Sıfırdan Profesyonel Fatura Nasıl Oluşturulur: 5 Kolay Adım

Faturalandırma, serbest çalışmanın önemli bir parçasıdır. Bu, sıkı çalışmanızın ve harika hizmetlerinizle müşterilerinize yardım etmek için harcadığınız zamanın kanıtıdır. Faturalandırma otomatikleştirilebilirken, pahalı muhasebe yazılımlarına harcamak için yeterli bütçeniz olmayabilir.

Ayrıca, herkesin kullandığı aynı eski fatura şablonlarını kullanmak markanızın öne çıkmasına yardımcı olmaz. Bu makalede, müşterilerinizi faturalandırmak için sıfırdan bir faturayı nasıl oluşturacağınızı öğreneceksiniz - size özel ve markanızı temsil eden bir fatura.

Adım 1: Temel Öğelerin Bir Listesini Oluşturun

Bir fatura aşağıdaki temel ayrıntıları içerir:

1. Her iki tarafın iş bilgileri: E-postalar, telefon numaraları, adresler vb.
2. Fatura numarası: Faturayı tanımlamak için benzersiz bir numara (örnek: #1001).
3. Veriliş tarihi: Faturayı düzenlediğiniz tarih.
4. Bitiş tarihi: Müşterinin size ödeme yapması gereken tarih.
5. Açıklama: İstemciye teslim ettiğiniz tüm hizmetleri içeren bir sütun.
6. Fiyat: Sunulan her hizmetin birim başına ücretleriniz.
instagram viewer
7. Miktar: Müşterinin satın aldığı hizmet birimi sayısı (örnek: 10 makale).
8. Toplam: Teslim edilen her bir hizmet kaleminin toplam maliyeti, yani miktarla çarpılan fiyat.
9. Ara toplam: Ayarlamalardan önce birleştirilen tüm hizmet kalemlerinin toplam maliyeti.
10. Vergi: Hizmetlerinizi satın alırken müşteri tarafından ödenecek vergi (varsa). Bu süreçte size rehberlik etmesi için muhasebecinize danışın.
11. Alacak miktarı: Müşterinin tüm ayarlamalardan sonra hizmetleriniz karşılığında üstleneceği nihai masraf.
12. Ödeme detayları: Hesap bilgileriniz dahil, kabul ettiğiniz tüm ödeme şekilleri.
13. Şartlar ve koşullar: Anlaşmayı yapmadan önce sizin ve müşterinizin üzerinde mutabık kaldığı şartlar ve koşullar.

İşte bir ipucu: Faturanıza küçük bir minnettarlık jesti eklemek iyi bir fikirdir. "İşiniz için teşekkür ederiz" gibi küçük bir şey, faturanıza çok fazla kişilik katar. Müşterinize, onlarla tekrar iş yapmayı dört gözle beklediğinizi bilmesini sağlar.

Ayrıca indirim yaparken dikkatli olun. Acemi serbest çalışanlar genellikle, sadık kalacaklarını umarak müşterilerine büyük indirimler yapmaya meyillidirler. Ancak bu, ters etkiyle sonuçlanabilir, çünkü müşteriler orijinal fiyatınızı, sunduğunuz değerin yanlış beyanı olarak algılayabilir.

İlgili: Müşterilerin Serbest Çalışanları İşe Alırken Aradıkları Şeyler

2. Adım: Marka Tanımlayıcılarınızı Ekleyin

Harika bir faturayı vasat bir faturadan ayıran şey, ne kadar iyi tasarlandığıdır. İkincisi, tüm gerekli parçaları içerebilir, ancak inanılmaz derecede sıkıcı ve sönük görünebilir. Doğru yapılırsa, faturanız yasal bir belge olmanın yanı sıra incelikli bir pazarlama aracı işlevi görebilir.

Bunu, logonuz, tipografiniz ve marka renkleriniz gibi marka tanımlayıcılarınızı kullanarak yapabilirsiniz. Akıllıca bir renk, yazı tipi ve sözdizimi kombinasyonu sayesinde, müşterinizin faturanıza baktığında ruh halini etkileyebilir ve dikkatlerini en önemli kısımlara yönlendirebilirsiniz.

İlgili: Adobe Photoshop'ta Özel Renk Paleti Nasıl Oluşturulur

3. Adım: Şablonunuzun Düzenini Sonlandırın

Marka tanımlayıcılarınızı eklemeyi bitirdikten sonraki adım, faturanızın düzenini tamamlamaktır. Bu, her şeyi faturanın tüm unsurları birbirini tamamlayacak şekilde düzenlemek anlamına gelir. Buradaki amaç, süresiz olarak kullanılabilecek özel bir şablon oluşturmaktır.

İyi bir şablon, düzenli, güzel, doğru ve sonsuza kadar yeniden kullanılabilir bir şablondur. Merak etmeyin bunun için grafik tasarımcı olmanıza gerek yok. Sadece temel bir tasarım anlayışı ve deney yapma merakı yeterlidir. İlham almak için çevrimiçi şablonlara da bakabilirsiniz.

İlgili: Temel Tasarım Öğeleri ve Nasıl Kullanılacağı

Tasarımcılardan bahsetmişken, bu süreç için birini işe almak iyi bir fikir olabilir. Marka tanımlayıcılarınızı hayal bile edemediğiniz bir şekilde kullanmanıza ve faturanızı daha iyi düzenlemenize yardımcı olabilirler. Sonuçta, birini bir kez işe almak, muhasebe yazılımı için normal bir abonelik ücreti ödemekten çok daha ucuzdur.

Unutmayın, şablonunuz tasarım ve verilerin bir karışımı olmalıdır. Bu, faturanızın gerekli tüm ayrıntılarını doğru bir şekilde göstermesi ve yine de şık görünmesi gerektiği anlamına gelir. Bunu ilk denemede doğru yapmak genellikle zordur, bu yüzden işleri berbat etmekten korkmayın; deneme yanılma yoluyla öğrenin.

4. Adım: Ayrıntıları Doldurun ve Hataları Kontrol Edin

Bir faturada yer alan bilgiler hem yasal hem de profesyonel açıdan çok önemlidir. Yanlış bilgi taşıyan bir fatura, müşteriler için anında bir tehlike işaretidir ve onlarla ilişkinize zarar verebilir, hatta onları sonlandırabilir.

Son ödeme tutarı, ödeme yöntemleriniz ve üzerinde anlaşmaya varılan hüküm ve koşullar özellikle dikkat etmeniz gereken üç noktadır. Unutmayın, hiç kimse bir faturadaki sürprizleri sevmez. Müşterinizin size ödeme yapmasını ne kadar kolaylaştırırsanız, ödemenizi zamanında alma olasılığınız o kadar artar.

Adım 5: Faturayı Müşterinize Gönderin

Her şey yerine oturduktan sonra (muhtemelen çok sayıda revizyondan sonra), faturayı müşterinize gönderin. .docx gibi düzenlenebilir belge biçimlerini kullanmadığınızdan ve bunun yerine .png veya .pdf'yi seçtiğinizden emin olun. İlki, herhangi bir taraf daha sonra belgeyi değiştirirse, ticarete kafa karışıklığı ve güvensizlik ekler.

İlgili: Her Serbest Çalışanın Bilmesi Gereken Müşteri Kırmızı Bayrakları

Yeni bir müşteriye fatura gönderiyorsanız ve e-postada ne yazacağınızı bilmiyorsanız bu şablonu kullanın:

Merhaba [müşteri],

Gereksinimleriniz için [şirketinizin adını] seçtiğiniz için teşekkür ederiz. Lütfen bu e-postanın ekinde [işin teslimi sırasında] teslim edilen iş kalemlerine ilişkin faturanızı bulabilirsiniz.

Herhangi bir şüpheniz varsa veya herhangi bir konuda açıklamaya ihtiyacınız varsa bize bildirmekten çekinmeyin, yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız. Gelecekteki işbirliklerini dört gözle bekliyoruz.

Unutulmaz Bir Fatura Oluşturun

Bir fatura tasarlamak için zaman harcamanın buna değmediğini düşünebilirsiniz, çünkü sonuçta bunun için ödeme alamıyorsunuz. Öyleyse, hazır bir şablon kullanabilecekken neden özel bir şablon oluşturmakla uğraşasınız ki?

Bu doğru olsa da, özel faturanın incelikli ancak güçlü bir pazarlama aracı olduğunu unutmayın. Sadece yetkinliğe ve profesyonelliğe işaret etmekle kalmaz, aynı zamanda her yeni müşteride markanızın izini bırakır ve sizi unutulmaz kılar.

Başarılı Bir Serbest Çalışan Nasıl Olunur: 8 Temel Beceri

Nasıl başarılı bir serbest meslek sahibi olunacağını bilmek ister misiniz? İşte ihtiyacınız olacak bazı temel beceriler!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında