Bilmeniz Gereken En İyi 8 Proje Yönetim Raporu Türü

Proje yönetimi raporları, anlaşılması kolay bir biçimde projeyle ilgili kritik verileri içeren üst düzey genel bakışa atıfta bulunur. Bunlar, bir projenin çeşitli yönlerine odaklanır ve mevcut duruma, olası veya mevcut sorunlara ve bunların çözümlerine ışık tutar.

Ekiplerinize gerçek zamanlı içgörüler sağlayabilecek en önemli proje raporları türleri hakkında bilgi edinin.

1. Proje Panosu/Sağlık

Bir proje panosu veya sistem durumu raporu, projenin nasıl gittiğini ve ekibin performansı artırmak için neler yapabileceğini bilmenizi sağlar. Genellikle bu raporu müşteriye veya diğer paydaşlara sunarsınız. Böylece ilerleme ve karlılık gibi bilgileri görselleştirebilirler.

Ayrıca projenin yoldan çıkıp çıkmadığını ve onu tekrar rayına oturtmak için neler yapabileceğinizi belirlemeye yardımcı olur.

Bir proje gösterge tablosu raporu, proje sağlığı da dahil olmak üzere genel portföyü içermelidir (proje durumu yeşil, sarı veya kırmızı renk), belirli bir projenin kilometre taşı ilerlemesi, bütçeyi karşılaştıran proje karlılığı ve maliyet ve proje ilerlemesi Programa göre.

2. Görevler ve Proje Durumu

Proje yönetimiyle ilgileniyorsanız, hazırlamanız gereken en yaygın rapor türüdür. Bu raporu haftalık veya aylık olarak hazırlamanız gerekebilir. Takımın bir projenin hedeflerine ulaşmak için ne kadar ileri gittiğini göstermeyi amaçlar.

Bu tür raporları düzenli olarak hazırlamanız gerekiyorsa, zamandan ve emekten tasarruf etmek için süreci otomatikleştirmek daha iyidir. Raporu doldurmak için görev yönetimi aracı verilerinizi kullanabilirsiniz.

Rapor için standart bir şablon da kullanabilirsiniz. Her seferinde sıfırdan bir durum raporu oluşturma zahmetinden kurtulmanıza yardımcı olur.

3. Kaynak ve Beceri Kullanılabilirliği

Kaynak kullanılabilirliği raporları her proje yöneticisi için gereklidir. Bu raporu kullanarak, görevleri doğru ekip üyesine atayabilir ve devredebilirsiniz. Hangi ekip üyesinin ne zaman meşgul olduğunu gösterir.

Yeni bir proje için bir program yapmayı planlıyorsanız veya boş birini arıyorsanız görev delegasyonu, bu rapordaki kullanılabilirliği kontrol edin. Ayrıca yardıma ihtiyacı olabilecek tam kapasite çalışan üyeleri de bulabilirsiniz.

Böylece daha yüksek verimlilik ve daha hızlı sonuçlar için eşit görev dağılımı sağlayabilirsiniz.

4. Proje Riskleri

Her proje belirli sayıda risk içerir. Bu nedenle, risk raporunuz bir projeyle ilgili tüm algılanan ve gerçek riskleri içermelidir. Bu raporu ayda bir kez göndermeniz gerekebilir.

Ancak, ekip arkadaşlarınızı gerçek zamanlı olarak düşünebilecekleri tüm riskleri kaydetmeye teşvik edin. Rapor oluşturmanız gerektiğinde tüm verileri tek bir yerden almanıza yardımcı olur.

Raporunuz, tüm riskleri listelemenin yanı sıra, yalnızca üst düzey riskleri ayrıntılı olarak ve düşük düzeydeki riskleri nasıl yönetmeyi planladığınızın bir özetini içerebilir. Riskleri bir elektronik tabloya kaydedebilirsiniz, ancak bir proje yönetim aracından yardım almak daha iyidir.

5. Bütçe ve Giderler

Farklı amaçlar için bir bütçe raporu oluşturmanız gerekir. Müşteriniz için proje sonunda yaptığınız bütçe raporu en yaygın olanıdır. Ayrıca proje devam ederken birden çok kez gider raporu oluşturabilirsiniz.

Proje giderinin kontrolden çıkıp çıkmadığını belirlemede ekibe yardımcı olacaktır. Bu gibi durumlarda maliyeti anında kontrol edebilir ve proje bittiğinde harcamanın bütçe limitini aşması durumunda şaşırmanıza gerek kalmaz.

Bir bütçe ve gider raporu, bir projenin her bir görevi veya bölümü için tahmini bütçeyi ve fiili maliyeti içermelidir. Rapor oluşturma sırasında tüm harcamaları birleştirmede sorun yaşamamak için tüm harcamaları gerçek zamanlı olarak kaydettiğinizden emin olun.

6. Zaman Takibi

Birçok müşteri, bir projede harcanan zamana göre ödeme yapar. Onlar için proje tamamlandıktan sonra zaman raporları oluşturmak zorunludur. Rapor, ekip üyelerinin bir projeyle ilgili görevlere ne kadar zaman ayırdığını gösterir.

Bu rapor ayrıca her bir görev için harcanan toplam süreyi ve her bir ekip üyesinin yatırım yaptığı süreyi de gösterecektir. Bunun dışında takım performansınızı ve bireysel verimliliğinizi artırmak için zaman takibini kullanabilirsiniz.

Ekip arkadaşlarınızın çeşitli görevlerde harcadıkları zamanı analiz ettikten sonra, işi kimin daha verimli yapabileceğini kolayca öğrenebilirsiniz. Daha sonra kişilere hızlı ve ustalıkla yapabilecekleri görevler atayabilirsiniz.

7. Hatalar ve Sorunlar

Herhangi bir sorun veya hata olmadan bir projeye sahip olmak mümkün olmasa da, kesinlikle sayımı minimumda tutmak için çalışabilirsiniz.

Belirlenen hatalar ve sorunlar hakkında ayrıntılı bir rapor hazırlamak, projeyi zamanında teslim etmek için bu sorunlara hızlı çözümler bulmanızı sağlayacaktır. Bir proje hata veya sorun raporu, sorun veya hata numarası, tanımlama tarihi, ortaya çıkan sorun, açıklama, öncelik, çözüm ve hata durumu gibi önemli bilgileri içermelidir.

Bir proje yaşam döngüsü boyunca bu tür raporların düzenli güncellemeleri dikkat dağınıklığını en aza indirmek ve müşteri hayal kırıklığını önlemek. Ayrıca sizi proje gecikmesi ve ceza riskinden de kurtaracaktır.

8. Varyans Analizi

Fark raporu, bir projenin doğru yolda olup olmadığını anlamanın harika bir yoludur. Bu raporda, bir projenin çeşitli yönlerinin tahmini ve sonucu arasındaki farkı analiz eder ve karşılaştırırsınız. Bu raporda, her iki veriyi de ölçmek için standart bir metrik kullanın.

Bu rapor, planınızın ilerisinde mi, azalıyor mu, yoksa programa uygun mu olduğunuzu belirlemenize yardımcı olacaktır. Raporda bütçenizi, kaynağınızı, kapsamınızı veya zamanlamanızı karşılaştırabilirsiniz.

Ancak, proje yöneticileri genellikle bir projenin bütçesini, giderini ve çalışma eğilimlerini analiz etmek için bu raporu seçer. Bu tür raporların oluşturulma süresi projeden projeye değişir. Müşterilerin bir projenin sonunda bu rapora ihtiyacı olsa da, daha iyi içgörüler elde etmek için proje yaşam döngüsü boyunca periyodik olarak oluşturmak isteyebilirsiniz.

Sırada Hangi Raporu Oluşturmak İstiyorsunuz?

Artık projeler için oluşturabileceğiniz rapor türlerini ve özelliklerini bildiğinize göre, ihtiyaçlarınıza göre kolayca seçim yapabilirsiniz. Bir raporlama uygulaması kullanıyorsanız, rapor oluşturmak zor ve zaman alıcı olmayacaktır.

İşin iyi yanı, proje yönetim platformlarının çoğu aynı zamanda raporlama araçları olarak da işlev görür.

Proje Yöneticileri için En İyi 8 Raporlama Aracı

Raporlama araçları, tamamlanan projeler veya dahili ekip performansı için rapor oluşturma sürecini basitleştirir. İşte kullanmak için en iyilerinden bazıları!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında