır. 20 Toplantınızdan önce bir mikrofon, kamera ve Wi-Fi kontrolü, gösteri sırasında talihsiz bir teknik aksaklığı önlemenin bir yoludur. Dizüstü bilgisayar kullanıyorsanız, prize takılı, şarjlı ve gürlemeye hazır olduğunuzdan emin olun. 21 Web kameranız sizi göz hizasında karşılamalıdır. Pencereyi web kamerasının gözüne mümkün olduğunca yakın sıkıştırmaya çalışın. Toplantı yapacağınız kişileri izlemek için beslemenizi rahat tutmak istiyorsunuz. Göz teması yardımcı olur. 22 Gerginseniz veya çevrimiçi bir uzaktan toplantıya hiç katılmadıysanız, önceden kamera karşısında kimse izlemeden pratik yapın. Ekrandaki gülümsemeniz muhtemelen gerçek gülümsemenizden çok daha farklı görünecek ve hissedilecektir; kamera karşısında duygulanmak bir beceridir, ancak birkaç sanal toplantıdan sonra bunun hakkında düşünmenize bile gerek kalmayacak. 23 Telefonunuzu sessize alın; masaüstü bildirimlerinizi ve toplantı sırasında gürültü çıkarabilecek her şeyi kapatın. Mümkünse, son dakika mesajlarını yanıtlamak veya aktif olarak izlediğiniz önemli herhangi bir şeyi kontrol etmek için toplantınızdan hemen önce biraz zaman ayırın. 24 Hızlı notlar ve yapılacaklar için bir not alma uygulamanız veya bir not defteriniz ve bir kaleminiz olmalıdır. Kimin konuştuğu ve ne söylendiği ile ilgilenmeli, meşgul olmalı ve ilgilenmelisiniz. Sırasında 25 Toplantının organizatörü sizseniz, acele etmeyin. Derhal ve zamanında başlayın ve ilk eylem öğenize odaklanmadan önce söylenmesi gerekenleri söyleyin. 26 Uygunsa, toplantı tutanaklarını kaydetmesi için birini görevlendirmeniz gerekebilir. Bazı işbirlikçi yazılım türleri bunu sizin için gerçekten yapabilir. Belgeleme, toplantıya katılmayanları hızlı bir şekilde yakalamanın en hızlı yoludur ve ilgili herkesin gerçekte söylenen ve paylaşılanlardan sorumlu olmasını sağlar. Mümkünse atlamamaya çalışın. 27 Toplantının boyutuna ve niteliğine göre tanıtımlar sıralı olabilir. Gerekirse toplantınızın başında tanıtımlar için özel bir zaman dilimi planlayın. 28 Her eylem öğesine roller atamak, doğal olarak herhangi bir sanal toplantının en önemli bölümlerinden biri olacaktır. Yine, toplantı başlamadan önce bu rollerin ne olduğunu ve onları kimin dolduracağını zaten bilmelisiniz. 29 Bir zaman çizelgesi oluşturun ve mümkünse görsel olarak yapın. Bir sonraki üsse ne zaman dokunacağınızı herkese bildirin. Son teslim tarihlerini akıllıca atayın. Yeterince önceden başlayın, böylece herkesin başarılı olmak için fazlasıyla yeterli zamanı olur. 30 Özellikle toplantının başında amaçsız konuşmayı en aza indirin. Biraz ivme kazandıktan sonra, genellikle mikro yönetime devam etmeniz gerekmez. 31 Her bir rolü ve hedefi gözden geçirerek sondaki hızlı bir özet, toplantının sonucunu pekiştirmenin bir yoludur. 32 Toplantı ertelenmeden önce, herkesin ilerlemek için ihtiyaç duyduğu her şeyle birlikte masadan ayrıldığından emin olun. İmzalamadan önce herkes rolünü ve onlardan ne bekleneceğini bilmelidir. Soruları cevaplamak ve herhangi bir karışıklık havasını temizlemek için sonunda birkaç dakika ayırın. 33 Arka uçta kalan zamanınız varsa ve kimse bir şey söylemiyorsa, erken arayın. Herkesin aynı sayfada olduğunu onaylayın ve güne devam edin. Sonrasında 34 Kendiniz veya bir üstünüz tarafından size bir eylem öğesi verildiyse, üzerine atlayın. Hemen kısa vadeli eylem öğeleri üzerinde çalışmaya başlayın. Daha ilerideki şeyleri planlamaya başlayın. 35 Halihazırda bir tane yoksa, yeni bir grup takvimi gelecekte sonraki toplantıları planlamanın uygun bir yolu olabilir. Bu ekip, en azından öngörülebilir gelecekte, sık sık işbirliği yapıyorsa bu özellikle yararlı olacaktır. 36 Talimatları veya emirleri takip ediyorsanız, karşılaştığınız sorunları veya ortaya çıkan soruları takip edin. Acil olmayan sorgular genellikle, ilerledikçe eklediğiniz bir listeye düşürülebilir. Tabii ki, gerçekten sıkışıp kaldıysanız, ayağa kalkmak için her zaman hemen geri dönmelisiniz. 37 Eylem öğenizi bir bütün olarak tamamlamadan önce tüm "kazançlarınızı", küçük şeyleri bile hatırlayın. İlerlemenizi takip etmenin harika bir yoludur ve hayal kırıklığı anlarında çok ihtiyaç duyulan bir moral artışı sağlayabilirler. 38 Siz ve meslektaşlarınız ilerleme kaydettikçe, ufuktan yeni hedefler ve zorluklar ortaya çıkacaktır. Roller gelişecek ve yeni hedefler kendilerini gösterecek - her şeyi gerçek zamanlı olarak bir arada tutmak için açık bir iletişim hattı hayati önem taşımaktadır. Bir ekip üyesi başarılı olduğunda, onlar için sırada ne olduğunu bilmelidir. Her zaman herkese yapacak bir şey ve gidecek bir yer verin. Gelecek 39 Her şeyi takip edin. Çalışmayı düzenliyorsanız, özellikle biri mücadele ediyor gibi görünüyorsa, gerektiği kadar sık tekrar kontrol edin. 40 Toplantıyı boş zamanınızda düşünün. Ne iyi gitti? Ne sürükledi? Sizin ve ekibiniz için neyin işe yarayıp neyin yaramadığını düşünün. Aynı tuzaklara düşmemek için gelecekte elinizden geleni yapın.
Hem Çevrimiçi hem de Çevrimdışı Daha İyi Toplantılar İçin Zaman Kazandıran 5 Uygulama
Toplantıları organize etmek ve yönetmek için doğru araçları kullanırsanız, sanal veya yüz yüze, zamanınızı daha verimli ve üretken bir şekilde harcayabilirsiniz.
Haber bültenimize abone ol
Teknik ipuçları, incelemeler, ücretsiz e-kitaplar ve özel fırsatlar için bültenimize katılın!
Abone olmak için buraya tıklayın
