Proje Yönetimi Verimliliğini Artırmanın En İyi 12 Yolu

Bir proje yönetim ekibinin parçasıysanız, üretkenlik için bir üst sınır yoktur. Verimliliğinizi artırmak için her zaman bir alan vardır.

Çeşitli araçlar size yardımcı olabilirken, bir projeye dahil olan herkesin görevi yetkin bir şekilde tamamlamak için bazı yöntemleri izlemesi gerekir. Bir proje üzerinde çalışırken verimliliğinizi artırmak için bugün aşağıdaki uygulamaları kullanın.

1. Planlama Aşaması Çok Önemlidir

Planlama, proje yönetiminin anahtarıdır. Dikkatle planlanmış bir proje, yalnızca başarısını garanti etmez. Ayrıca, her ekip üyesinin doğru zamanda doğru görevi yaptığını onaylayacaktır.

Bu aşamada, belirli hedefler oluşturmak için müşteri tarafındaki tüm gereksinimleri göz önünde bulundurun.

Ardından, görevlerinizi özetlemeye ve bunları takım arkadaşlarınıza dağıtmaya devam edin. Ekip üyelerine görevleri atamadan önce, rollerinden memnun olup olmadıklarını kontrol edin.

İlgili: Görev Planlama için En İyi Ücretsiz Uygulamalar

2. Etkili iletişim

Yalnızca paydaşlar arasındaki iletişim net olduğunda tam bir verimlilikle çalışabilirsiniz. Proje üyelerinin müşteriler ve ekip arkadaşlarıyla aynı sayfada olduğundan emin olun.

Proje gereksinimlerine bağlı olarak, senkronize veya gerçek zamanlı iletişime güvenebilirsiniz. İster sözlü ister sözsüz iletişim kurun, yazışma net olmalıdır.

Herhangi bir yanlış iletişim verimliliğinize zarar verebilir ve projede gecikmeye neden olabilir. Kullanabilirsin Gevşek şeffaf ve belgelenmiş iletişim için.

3. Bilgi Bankası Oluştur

Meslektaşlarınız arasında sorunsuz bir iletişiminiz olsa bile, birden fazla takım arkadaşının aynı bilgiyi birinden istemesi ters etki yapacaktır. Veri paylaşım sürecini zahmetsiz hale getirmek için, aşağıdaki gibi uygulamalarda bir bilgi tabanı veya veri merkezi oluşturmalısınız. Bitrix24.

Gerekli tüm verileri ve talimatları bir bilgi tabanında toplayın ve her proje üyesine bunlara erişim sunun. Yeni proje üyelerine zaman kaybetmeden yardımcı olmak için açıklayıcı eğitim videoları da oluşturabilirsiniz.

4. Proje Zamanını Yönetme ve Bütçeleme

Zaman, bir projenin çok önemli bir özüdür. Proje gecikmeleri, değerli ve uzun vadeli müşterileri kaybetmenize neden olabilir. Bu nedenle, ekibin tam verimliliğini sağlamak için projenin başlangıcında zamanı uygun şekilde bütçelemelisiniz.

Kullan zamanında Her bir kilometre taşını ve görevi tamamlamanız için geçen süreyi kaydetmek için uygulama. Uygulama, verimliliği ve üretkenliği izlemenin yanı sıra, müşterilere fatura sağlamanıza da yardımcı olabilir.

5. Proje Dosyalarını Erişilebilir Hale Getirin

Her proje, yüzlerce belge ve evrak oluşturmayı ve paylaşmayı içerir. Bazı belgeler ayrıca gerçek zamanlı ortak çalışmaya ihtiyaç duyar. Bir dosyaya erişim izni bekleyen bir ekip üyesi yalnızca gecikmelere ve verimsizliğe katkıda bulunacaktır.

gibi herhangi bir içerik yönetim sistemini kullanabilirsiniz. Microsoft SharePoint'i bu, tek bir merkezi depoda saklamanıza izin verir. Sistemin farklı izin seviyeleri, sürüm kontrolü ve denetleme olanağı gibi özelliklere sahip olduğundan emin olun.

6. Riskleri Yönetmeye Hazırlanın

Hiçbir proje potansiyel risklerden arınmış değildir. Bir projenin ortasındaki yersiz sorunlar verimliliği engelleyebilir. Bu nedenle, proje üzerinde çalışmaya başlamadan önce risk değerlendirme sürecinden geçmek zorunludur.

İle SWOT uygulaması, riskleri tanımlayabilir ve bunların neden olabileceği zararları anlayabilirsiniz. Riskin ortaya çıkması durumunda, riskin yönetilmesine yönelik bir çözüm bulmak için görevlendirilen kişilerle tartışın.

7. Tüm Verileri Belgeleyin

Belgeler, bir ekibin hesap verebilirliğini ve verimliliğini artırmanıza yardımcı olur. Bir Zoom toplantısına katıldınız mı? Toplantı notunu yazılı biçimde dağıtın. Sözlü olarak bir karara varıldı mı? Bunu bir e-postayla belgeleyin ve ilgili herkese gönderin.

Belgeler, bir ekibin bir proje sırasında karşılaştığı zorlukları bulmanıza yardımcı olur. Bunlar, gelecekteki projeleriniz için de bir rehber görevi görecektir. kullanabilirsiniz asana Belirli bir görevle ilgili tüm bilgileri sistematik olarak depolamak için görev yorumlama sistemi.

8. Proje Ekibini Akıllıca Seçin

Çok sayıda insan kuruluşunuzun bir parçası olabilir, ancak hepsinin her proje için uygun olmadığını kabul etmeniz gerekir. Farklı projeler farklı beceriler ve deneyimler gerektirir. Bu nedenle bir proje için doğru insanları seçmek, onların azami çabayı göstermelerine yardımcı olacaktır.

Teknik bir içerik yazma projesi için yaratıcı bir yazar tutarsanız, isteseler bile verimli çalışamazlar. Doğru kişiyi seçmek, kişinin yeteneklerini kullanabilmesini sağlayacaktır.

9. Performans Gösteren Ekip Üyesini Ödüllendirin

Küçük kilometre taşlarına zamanında ulaşmak, tüm projenin zamanında tamamlanmasının önünü açar. Yalnızca motive olmuş ve üretken bir ekip, kilometre taşlarına ve proje hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olabilir.

Herkes işi için para alsa da, ödüller ve takdir kesinlikle bir kişiye daha iyi çalışması için ilham verebilir. Bir dönüm noktasına ulaştıktan sonra ekip üyelerini ödüllendirerek, yalnızca alıcı motive olmaz, aynı zamanda diğer ekip üyeleri de bir dahaki sefere ödülü kazanmak için çok çalışır.

10. Geribildirim ve Önerilere Açık Olun

Takım arkadaşlarınızdan gelen yapıcı geri bildirimler, farkında olmadığınız zayıf noktaları bulmanıza yardımcı olabilir. Verimliliğinizi artırma konusunda ciddiyseniz, eleştiri ve öneriler konusunda olumlu olmalısınız. Farklı insanlardan gelen geri bildirimler, kendinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır.

Gizlice geri bildirim toplamak için anonim bir anket formu oluşturmak iyi bir fikirdir. kullanarak ücretsiz anket formu oluşturabilirsiniz. Google Formlar ve bağlantısını meslektaşları arasında dağıtın. Kimliklerini açıklamadan görüş ve önerilerini paylaşabilirler.

İlgili: Google Formlar vs. Microsoft Forms: Hangisini Kullanmalısınız?

Proje yönetimi görevlerini otomatikleştirmek, verimlilik manifoldunu iyileştirebilir. Piyasada bulunan herhangi bir proje yönetim aracını kullanabilirsiniz. Bunu seçmeden önce, uygulamanın projenizin taleplerini karşılayabildiğinden emin olun.

Örneğin, ekibiniz yazılım geliştirme üzerinde çalışıyorsa, aşağıdakileri destekleyen araçlara yönelmek isteyebilirsiniz. Atik proje Yönetimi. Bu günlerde, çoğu proje, hareket halindeyken hazır olmanızı talep ediyor. Bu nedenle proje için seçeceğiniz araçların mobil versiyonu olmalıdır.

12. Üretkenliğinizi Bilin ve Doğaçlama Yapın

Son olarak, eksikliklerinizi öğrenmek ve bunları geliştirmek için verimliliğinizi sürekli takip etmelisiniz. gibi sağlam bir görev yönetimi aracı kullanma Trello bireysel görevlerin ilerlemesini ve genel projeyi size bildirir.

Aynı zamanda uygulamalar, bir hedefe ulaşmak için harcadıkları saatleri karşılaştırarak size bireysel üyelerin verimliliğini gösterebilir. İyileştirilmesi gereken alanları bulmak için bir öz değerlendirme de yapılabilir.

Projelerinizi Verimli Bir Şekilde Tamamlayın

Artık verimliliği artırmak için en iyi yöntemlerden bazılarını bildiğinize göre, bunları uygulamak artan üretkenliği göstermelidir. Günümüz projeleri, ekip üyelerinden maksimum verimlilik gerektirir.

Ekibinizi gelecekteki projelerin zorluklarını üstlenmeye hazırlamak için bir sürekli öğrenme kültürü oluşturmak faydalıdır. Karşılıklı faydalar için ekip üyelerinizi kurum içi bir bilgi tabanına veya çevrimiçi proje yönetimi öğrenimine maruz bırakın.

En İyi 8 Çevrimiçi Proje Yönetimi Kursu

Becerilerinizi geliştirmek ve yeni bir şeyler öğrenmek istiyorsanız, işte en iyi sekiz ücretsiz ve ücretli çevrimiçi proje yönetimi kursu.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında