Veritabanı Yönetimi için Microsoft Access'in En İyi 12 Özelliği

Doğru aracı kullanmıyorsanız, veritabanı yönetimi tekrarlayıcı ve telaşlı olabilir. Microsoft Access ile bir ilişki veritabanını sürdürmek kolaylaşır.

Microsoft Access ve ana öğeleri ve özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

Microsoft Access Nedir?

Microsoft Erişimi Microsoft 365 paketiyle birlikte gelen sağlam bir üretkenlik aracıdır. Bu veritabanında verileri kaydedebilir, görüntüleyebilir, düzenleyebilir ve takip edebilirsiniz. Hatta veriler arasında bir ilişki kurabilirsiniz.

Büyük miktarda bilgiyi depolamanın yanı sıra, farklı platformlarda kolay veri alımını ve kullanımını kolaylaştırır. Microsoft Access, zahmetsiz veri senkronizasyonu için diğer araçlarla entegrasyonu da destekler. Başlıca bileşenlerinden bazıları Tablolar, Formlar, Raporlar ve Sorgulardır.

1. Sahne Arkası Görünümü

Microsoft Access Backstage görünümü, Access yazılımını başlattığınızda ancak bir veritabanı açmadığınızda gördüğünüz şeydir. Microsoft Access Backstage görünümü ile kullanıcılar, mevcut bir veritabanını açma ve yeni bir veritabanı oluşturma dahil olmak üzere çok sayıda veritabanı yönetimi görevini gerçekleştirebilir.

Menü paneli, bir veritabanı dosyasına uygulayabileceğiniz komutları içerir. Dosya şeridinden, yeni bir dosya oluşturmak için şablonları arasından seçim yapabilirsiniz.

2. Veri tabanı

Microsoft Access, büyük veritabanları oluşturmanıza ve yönetmenize olanak tanıyan bir veritabanı yönetim sistemidir (DBMS). Bir veritabanı, bilgileri düzenli bir şekilde tutmanıza yardımcı olur.

Microsoft Access 2007 veya sonraki sürümlerinde oluşturulan bir veritabanı dosyası, ACCDB adlı dosya uzantısıyla birlikte gelirken, önceki Access sürümlerinde oluşturulan veritabanları MDB olarak bilinir.

Genellikle, bir Access veritabanının tüm tabloları, formlar, raporlar, makrolar ve modüller gibi diğer nesnelerle birlikte tek bir dosyada depolanır.

3. ilişkiler

İlişki kurarak iki farklı tablo arasında bağlantı oluşturabilirsiniz. Bir ilişki, karşılık gelen verileri içeren iki tablonun alanlarını içerir.

İlişkili: Excel'de Veri Modelini Kullanarak Birden Çok Tablo Arasında İlişkiler Nasıl Oluşturulur

Örneğin, Öğrenci Verileri tablosunun Öğrenci Kimliği alanı, Öğrenci Sonuçları tablosundaki aynı ada sahip bir alanla bağlanabilir. İlişkiler, eksik verileri önlemeye ve bir sorgunun sonuçlarını hızla belirlemeye yardımcı olur.

4. Birincil Anahtarlar

Microsoft Access'te birden çok tablodaki verileri ilişkilendirmek ve anlamlı bir şekilde birleştirmek söz konusu olduğunda, birincil anahtar alanını kullanmanız gerekir. Bir tablonun birincil anahtarı, başka bir tablodaki yabancı anahtardır. Birincil anahtar kaynak tablosuna geri dönmek için birincil anahtar alanı diğer tablolara eklenebilir.

5. tablolar

Access tabloları, satırlar ve sütunlar içeren bir Excel elektronik tablosuna benzer. Ancak Microsoft Access'te satırlar ve sütunlar, kayıtlar ve alanlar olarak adlandırılır.

Ayrıca, verileri bir elektronik tablodan farklı şekilde depolar. Her tür bilgiyi izlemek için bir tablo oluşturmalısınız. Bu işleme normalizasyon adı verilir. Fazlalıklardan kaçınmanıza yardımcı olur ve bir veritabanını esnek hale getirir.

6. Formlar

Microsoft Access formları, her seferinde bir satırdaki verileri görüntülemenize, girmenize ve düzenlemenize olanak tanır. Bir form genellikle, başka bir araca veri göndermek gibi diğer görevleri gerçekleştirmek için komut düğmeleri ve kontroller içerir.

Formları kullanarak, birinin veritabanı bilgileriyle nasıl etkileşime gireceğini kontrol edebilirsiniz. Form oluşturma araçlarını adresinde bulabilirsiniz. Yaratmak Erişim Şeridi menüsünün sekmesi. Burada boş bir form tasarlayarak kendi formunuzu tasarlayabilirsiniz. Ancak en iyi seçenek Form Sihirbazını kullanmaktır.

7. Raporlar

Verileri biçimlendirmek, derlemek ve sunmak için Access raporlarını kullanabilirsiniz. Genellikle belirli bir sorunun yanıtlarını içerir. Güncellenmiş veritabanı bilgilerini almak için istediğiniz zaman bir rapor çalıştırın.

Verileri en verimli şekilde sunmak için bir raporu biçimlendirmek de mümkündür. Görüntülemek, yazdırmak, dışa aktarmak veya e-posta eki olarak göndermek için biçimlendirebilirsiniz.

İlişkili: Microsoft SharePoint Nedir? Kullanmanın Özellikleri ve Faydaları

8. Sorguları

Bir sorgunun işlevi, tablolardan belirli koşulları karşılayan verileri almaktır. Ayrıca önceden tanımlanmış bazı hesaplamaları gerçekleştirmek için de kullanabilirsiniz. Access masaüstü uygulamasında, aynı anda birden çok kaydı güncellemek veya silmek için sorguları kullanabilirsiniz.

Sorgular iki tür olabilir: seçme sorguları ve eylem sorguları. Bir seçme sorgusu, kullanıcıların alınan verileri görüntülemesine, kopyalamasına ve yazdırmasına izin verirken, bir eylem sorgusu verilerle bir görev gerçekleştirebilir.

9. makrolar

Makro, görevleri otomatikleştiren ve formlar, raporlar ve kontroller dahil olmak üzere çeşitli veritabanı bölümlerine işlevsellik ekleyen bir araçtır. Access'te düzenli olarak yaptığınız rapor açma, sorgu çalıştırma, kopyala-yapıştır ve tablo biçimlendirme gibi manuel görevleri otomatikleştiren bir programdır.

Örneğin, bir komut düğmesine makro ekleyerek, o düğmeye tıkladığınızda makronun çalışmasını sağlayabilirsiniz.

İlişkili: Word'de Makroları Kullanmaya Nasıl Başlanır?

10. Modüller

Modül, veritabanınıza işlevsellik ekleyen bir dizi bildirim ve prosedürdür. Bu ifadeler bir birim olarak bir araya getirilir. Modül yazmak için VBA dilini kullanmanız gerekir.

Sınıf modülleri veya standart modüller olabilir. Sınıf modülleri formlar ve raporlarla ilişkilendirilirken standart modüller herhangi bir nesneye bağlı değildir.

11. Giriş Maskeleri

Giriş maskeleri, bir alandaki giriş değerinizin geçerli biçimini gösterir. Ancak, bu özellik yalnızca Access masaüstü veritabanlarında kullanılabilir.

Giriş maskeleri, özellikle telefon numaraları ve Posta Kodları gibi değere duyarlı alanlarda, girilen değerin tutarlılığını sağlayabilir. Her biri noktalı virgülle ayrılmış bir zorunlu ve iki isteğe bağlı bölüm içerir.

12. Doğrulama Kuralları

Bir veritabanına girdiğiniz verileri doğrulamak için bu kuralları kullanabilirsiniz. İfade oluşturucu, kuralı doğru bir şekilde biçimlendirmenize yardımcı olabilir. Microsoft Access'in iki tür doğrulama kuralı vardır:

Alan Doğrulama Kuralı

Bir alan için doğrulama kuralı ayarlarsanız, Access geçerli bir değer girmediğiniz sürece o alandan çıkmanızı engeller. eklediğinizi varsayalım >=#12/01/2021# mülkiyetinde Doğrulama Kuralı tarih alanından. Bu durumda, yalnızca 1 Aralık 2021 ve sonrasındaki tarihleri ​​girmeniz gerekir.

Kayıt Doğrulama Kuralı

Bir kaydı ne zaman kaydedebileceğinizi kontrol etmek için kullanabilirsiniz. Bu kural, aynı tablodaki diğer alanları dikkate alır ve değerlerini karşılaştırır.

İlişkisel Veritabanını Yönetmek için Microsoft Access

İlişkisel bir veritabanını yönetmek söz konusu olduğunda, Microsoft Access iş kullanıcıları için kusursuz bir çözüm sunar. Bu makale, Microsoft Access'in temel özelliklerini tartışarak, araç hakkında temel bir fikre sahip olacağınız bir okumadır.

Microsoft Access kullanarak basit bir veritabanı oluşturmayı öğrenmekle ilgileniyorsanız, aşağıdaki makaleye göz atın.

Microsoft Access'te Veritabanı Nasıl Oluşturulur: Adım Adım Kılavuz

Veritabanı becerilerinizi geliştirmek için Microsoft Access'te basit bir veritabanı oluşturmak ister misiniz? İşte nasıl yapılacağına dair adım adım bir kılavuz.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında