Görev Yönetimini Optimize Etmek için Taahhüt Envanteri Yöntemi Nasıl Kullanılır

Hiç yapacak çok şeyiniz olduğunu ve bunları yapmak için yeterli zamanınızın olmadığını hissettiniz mi? Eğer öyleyse, muhtemelen nüfusun çoğunluğundasınız. İster iş ister ev sorumlulukları olsun, her zaman yapılması gereken bir şeyler vardır.

İş yükünüzün üstesinden gelmek için her türlü farklı üretkenlik tekniğini denemiş olabilirsiniz, ancak yine de kendinizi yetersiz buldunuz. Ancak, zaman yönetiminizi ve görev yönetiminizi geliştirmek istiyorsanız, Taahhüt Envanteri cevabınız olabilir.

Taahhüt Envanteri Nasıl Çalışır?

Taahhüt Envanteri, zamanınızı daha etkin yönetmenizi sağlayan bir görev yönetim aracıdır. Çalışması için biraz planlama gerektirse de, basittir. Esasen, tüm taahhütlerinizin kategorize edilmiş bir envanterini oluşturur ve her bir parçaya ne kadar zaman ayıracağınıza karar verirsiniz.

Yaptığınız envanter işe özel olabilir, bu durumda işinizin bir parçası olarak yaptığınız tüm farklı türdeki görevleri yazarsınız. Bu, örnek olarak yönetim, pazarlama, A projesi, B projesi ve toplantıları içerebilir.

Buradaki fikir, her bir kategorideki işi iyi bir standartta yapmanın ne kadar zaman aldığını yüzde olarak hesaplamaktır. Yüzde toplamınızın %100'ü aştığını tespit ederseniz, envanterinizden neleri çıkaracağınıza karar vermeniz gerekir.

İlişkili: Günlük Yaşamınızda Zihin Haritalarını Kullanmanız İçin Nedenler

Taahhüt Envanteri, zamanınızın tam olarak nereye gitmesi gerektiğini ve neden her şeyi tamamlayamadığınızı gösterir. Sorumluluklarınızı temizlemenize yardımcı olur ve neyin mümkün ve önemli olduğuna odaklanmanıza olanak tanır.

Bir Taahhüt Listesi Oluşturun

Başlamak için, yaptığınız görev kategorileri olması gereken bir taahhütler listesi oluşturmanız gerekecektir. Bu kapsamlı bir liste olmalı ve işinizin bir parçası olarak yapmanız gereken her şeyi içermelidir. Ev yaşamı sorumluluklarınız için ayrı bir envanter oluşturabilir veya bunu işinizle birleştirebilirsiniz.

Trello, birden fazla liste içeren panolar oluşturabileceğiniz ve bunları yan yana görüntüleyebileceğiniz için listenizi oluşturmak için mükemmel bir uygulamadır. Başlamak için şu adımları izleyin:

1. Trello'da, üstte Oluştur > Pano Oluştur.
2. Panonuza bir ad verin ve tıklayın Yaratmak.
3. Tıkla Başlık ilk listenizden, yeniden adlandırmak için “Taahhütler” yazın ve Girmek klavyenizde.
4. Tıklamak Kart ekle yeni bir kategori oluşturmak için, örneğin yönetim.
5. Her kategori için aşağıdaki alana yazabilirsiniz. Kart açıklaması bu kategoriye hangi görevler dahildir.

Artık taahhütler listenize sahip olduğunuza göre, her biri için ihtiyaç duyacağınız sürenin yüzdesini hesaplamaya başlayabilirsiniz. Bu noktada yüzde toplamı konusunda değerli olmayın; her taahhüdün yanına, bunu iyi bir şekilde yapmak için makul olarak ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu yazın.

İlişkili: Trello Panolarınızı Yönetmek İçin İpuçları

Bunu yaptıktan sonra, yüzdeleri toplayabilir ve toplamınızı bulabilirsiniz. Çoğu insanın toplamlarının %100'ü aştığını bulduğu yer burasıdır.

Zamanınız Hakkında Gerçekçi Olmak

Yüzdeler yasası, zamanınızın %100'ünün verebileceğiniz maksimum değer olduğunu belirtir. Taahhütleriniz bundan daha fazlasını gerektiriyorsa, ya düşük performans göstermeniz ya da işleri hiç yapamamanız ihtimali vardır.

Bu nedenle, iyi performans göstermeniz ve zamanınızı doğru bir şekilde yönetmeniz için envanterinizden nelerin kaldırılması gerektiğine karar vermeniz gerekir. Özellikle bir projeden ayrılmak veya insanlara hayır demek anlamına geliyorsa, bu listeden bir şeyler çıkarmak zor olabilir. Ancak, herhangi bir gün veya haftada neyin mümkün olduğu konusunda gerçekçi olmak gerekir.

Şunları yapan iş görevlerini kaldırmak isteyebilirsiniz:

• Kolayca yetki verebilirsiniz.
• Zamanınız olmayan ek sorumluluklar, yani belirli projeler.
• Gerekli değil.

Trello'daki kartları silmek için imlecinizi kartın üzerine getirin, Düzenlemek simgesini seçin ve Arşiv. Taahhütleriniz zamanınızın %100'ünü oluşturana kadar bunu yapmaya devam edin.

İlişkili: Son Teslim Tarihlerini Karşılama ve Görevleri Zamanında Bitirme

Görev Yönetimi için Taahhüt Envanterinizi Kullanın

Taahhüt Envanteriniz tamamlanmış ve kullanıma hazır olduğunda, her bir taahhüt için atadığınız zaman sınırlarına bağlı kalmanız önemlidir. Bu, her bir taahhüt temelinde görevler belirleyerek kolayca yapılabilir.

Örneğin, zamanınızın %15'ini e-postaları kontrol etme, notlar yazma ve toplantı tutanaklarını yazmayı içeren yönetime atadığınızı varsayalım. Bu nedenle, yönetici zamanı, molalar hariç, çalışma saatinizin yalnızca %15'ini almalıdır.

Bunu, önceden oluşturduğunuz panoyu kullanarak Trello'da sorunsuz bir şekilde yönetebilirsiniz. Tıklayarak Trello panonuzda yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz. Başka bir liste ekle.Eklediğiniz her görev (kart) için, Düzenle > Etiketleri düzenle ve taahhütlerinizin her birini temsil edecek bir renk seçin. Bu şekilde, her birine ne kadar zaman harcadığınızı takip edebilirsiniz.

Eğer sen görevleri takviminize planlayın, dijital takviminizde kategoriler ayarlayarak bunu kolayca yönetebilirsiniz. Outlook'ta bunu seçerek yapabilirsiniz. Kategoriler şeritte ve Google Takvim'de etkinliğinizi sağ tıklayın ve o kategoriyi temsil edecek bir renk seçin. Bunu yapmak, haftanıza ve taahhüt envanterinize göre nasıl biriktiğine dair net bir genel bakış sağlayacaktır.

İlişkili: Projeleriniz İçin En İyi Ücretsiz Önceliklendirme Şablonları

Zamanla, yüzdeleri ayarlamanız gerektiğini fark edebilirsiniz. Bunun nedeni, zamanınız konusunda çok cömert olmanız veya yeterince cömert olmamanız olabilir. Bu durumda envanterinizi yeniden değerlendirin ve gerekli değişiklikleri yapın.

Kontrol Altındaki Görevler

Bir Taahhüt Envanteri ile iş yükünüzü nasıl yönettiğinize dair çok daha iyi bir içgörüye sahip olacaksınız. Sorumluluklarınızı etkin bir şekilde önceliklendirmenize yardımcı olacaktır. Her şeyi yapmak için kendinize baskı yapmak kolaydır, ancak gerçek şu ki, kimse bunu yapamaz. Her şeyi sıkıştırmaya çalışmak yerine, bir adım geri atın ve önünüzde ne olduğuna bakın.

Çalışma haftanız boyunca sınırları koyun ve en önemli sorumluluklarda daha iyi performans gösterebileceksiniz. Sadece bu değil, aynı zamanda zamanınızın nerede harcandığına dair geçerli kanıtlara sahip olacaksınız ve gerektiğinde değişiklik yapabileceksiniz.

asana vs. Pazartesi: Mükemmel Proje Yönetim Aracını Seçin

Asana ve Pazartesi, ikisi de popüler proje yönetimi araçlarıdır, ancak bunlar nasıl karşılaştırılır? Hangisinin daha iyi olduğunu bulun!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında