Microsoft SharePoint ile Yapabileceğinizi Bilmediğiniz 10 Şey

Birçokları için SharePoint, sınırlı işlevlere sahip bir platformdur. Ama durum böyle değil. Bu platformda şimdiye kadar bazılarını bilmediğiniz pek çok şey yapabilirsiniz.

Bu yazıda, iş arkadaşlarınızı kesinlikle şaşırtacak SharePoint'in bu tür özelliklerini açıklayacağız.

1. Fatura İşleme

Kuruluşunuz üçüncü taraf müşterilerle çalışıyorsa, fatura oluşturma ve işleme, iş sürecinizin önemli parçalarıdır. Çoğu kuruluş, fatura yönetimi için harici araçlara güvenir. Yine de, Paylaşım Noktası kullanıcılar, adımların çoğunu kendi yerel platformundan gerçekleştirebilir.

Fatura verilerini toplamak ve bunları SharePoint'e aktarmak için Microsoft Forms'u kullanabilirsiniz. SharePoint'te aynı anda fatura oluşturmak ve gelir analizi yapmak da mümkündür.

İlgili: Google Formlar vs. Microsoft Forms: Hangisini Kullanmalısınız?

Bu süreçler daha az kişinin katılımını gerektirir. Bu nedenle, veri girişi sırasında herhangi bir hata olasılığı daha azdır. Ayrıca, otomatik adımların dahil edilmesi, faturalandırmayı daha hızlı hale getirir. Ayrıca sürecin ilerleyişi hakkında da kolayca bilgi edinebilirsiniz.

2. Alışma Sırasında Kullanım

Bir şirkete yeni insanları işe almak ve işe almak zahmetli bir iştir. Yeni ekip üyesi için olumlu bir deneyim sağlamak için her şey yerinde olmalıdır.

Microsoft Forms ve Power Automate'i SharePoint ile entegre ederek tüm bilgileri tek bir yerde toplayabilir ve tüm departmanlar için bir iş akışı oluşturabilirsiniz. Entegrasyon ve iş akışını ayarladıktan sonra İK yöneticisinin yalnızca her adımı izlemesi gerekir.

Yerleştirme sürecinde SharePoint'i kullanmak, hem yeni çalışanlar hem de İK yöneticileri için bir kazan-kazan durumu sunar. Yeni işe alınan kişi mevcut her şeyle hemen başlayabilirken, işe alım görevlilerinin işe alım için daha az çaba harcaması gerekecek.

3. Envanterleri Yönet

Envanter yönetimi, tedarik çizelgesi, maliyet takibi ve bakım gibi bir dizi görev ve alt görevi içerdiğinden yoğun bir süreçtir. Ayrıca, görev bağımlılıkları süreci uzun ve karmaşık hale getirebilir.

SharePoint kullanıyorsanız, envanterinizi sorunsuz bir şekilde yönetmek için bunu Power Automate, Microsoft Listeleri ve Microsoft Teams ile tümleştirebilirsiniz. Ürünlerin listelenmesi, operasyonların planlanması, verilerin görselleştirilmesi dahil tüm süreçleri tek bir platformdan yönetmenizi sağlar.

Bu entegrasyonlar, ekipman yönetimi için gereken süreyi azaltmanın yanı sıra, hata ve mükerrer veri girişi olasılığını önemli ölçüde ortadan kaldırır.

4. Belgeleri Herkesle Paylaşın

Bir müşteri veya satıcıyla çalışıyorsanız, ekibinizin dışındaki kişilerle dosya paylaşımı iş sürecinizin vazgeçilmez bir parçasıdır. SharePoint kullanarak kolayca paylaşabilirsiniz dosyalar veya belgeler diğerleriyle. İzin özellikleri, gerekli güvenlik önlemlerine sahip olmanızı sağlar.

İstediğiniz güvenlik türüne bağlı olarak, kişilerin belgeyi görüntülemesine veya düzenlemesine izin verebilirsiniz. Ayrıca, doğru türde izinle dosyaya kimlerin erişebileceğini de kontrol edebilirsiniz.

SharePoint, farklı izinlere sahip dosya ve klasör şablonları oluşturmanıza olanak tanır. Yaptığınız her yeni dosya veya klasör için izinleri manuel olarak ayarlamaktan sizi kurtarır.

5. Wiki Sitesi Oluştur

Sürekli artan bilgi hacmiyle, kuruluşların Wiki sitelerine sahip olmaları gerekiyor. Bu tür siteler, bilgi makaleleri, genel hizmet bilgileri, ürün bilgileri ve iş tartışmaları gibi her türlü bilgiyi depolayabilir ve yönetebilir.

SharePoint'te Wiki Sitesi adlı bir öğe alabileceğinizi bilmiyor olabilirsiniz. Genel bir Wikipedia'nın yönetemeyeceği Wiki ile ilgili bir organizasyonun tüm gereksinimlerini karşılayabilir.

SharePoint Wiki sitesini kullanmak da kolaydır. İçeriği ekleyin ve yönetimden onay aldıktan sonra paylaşın. Ayrıca, bir Excel dosyasındaki verileri sıralamak ve dönüştürmek için SharePoint Listesini kullanabilir ve Wiki'deki diğer biçimlerde kullanabilirsiniz.

6. Microsoft Teams ile Entegrasyon

Microsoft Teams, işbirliği için en iyi araç olsa da, onu SharePoint ile entegre etmek, ekip verimliliğinizi bir sonraki düzeye taşıyacaktır. Bu entegrasyon, çalışanların aynı anda birden fazla projeyi ele alması gereken kuruluşlar için özellikle yararlı olacaktır.

SharePoint ve Teams birlikte, bilgileri merkezileştirerek sağlam işlevler sunacak. Uyumlara bağlı kalınarak meslektaşlar arasında işbirliği ve iletişim de gerçekleşecektir.

İlgili: Microsoft Teams'de Ekibinizi Yönetmenin En İyi Yolları

7. Gelişmiş İçerik Düzenleyicisi olarak kullanın

SharePoint bir belge yönetim platformu olduğundan, gelişmiş içerik düzenleme özellikleriyle birlikte gelir. Ancak, bir belgeyi düzenlemek için SharePoint Designer veya DreamWeaver gibi web tasarım araçlarını kullanmaya gerek olmadığını biliyor musunuz?

Bir içerik düzenleyici web bölümü yardımıyla bir sayfada gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz. Vurgulanan özelliklerden bazıları, bir sayfaya biçimlendirilmiş metin, resimler, tablolar ve köprüler eklemektir. Üstelik tüm bunları, belgeyi gelişmiş düzenleyicide açmadan da yapabilirsiniz.

8. Ekip Üyelerinin Takvimini Senkronize Et

Birçok SharePoint kullanıcısı, platformun paylaşılan bir takvim sunduğunu bilmiyor. Tüm SharePoint ekip üyeleri, yaklaşan programlarını ve etkinliklerini ekleyebilir, düzenleyebilir ve görüntüleyebilir. Hatta bu takvim içerisinde farklı gruplar da tanımlayabilir ve daha sonra buna göre etkinlikler ekleyebilirsiniz.

Normal takvim özelliklerinin yanı sıra bu takvim, toplantılar, web seminerleri, tatiller gibi her bir etkinlik türü için ayrı renkler atamayı destekler. Böylece bir takvimdeki bir etkinliği kolayca bulabilirsiniz.

9. Görevleri Otomatikleştirin

İş otomasyonu, insanların önemli görevlere odaklanmasına yardımcı olur. Bu süreç düzenli, sıradan görevleri otomatik hale getirdiğinden, bir ekibin üretkenliği kat kat artar. SharePoint İş Akışlarını kullanarak iş süreçlerinizi büyük ölçüde otomatikleştirebilirsiniz.

SharePoint'te önceden programlanmış beş iş akışı elde edersiniz: geri bildirim toplama, onay, yayınlama onayı, imza toplama ve üç durumlu iş akışları. İş akışlarının her biri, bir projeye ayırmanız gereken zamanı ve emeği azaltır.

Ayrıca, platform size iş gereksinimlerinize göre uyarlanmış iş akışları geliştirme seçeneği de sunar.

10. Bir Belgenin Eski Sürümünü Tut

Sürüm oluşturma, özellikle belge birden çok düzenleyiciyi içeren ortak bir projenin parçasıysa, belge yönetiminin hayati bir parçasıdır. Genellikle, izin verilen düzenleyiciler bir belgede istedikleri zaman değişiklik yapabilirler.

SharePoint, bir belgenin en son sürümünü, ona erişebilen herkese tüm son düzenlemelerle birlikte görüntüler. Ancak, hepsi bu değil. Ayrıca, o dosyanın oluşturulmasından bu yana tüm sürümleri Sürüm Geçmişi. Belgede kimin hangi değişiklikleri yaptığını görmek için herkes sürüm geçmişine erişebilir.

Bilinmeyen SharePoint Özellikleriyle Herkesi Şaşırtın

SharePoint yalnızca çevrimiçi belge yönetimi için değildir. Farklı amaçlar için kullanabilirsiniz. Burada, bu platformun bazı sıra dışı işlevleri hakkında bilgi sahibi oldunuz.

Bunların çoğu sizi şaşırtsa da, tüm bu SharePoint özellikleri, aracı değiştirmeden görevleri gerçekleştirmenize olanak tanır.

Microsoft SharePoint Nedir? 4 Özelliği ve Kullanmanın Faydaları

Microsoft SharePoint, profesyonel ve kişisel üretkenliğinize yardımcı olan bir işbirliği ve dosya yönetimi aracıdır. İşte bilmeniz gerekenler!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında