Ortak Çalışma için Microsoft Teams, OneDrive ve SharePoint Birlikte Nasıl Kullanılır?

Son zamanlarda ortak çalışma alanı uygulamalarının sayısında bir artış görebilirsiniz. Microsoft 365 için bir planınız varsa ek uzaktan çalışma araçlarına ihtiyacınız yoktur. Evde veya ofiste son derece üretken ve dikkat dağıtmayan ortak çalışma için tek ihtiyacınız olan Microsoft Teams, OneDrive ve SharePoint.

Bu makalede, Microsoft Teams, OneDrive ve SharePoint'in görevler/belge yönetimi, uzaktan işbirliği ve konuşmalar konusunda size nasıl yardımcı olabileceğini tartışacağız.

Ortak Çalışma için Microsoft Teams

Microsoft Teams, işbirliği ve iletişim için 360 derecelik bir yaklaşım izler. Siz ve ekibiniz, doğrudan Ekiplerden projenin birçok yönü ile ilgilenebilirsiniz. Ekip toplantıları, bire bir aramalar, mesajlaşma, dosya erişimi yapabilir ve hatalar üzerinde çalışabilirsiniz.

Aşağıdakiler, uzak ve hibrit ekiplerin tam kapasitelerinde çalışmasına olanak tanıyan Microsoft Teams'in iş birliğine dayalı hayati önem taşıyan özellikleridir:

1. Aramalar, Toplantılar ve Metinler

Microsoft Teams, ekip çağrıları ve toplantıları için güçlü bir uygulamadır. Belirli bir ekip grubunun ekip toplantıları için Outlook Takvim'de toplantılar planlayabilirsiniz.

Her üye, hiç kimsenin önemli proje toplantılarını kaçırmaması için otomatik uyarılar alacak. Ekipler ayrıca, uzak konumlardaki ekip üyelerinin toplantıya telefon görüşmeleri yoluyla katılmalarını sağlar.

Microsoft Teams, grup metinleri için iş parçacığı biçimini izler. Etiketleyerek ekip üyelerinin dikkatini çekin @ Mesajlaşma sırasında imzalayın.

2. Ekran paylaşımı

Ekip toplantıları sırasında, üzerine tıklayın. İçeriği paylaş Bilgisayarınızın çeşitli varlıklarını paylaşmak için düğme. Microsoft Teams şunları paylaşmanıza olanak tanır:

• Birden çok pencere, açılır pencere, bildirim ve uygulama ile sorunsuz işbirliği için masaüstü.
• Belirli bir içeriğe odaklanmanız ve masaüstü etkinliğini gizli tutmanız gerektiğinde belirli bir pencere.
• PowerPoint sunumları. İzleyici isterlerse slaytlar arasında gezinebilir.
• Ortak kullanıcı arabirimi/UX tasarımı, ürün tasarımı ve çok daha fazlası için Microsoft Beyaz Tahta.

3. Kamu ve Özel Ekipler

Herkese açık ekip kanalları, harici kişilerle özgürce ortak çalışmanıza olanak tanır. Örneğin, müşterinin geliştiricileriyle işbirliği yaptığınızda grafik tasarımcıları, uygulama geliştiricileri için genel gruplar oluşturun.

Müşterinin projesi dışında bir şey üzerinde çalışırken, ekip üyeleri için özel bir ekip kanalı oluşturmak daha iyidir. Dosyaları paylaşabilir, fikirleri tartışabilir ve müşterinin kapsamı dışında kalan kararlar alabilirsiniz.

Ortak Çalışma için OneDrive

OneDrive, mükemmel veri güvenliğine sahip bir Microsoft bulut depolama hizmetidir. Araç, ekip üyelerinin proje dosyalarına ve belgelerine her yerden erişmesini kolaylaştırır.

Microsoft Teams'de bir ekip kurduğunuzda, OneDrive varsayılan bulut depolama alanı olur. Ekip içinde veya ekipler arasında ortak çalışma için aşağıdaki özelliklerden yararlanabilirsiniz:

1. Dosyaları Depolama ve Senkronize Etme

Her proje için paylaşılan bir kitaplık oluşturabilirsiniz. Ardından, proje üzerinde çalışması gereken ekip üyelerini ekleyin. Artık tüm üyeler bu kitaplıkta oluşturduğunuz veya yüklediğiniz dosyalara erişebilir.

OneDrive'ın uygulamaları, cihazınızı bulut platformuyla senkronize eder ve en son dosyayı otomatik olarak yerel sürücüye kaydeder. Bu nedenle siz ve ekibiniz bir süre internet olmasa bile proje belgeleri üzerinde çalışabilirsiniz. Yine de, cihazınız çevrimdışıyken herhangi bir gerçek zamanlı işbirliği kullanılamaz.

2. Paylaşımı ve Erişimi Kontrol Etme

Verilerinizin kontrolü tamamen sizde. Herhangi bir Microsoft Teams grubunda veya OneDrive'ın paylaşılan kitaplığında herhangi bir dosya paylaşmadığınız sürece, dosyanız tamamen özeldir. Herhangi bir dosyayı acilen paylaşmanız gerekiyorsa, dosyayı paylaşılan bir kitaplığa veya Teams grubuna sürükleyip bırakmanız yeterlidir.

Proje dosyaları ve belgeler için çeşitli erişim kontrolleri ayarlayabilirsiniz. Yaklaşan Bilgisayar Güvenliği Günü için bir blog üzerinde çalıştığınızı düşünelim. Ekipten yaratıcı girdiye ihtiyacınız var.

İçerik bağlantısını birkaç ekip üyesiyle manuel olarak paylaşabilir ve gereksiz yere tüm ekiple paylaşamazsınız. Ardından, içerik indirmeyi kısıtlayabilir, yalnızca inceleme erişimi sağlayabilir vb.

3. Ortak Çalışanı Etiketleme

İçerik editörleri, yayıncılar, proje yöneticileri belge etiketlemeyi uygulayarak görev yüklerini azaltabilir. Bir taslak blog düzenliyorsanız ve yazarın içeriğe bazı geçmiş verileri eklemesine ihtiyacınız varsa, bunları kullanarak belgede bunlardan bahsedebilirsiniz. @ işaret.

Yazar veya içerik oluşturucu, dosyaya ve yoruma bir bağlantı içeren otomatik bir e-posta alır. Mesajlaşma uygulamaları veya sesli aramalar yoluyla içerik oluşturucuyu kovalamaya gerek yoktur. Bu size ve ekibinize büyük ölçüde zaman kazandırır.

4. Gerçek Zamanlı Düzenleme

Gerçek zamanlı düzenlemeye geçerek içerik oluşturma ve onay süresini kısaltabilirsiniz. Yüksek hacimli içerik projeleri için ekibiniz bu yaklaşımı benimsemelidir.

Siz ve proje ekibiniz aynı Excel, Word veya PowerPoint dosyasını tarayıcıda açabilirsiniz. İçerik oluşturucuların, düzenleyicilerin ve onaylayıcıların yaptığı tüm değişiklikler tüm ortak çalışanlara gösterilir.

Ortak Çalışma için SharePoint

Herhangi bir proje için varsayılan intranet portalı olarak Microsoft SharePoint'i kullanabilirsiniz. Herhangi bir arka uç sunucusunu yönetmeden çevrimiçi olarak herhangi bir projenin görevlerini, raporlarını, iş akışlarını ve çıktılarını güvenli bir şekilde dağıtabilirsiniz.

Tamamen uzak veya hibrit bir iş gücüyle ortak çalışma için kullanmak isteyeceğiniz SharePoint özelliklerinin bir listesi:

1. İçerik yönetimi

Belgeler, dosyalar, resimler, tasarım varlıkları, telefon kişileri, e-posta kişileri ve videolar gibi proje verilerini SharePoint'te zahmetsizce yönetebilirsiniz. Bir SharePoint sitesindeki her dosya için ayrı segmentler oluşturabilirsiniz.

Ekip üyelerinin dosyalara her yerden kolayca erişebilmesi için meta veri tabanlı bir arama programı ekleyebilirsiniz. SharePoint mobil uyumlu bir uygulama olduğundan, kullanıcılar dosyalara mobilden de erişebilir.

2. İletişim Sitesi

Görsel iletişim için SharePoint kullanabilirsiniz. Örneğin, ekip üyeleri, müşteriler, satıcılar vb. gibi kitleler için intranetinizde farklı iletişim siteleri oluşturun.

Artık bir proje, ürün veya hizmetle ilgili güncellemeleri tek tıkla yukarıda belirtilen sitelere gönderebilirsiniz. Proje durumu panolarını yayınlamak ve müşterilerinizden yorumlar toplamak için SharePoint'teki iletişim sitelerini kullanabilirsiniz.

SharePoint siteleri, proje yönetimi için kolaylıkla takvim etkinlikleri, zaman çizelgeleri ve görevler eklemenize de olanak tanır.

3. Paylaşım ve İzin Kontrolü

SharePoint'te farklı paylaşım kuralları ve düzeyleri belirleyebilirsiniz. Örneğin, ekip üyeleri düzenleme erişimine sahip olabilir, harici ortak çalışanlar görüntüleme erişimine sahip olabilir ve müşteriler SharePoint'teki bir proje sitesi üzerinde tam denetime sahip olabilir.

SharePoint sitelerinde, uygun güvenlikle kolay içerik erişimi için yararlanabileceğiniz çeşitli izin denetimleri vardır. Tam Denetim, Tasarım, Düzenleme, Katkıda Bulun ve Oku arasından seçim yapabilirsiniz.

Üretken ve Ekonomik İşbirliği

Microsoft Teams, OneDrive ve SharePoint'in tüm bu ortak çalışma özelliklerini kullanmak çok kolay.

Artık proje görevleri, belge yönetimi, gerçek zamanlı beyaz tahta ve ekip işbirliğine her yerden başlayabilirsiniz.

Microsoft Teams'de Ekibinizi Yönetmenin En İyi 9 Yolu

Microsoft Teams ile bir plan oluşturabilir, işleri organize edebilir ve ekip lideri olarak sorunsuz bir şekilde işbirliği yapabilirsiniz. İşte başlamanıza yardımcı olacak bazı ipuçları!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında