Yapılacaklar Listenizi Hurdaya Çıkarın: Görev Yönetimi için Takviminizde Nasıl Yaşarsınız?

Herkes bir yapılacaklar listesi duymuştur ve çoğu insan tamamlamaları gereken olağanüstü işleri takip etmek için bu listeyi kullanır. Ancak, her şeyde olduğu gibi, yapılacaklar listeleri hızla kontrolden çıkabilir ve sonunda üretkenliğinizi azaltabilir.

Takviminizde yaşamak, listenizi hurdaya çıkarmak ve bunun yerine bekleyen görevlerinizi takviminize planlamak anlamına gelir. Yapılacaklar size istediğinizden daha fazla soruna neden oluyorsa, bu sizin çözümünüz olabilir.

Yapılacaklar Listesi vs. Takviminizde Yaşamak

Yapılacaklar listelerinde kendi başına yanlış bir şey yoktur, ancak etkili olmaları için çok fazla disiplin gerektirirler. Yapılacaklar son derece açık uçludur ve bunların düzgün çalışmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Bunlar, kullanışlılıklarına zarar verebilecek şeylerden sadece birkaçı:

• Çok uzunlarsa, ezici olabilirler.
• Önceliklendirme için bir bağlam sağlamazlar.
• Birçok gereksiz görevden oluşabilirler.
• Daha küçük, daha zevkli işler yapma ve diğerlerini ihmal etme olasılığınız daha yüksektir.
instagram viewer
• Yapılacaklar listenizi mobil hale getirmek için ekstra uygulamalara ihtiyacınız var.

Öte yandan, takviminizde yaşamak, çalışma şekli nedeniyle bu sorunların çoğunu giderir. Tamamlamanız gereken bir işiniz olduğunda, diğer sorumluluklarınız arasında randevu gibi çalışan takviminize ve programınıza bakarsınız. Bu, otomatik olarak diğer işleriniz bağlamında göreve öncelik vermenizi sağlar.

İlgili: Google Takvimini Windows Masaüstü Takviminiz Yapmanın Yolları

Ek olarak, daha zor ve karmaşık görevleri yapma olasılığınız daha yüksektir, çünkü bunlar zaten planlanmıştır ve bu da ertelemeyi önler. Tüm bunlar, uzun, rahatsız edici listeler olmadan mümkündür çünkü takviminiz, hepsini bir araya getiren çalışan bir bilgi merkezidir.

Çoğu iş yeri zaten Outlook veya Google Takvim gibi bir dijital takvim uygulaması kullanıyor. Bu, ihtiyacınız olan herhangi bir dijital cihazdaki web bağlantısını veya uygulamayı kullanarak onu hareket halindeyken yanınıza alabileceğiniz anlamına gelir.

Takviminizde yaşamak için, yönetiminizi optimize edecek ve yapılacaklar listesi kurallarından çok daha az karmaşık olan birkaç basit kural vardır.

Zaman Engelleme Arkadaşınızdır

Bu, görev takibi için kullandığınız ortam ne olursa olsun, kaçamayacağınız bir şeydir. Zaman engelleme, yapmanız gereken işleri yazmak için haftanızın veya gününüzün başında biraz zaman ayırmak anlamına gelir.

İş çıktınızı önemli ölçüde artıran zaman kazandıran bir girişimdir. Bunu yaparak, önceden nelere dikkat etmeniz gerektiğini zaten biliyorsunuz ve çalışma haftanızın geri kalanını sorumluluklarınızla uğraşarak geçirebilirsiniz.

İlgili: Odağınızı Geliştirmek için Zamanı Engelleyen İpuçları

İşinize başlamadan önce 15-20 dakikanızı takviminizi doldurmaya ayırın. Son teslim tarihlerini göz önünde bulundurarak, toplantılarınız, projeleriniz ve müşteri çalışmalarınız arasındaki süreyi bulun ve işiniz için bir randevu oluşturun.

Yapılacak işlerden biri bir iş arkadaşınızla toplantı ayarlamayı içeriyorsa, toplantıyı takviminizde oluşturun ve onu davet edin. Sanal olarak buluşmak istiyorsanız, kullandığınız dijital konferans uygulamasından bir toplantı bağlantısı eklediğinizden emin olun.

Görevlerinizi Yönetmek için Temaları Kullanın

Takvim randevularınızı kategorilere göre renk kodlaması, görevler, toplantılar, proje çalışmaları ve diğer görevler arasında ayrım yapmanıza büyük ölçüde yardımcı olur. Hızlı bir bakışta, haftanızı neyin oluşturduğunu anlayabilir ve buna göre plan yapabilirsiniz.

Bunu Outlook'ta yapmak için herhangi bir randevuya tıklayın ve şeritte Kategorize Et > Tüm Kategoriler. Seçme Yeni, temanızın adını yazın, bir renk seçin ve ardından Tamam.

İstediğiniz kadar tema için tekrarlayın. Daha sonra oluşturduğunuz her randevuya bir kategori atayabilirsiniz. Google Takvim'de herhangi bir randevuyu sağ tıklayın ve açılan renklerden herhangi birini seçin.

İlgili: Microsoft Outlook'u Google Takvim ile Senkronize Etme Araçları

Kategorileri işin türüne göre adlandırdığınızdan emin olun ve iyi yanıt verdiğiniz renkleri seçin. Bazı kategori örnekleri şunlar olabilir:

• Proje çalışması
• Yönetici ve Görevler
• müşteriler
• Toplantılar
• Eğitim

Takviminizi İş Arkadaşlarınızla Paylaşın

İlerlemenizi diğer personelle paylaşmak için Todolist gibi bir yapılacaklar listesi uygulamasını kullanabilirsiniz, ancak aynı yazılımı kullanmıyorlarsa bunu kolayca göremezler. Ofisinizin varsayılan takviminde yaşamanın ek bir avantajı olduğu yer burasıdır.

Takviminizi paylaşarak, iş arkadaşlarınız ilerlemenizi sadece görüntüleyerek görebilecekler. Bu, gelen kutunuzun ilerleme durumunuzu soran e-postalarla tıkanmasını önler ve onları içinde etiketlemenize bile gerek kalmaz. Ancak, bu şekilde çalıştığınızı bilmelerini sağlayın.

İlgili: Outlook vs. Gmail: Hangi E-posta Hizmeti Daha İyi?

Outlook takviminizi paylaşmak için:

1. Şeritte, tıklayın Takvimi Paylaşın ve duyurmak istediğinizi seçin.
2. Tıklamak Ekle ekibinizin e-posta adreslerini girmek ve ardından TAMAM.
3. Altında izinler, birini seç Başlıkları ve konumları görüntüleyebilir veya Tüm detayları görüntüleyebilir.
4. Tıklamak Uygulamak ve TAMAM.

Google'da paylaşılan bir takvimin nasıl oluşturulacağını öğrenmek için Google Workspace'ten bu resmi videoyu izleyebilirsiniz:

Planlamanız Hakkında Gerçekçi Olun

Takviminizde yaşamak, yapılacaklar listesi önceliklendirme ve zaman yönetimi konularının çoğunu atlasa da, yine de ödevlerinizi nasıl planladığınız konusunda gerçekçi ve akıllı olmanız gerekir. Neyse ki, bunu etkili bir şekilde yönetmek için denenmiş ve test edilmiş bazı ipuçları var:

• Büyük bir görevi tamamlamak için zamanınız yoksa, bunu birkaç küçük görev olarak planlayın.
• Kendinize ihtiyaç duyacağınızı düşündüğünüzden daha fazla zaman verin.
• Toplantıdan hemen önce görevleri yapmaktan kaçının; aralarında 30 dakika ara verin.
• Bir görev acilse, takviminizdeki diğer şeyleri yeniden düzenleyip düzenlemeyeceğinize karar verin.

Büyük olasılıkla, işinizi bitirip boş zamanınız olacak, bu da gün boyunca ortaya çıkan e-postaları ve diğer küçük parçaları takip edebileceğiniz anlamına geliyor.

İlgili: Outlook'un Gecikmeli Teslim Özelliği ile Zaman Yönetimini İyileştirin

Verimliliği Artırmak için Takviminizde Yaşayın

Takviminiz, çalışmalarınızı takip etmek için ihtiyacınız olan tüm kaynaklara zaten sahip olan kullanışlı bir araçtır. Takviminizde yaşamak, iş yükünüzü yönetmek için entegre bir yaklaşım sağlar ve her şeyi tek bir yerde tutar.

Yukarıda belirtilen kuralları kullanarak zamandan tasarruf etme, verimliliğinizi artırma yolunda ilerleyecek ve bunu yaparken daha etkili olacaksınız. Bir deneyin ve ilk etapta neden bir yapılacaklar listesi kullandığınızı merak edebilirsiniz.

Bu Hızlı İpuçları ile Outlook'u Daha Az Dikkat Dağıtan Hale Getirme

Outlook'un dikkatinizi dağıttığını düşündüyseniz, işte yararlı bulabileceğiniz bazı basit ayarlamalar.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında