DRY Prensibi ile Zaman Yönetimi Nasıl İyileştirilir

Bir ofiste veya evden çalışıyorsanız, çıktılarınızın çoğunun dijital olma ihtimali vardır ve bu genellikle günlük olarak yaptığınız zaman alıcı veya tekrarlayan görevlerle birlikte gelir.

“Daha akıllıca çalışın, daha çok değil” ifadesini duymuş olabilirsiniz ve işte tam da bu noktada KURU Prensibi devreye giriyor. DRY, Kendini Tekrar Etme anlamına gelir ve zaman yönetimini ve üretkenliği nasıl iyileştirebileceğinizi tam olarak özetler.

DRY Prensibi Nasıl Çalışır?

DRY İlkesinden ilk olarak 1999'da yayınlanan bir kitap olan The Pragmatic Programmer'da bahsedildi ve programcılar tarafından kodu düzene sokmak için kullanıldı. Bunun arkasındaki temel dayanak, aynı iş akışlarını defalarca manuel olarak tekrarlamak yerine, zamandan tasarruf etmek için bu süreci otomatikleştirmenizdir.

Yüzeyde, bu kulağa bariz gelebilir, ancak çalışanların her gün tekrarladığı birçok görev vardır. Örneğin, günlük olarak kaç tane e-posta alıyor ve yazıyorsunuz? Gönderdiğiniz her e-posta için temelde aynı yapıyı biraz farklı ifadelerle yeniden oluşturuyorsunuz ve bu oldukça zaman alıcı.

İlişkili: Proje Yöneticileri İçin En İyi Raporlama Araçları

DRY Prensibi, işyerinde yaptığınız tüm eylemleri tek tek not almanızı gerektirir. Bu gereksinimi karşılamak için aşağıdaki kategorilere giren görevleri dahil edebilirsiniz:

• İstemcilerden gelen iletiler gibi planlanmamış.
• Yıllık raporlar veya bire bir gibi aylık ve yıllık sorumluluklar.
• Rutin veya her gün yaptığınız şeyler.

Bu listeyle, hangilerinin DRY Prensibi ile çalıştığını anlamaya başlayabilirsiniz. Her birinin ne kadar tekrarlayıcı, zaman alıcı ve/veya yıldırıcı olduğuna dikkat edin ve bunları not alın. En iyi yarışmacılarınız DRY Prensibi için ana konular olacak ve onları olabildiğince otomatikleştirmeye başlayabilirsiniz.

Tamamen otomatikleştiremeyeceğiniz bazı şeyler olacaktır ve bu durumlarda sorumluluğun bazı yönlerini düzenleyebilirsiniz.

E-postalarınız için Şablonlar Oluşturun

Çıktınızı otomatikleştirmenin en basit ve tartışmasız en iyi yollarından biri bir şablon oluşturmaktır. Belirtildiği gibi, tamamladığınız eylemlerin çoğu, büyük olasılıkla, müşterilere gönderilen e-postalar ve aylık raporlar gibi aynı belirli yapıya dayanır. Bir şablon bankasına sahip olmak, tekrarı önemli ölçüde azaltır.

E-postalarınızı iki farklı şekilde otomatikleştirebilirsiniz. gibi bir uygulama kullanabilirsiniz Metin Genişletici, metin bölümlerini Kısaltmalar sekmesine gidin ve bir sonraki e-postanızı yazmaya gittiğinizde, kullanmak istediğiniz kısaltmayı yazın, otomatik olarak o metni üretecektir. Aynı şekilde bunu Slack ve diğer anlık mesajlaşma servislerinde de kullanabilirsiniz.

İlişkili: Outlook ve Gmail'de Otomatik Olarak CC veya BCC Nasıl Yapılır?

Alternatif olarak, e-postalarınızı uygulama içinde otomatikleştirebilirsiniz. Outlook 365'te aşağıdakileri yapmanız yeterlidir:

1. Kaydetmek istediğiniz metni vurgulayın.
2. şuraya git Sokmak sekmesini ve tıklayın Hızlı Parçalar.
3. Tıklamak Seçimi Hızlı Parça Galerisi'ne kaydedin.
4. Adlandırın ve ardından TAMAM.
5. Kullanmak istediğinizde şuraya gidin: Ekle > Hızlı Parçalar ve kullanmak istediğinizi seçin.

Gmail için şunları sağlamanız gerekir: şablonlar etkinleştirilir. basitçe git Ayarlar > Gelişmiş > Şablonlar ve tıklayın Etkinleştir > Tamam. Ardından, şu adımları izleyin:

1. Bir e-postada, istediğiniz metni vurgulayın.
2. E-postanızdaki üç dikey noktayı tıklayın, şuraya gidin: şablonlar ve tıklayın Taslağı şablon olarak kaydedin.
3. Ardından, kullanmak için bir e-postadaki dikey noktalara tıklayın, şuraya gidin: şablonlar ve kullanmak istediğinizi seçin.

Çalışmanız için Şablonlar Oluşturun

E-postalara çok benzer şekilde, tamamladığınız hemen hemen her iş parçası için şablonlar oluşturabilirsiniz. Bunun bir rapor, elektronik tablo, proje veya başka bir şey olup olmadığı. Amaç, her eylemde mümkün olduğunca az tekrar kullanmaktır, bu nedenle bir şablona sahip olmak bunu kolayca ele alır.

Microsoft ve Google, aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda şablona sahiptir veya kendinizinkini oluşturabilirsiniz. İlk kurulum zaman alsa da, uzun vadede kendini fazlasıyla amorti edecektir. Aynı şekilde, düzenli olarak slayt gösterileri sunuyorsanız, geri dönüp gerektiği gibi düzenleyebileceğiniz standart bir şablon yapın.

İlişkili: Sıfırdan Profesyonel Fatura Oluşturun

Tüm şablonlarınızı, gerektiğinde arayabilmeniz için belirli bir konuma kaydettiğinizden emin olun. Bunlardan birinin size zaman kazandırmadığını fark ederseniz, yazınızı bilgilendirmek için önceki çalışmanızdan metin kullanın.

Rutin Görevlerinizi Otomatikleştirin

Yaptığınız, inanılmaz derecede tekrarlayan çok sayıda görev var. Etkinlikleri planlamak, yapılacaklar listenizi yazmak, not almak, dosyaları kaydetmek ve çok daha fazlası. Yapmanız yalnızca birkaç dakikanızı alsa da, hızla toplanır ve dikkatinizi işinizden uzaklaştırır.

Zapier en çok kullandığınız uygulamalar arasında iletişimi sağladığından ve görevleri tamamlamak için veri gönderdiğinden, birden çok iş akışını düzene sokmak için harika bir uygulamadır. Örneğin, Gmail ve Google Drive kullanıyorsanız, e-posta eklerinizin otomatik olarak Google Drive'ınıza kaydedildiği bir iş akışı ayarlayabilirsiniz. Bu, orta adamı olduğu gibi keser.

Ücretsiz hesabınızı oluşturduğunuzda, aşağıdakileri yapmanız yeterlidir:

1. Senden Gösterge Paneli, Tıklayın Zap Oluştur.
2. Aramak kullandığınız bir uygulama için, bir etkinliğin gerçekleştiği yer, örneğin Gmail.
3. Seçin Tetikleyici olay, örneğin, bir e-posta alırsınız.
4. Uygulamayı bağlayın.
5. Verilerin gönderilmesini istediğiniz uygulamayı, yani Google Drive'ı seçin.
6. Sonucu seçin, yani bir dosyayı kaydeder.

Zap kurulumunuz ile bu süreç tamamen otomatik hale gelecektir.

DRY İlkesini Kapsadınız

Tüm bu işlemler arka planda gerçekleşirken, zamanınız boşalır, böylece tekrar eden işleri manuel olarak tamamlama konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. Tüm üretkenlik araçları arasında DRY Prensibi, zaman yönetiminin en verimli şekilde çalışmasını sağlar.

Gelecekte veriminizi en üst düzeye çıkarmak için şimdi sahip olduğunuz zamanı kullanın ve en önemli şeylere gününüzün çok daha fazlasını ayırabileceğinizi göreceksiniz. DRY İlkesini uygulayabileceğiniz şeyler her zaman vardır, bu nedenle iş yükünüze bir göz atın ve neyi otomatikleştirebileceğinizi görün.

Zapier Kullanarak Otomatikleştirebileceğiniz 9 Günlük Görev

İşte zamandan tasarruf etmek ve hayatı kolaylaştırmak için Zapier'de kodlama yapmadan otomatikleştirebileceğiniz bazı günlük görevler.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında