Proje Yönetimi için Microsoft Outlook Nasıl Kullanılır

Siz veya işiniz Microsoft Outlook'u e-posta uygulamanız olarak zaten kullanıyorsanız, proje yönetimi için tam teşekküllü bir araç olarak kullanmak iyi bir fikirdir. Microsoft Outlook'ta görev listelerinize görevler atayabilir, hatırlatıcılar ayarlayabilir ve bitiş tarihleri ​​ayarlayabilirken neden tanıdık olmayan bir arabirime sahip başka bir ağır yazılım kullanmalısınız?

Verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak, Microsoft Outlook ile kolay bir iştir. Projeleri kategorilere ayırmanıza, etiketlemenize ve çok daha fazlasını yapmanıza yardımcı olan sayısız kullanışlı araçla birlikte gelir. Bir proje yönetim aracı olarak Microsoft Outlook ile yapabileceğiniz her şeye bir göz atalım.

1. Görev Ata

Küçük bir ekiple çalışıyorsanız, Microsoft Outlook'u kullanırken görev atamak basit ve zahmetsizdir. git Yapmak sol panelde ve devam edin Görev ekle.Görevi ekledikten sonra sağ tıklayın ve Bu görevden yeni liste oluştur.

Görev listesini oluşturduktan sonra sağ tıklayın ve Listeyi paylaş. seçeneğiniz olacak

Davet bağlantısı oluştur kişilerin bu görev listesine katılmasına ve düzenlemesine izin vermesi için. Bu özellik, küçük veya orta ölçekli bir ekip içindeki projeleri sıralamak için inanılmaz derecede kullanışlıdır.

2. E-posta Takma Adı Ekle

İş güncellemeleri ve proje iletişimi, çok dikkatli olsanız bile, aldığınız günlük e-postaların telaşında kaybolabilir. Cevapsız bir e-posta, her türlü gecikmeye ve itiraza yol açabilir. Bu sorunla başa çıkmanın basit bir yolu, Microsoft Outlook'ta bir e-posta takma adı oluşturmaktır.

E-posta almak için aynı kişi listesini ve ayarları kullanan ek bir e-posta adresidir. giderek yapabilirsiniz Takma Ad Ekle ve yeni bir e-posta adresi oluşturmak veya mevcut bir e-posta adresini takma adınız olarak kullanmak. Bu adrese gelen tüm e-postalar varsayılan olarak özel bir proje yönetim yazılımına yüklenecektir.

3. Grup Oluştur

Tüm proje üyelerini tüm proje güncellemelerinden haberdar etmeye çalışıyorsanız, kolayca bir grup oluşturabilirsiniz. Bu aynı zamanda takvimleri paylaşma görevini de kolaylaştırır (daha fazlası için).

git İnsanlar sol panelde ve arayın Gruplar ve bir tane oluşturun. Üye eklemeniz istenecek ve bunu yaptıktan sonra, projeyle ilgili tüm e-postaları gönderebileceğiniz ve grup takvimine erişim izni verebileceğiniz bir grup e-posta kimliği gösterilecek. Yeni etkinlikler ayarlayabilir, yaklaşan etkinliklerden haberdar olabilir ve son teslim tarihlerinin ilerisinde kalabilirsiniz.

4. Takvimleri Paylaşın

Bir proje üzerinde çalışırken aynı sayfada olmaktan daha iyi bir şey yoktur. Proje görünürlüğü, proje başarısı için çok önemlidir. Bunu sağlamanın iyi bir yolu, projenin tüm üyelerinin erişebildiği bir proje takvimini paylaşmaktır.

İLGİLİ: Bu Hızlı İpuçları ile Outlook'u Daha Az Dikkat Dağıtan Hale Getirme

Yalnızca başkalarının ne üzerinde çalıştığını görmekle kalmaz, aynı zamanda etkinlik kilometre taşlarına ve yaklaşan önemli proje etkinliklerine de odaklanabilirsiniz. Bunun gibi bir takvim entegrasyonu ile önemli güncellemeleri asla kaçırmazsınız. Artık takviminizi kişilerinizle paylaşabilirsiniz.

Sağ üstte paylaş seçeneğini bulacaksınız ve ayrıca güncel kalmak için proje grubunun takvim etkinliklerini takviminize yansıtmayı da seçebilirsiniz.

5. Bir Projeyi Sürdürmek İçin Kuralları Kullanın

Birkaç sıradan işlemi otomatikleştirmek ve projenizin yanı sıra e-posta gelen kutunuzun da sorumluluğunu almak istiyorsanız, bunu yapmanın kuralları kullanmaktan daha iyi bir yolu yoktur. Başlamak için bir e-postaya sağ tıklayıp şu adrese gidebilirsiniz: Gelişmiş eylemler.

üzerine tıklayın Kural koy açılır menüden. Mevcut e-postayı istediğiniz bir klasöre taşımayı seçebilir ve daha fazlasını yapmak isterseniz Daha fazla seçenek.Ayrıca bir eylem ekleyebilir ve bu alıcıdan her posta aldığınızda ne olacağına karar verebilirsiniz.

6. Her Şeyi Kategorize Et

İşiniz uzak olduğunda ve e-posta üzerinden çok fazla iletişim gerçekleştiğinde, önemli yazışmaları kaçırmamak için farklı projeleri kategorilere ayırmak ve etiketlemek en iyisidir. Bir e-postayı sağ tıklayıp seçebilirsiniz. kategorize et açılır menüden. Şimdi, mevcut kategorilerden birini seçebilir veya yeni bir tane oluşturmaya devam edebilirsiniz.

Mevcut bir kategoride değişiklik yapmanız gerekiyorsa, bunu şuradan yapabilirsiniz: Kategorileri Yönetin.

7. Arama Çubuğunu kullanın

Her şeyi kategorilere ayırmaya veya e-postalarınıza etiketler koymaya inanmıyorsanız, proje e-postalarını aramak için arama çubuğunu kullanabilirsiniz. Alakalı bir anahtar kelime verin ve her seferinde tam olarak aradığınızı bulsun.

İLGİLİ: Outlook Takviminizi Nasıl Renklendirebilirsiniz?

Arama çubuğu, özellikle seçtiğiniz bir klasörde veya bir alt klasörde arama yapmanızı sağlar, böylece işinizi çok daha kolay hale getirir. Büyük bir çabanın yanı sıra zamandan da tasarruf sağlar. Ayrıca, aradığınızı bulmanıza yardımcı olmak için silinen e-postalarda, konuşma geçmişinde arama yapabilir veya konu, anahtar kelime ve alıcı gibi diğer ayrıntıları belirleyebilirsiniz.

8. Projeleri Farklılaştırmak için Yeni Klasörler Oluşturun

Bir proje hakkında bilgi içerecek şekilde her zaman yeni bir klasör oluşturabilirsiniz. Bunu yaptığınızda, projeleri karıştırma veya önemli e-postaları ve son teslim tarihlerini kaçırma şansınız en aza indirilecektir. Tıkla üç satır ekranınızın sol üst kısmında ve açılır menünün sonuna gidin.

orada bulacaksın Yeni dosyave yeni bir klasör oluşturmanız bir saniyeden az sürer.

9. Excel, PowerPoint, Word ve OneNote kullanın

Microsoft Outlook veya web sürümü Outlook.com Excel, PowerPoint, Word ve OneNote ile gömülü olarak gelir. Microsoft'un üretkenlik yazılımı paketine ana sayfadan kolayca erişebilirsiniz. Bunları sol panelde bulabilir ve hemen başlayabilirsiniz.

Bu entegrasyonlar, tek bir ekranın rahatlığından çok kısa sürede sunumlar yapmanıza, notlar eklemenize, elektronik tablolar ve belgeler oluşturmanıza yardımcı olur.

Microsoft Outlook, Proje Yönetimini Kolaylaştırıyor

Çevrimiçi çalışan uzak ekipler için mükemmel olan Microsoft Outlook, görevleri atamak ve sıradan görevleri otomatikleştirmek için son derece kullanışlıdır. Yeni klasörler, alt klasörler, e-posta takma adları oluşturma ve her şeyi kategorilere ayırma seçeneğiniz olduğunda hiçbir şey ters gidemez.

Microsoft Outlook, bir e-postadan görevler oluşturmanıza, yapışkan notlar oluşturmanıza ve her şeyi bir bakışta görebilmeniz için panolar oluşturmanıza olanak sağlayarak proje yönetiminiz için yararlı olabilir. E-posta uygulamanızın tanıdık arayüzüyle birlikte gelen proje yönetimi aracıyla, istediğiniz zaman, istediğiniz yerde üretkenlik araçlarınızın zirvesinde kalabilirsiniz.

Microsoft Outlook için En İyi 5 Araç

Microsoft Outlook'ta bir özelliği mi kaçırıyorsunuz? İşte gelen kutunuza faydalı işlevler ekleyen birkaç Outlook aracı!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında