Ofis için 3 Erişilebilir Yazma İpuçları

Ofiste, insanların kendilerine ne iletildiğini anlayabilmeleri gerekir, böylece iş düzgün bir şekilde yapılır. Çoğunlukla, bu iyi yapılır, ancak iş yerlerinde çeşitliliğin artmasıyla, seviye atlamak için şimdiki gibi zaman yoktur.

E-postalarınızın, belgelerinizin ve diğer yazılı ofis araçlarınızın erişilebilirliğini nasıl iyileştireceğinizi öğrenmek istiyorsanız, burada bunun nasıl yapılacağına dair bazı ipuçlarına bakıyoruz.

Erişilebilir Materyallere Sahip Olma Nedenleri

Bunu okuyorsanız, yazılı materyalde erişilebilirliği iyileştirme nedeniniz daha kapsayıcı olmak olabilir ve çoğu şirketin bunu benimsemesinin ana nedenlerinden biridir. Kapsayıcı bir çalışma alanı, çeşitli işe alımları cezbeder ve buna ihtiyacı olan personeli destekler.

Ortam uygun olduğunda, belirli öğrenme ihtiyaçları olan kişilerin yaratıcı düşünebildikleri ve çoğu zaman üstün oldukları iyi bilinmektedir. Nasıl iletişim kurduğunuzdan başlamak bunun temelidir.

İlgili: Verimliliği En Üst Düzeye Çıkarmak için Öğrenme Tarzınızı Nasıl Kullanırsınız?

Ancak erişilebilirlik aynı zamanda inanılmaz derecede akıllı bir iş hareketidir. Ne demek istediğini biliyor olman, bu şekilde tercüme edildiği anlamına gelmez. Herkes ne yapması gerektiğini anlarsa ve her şey mantıklıysa, bu şu anlama gelir:

• Daha az hata
• Geliştirilmiş personel güveni
• Daha geniş bir kitleye ulaşırsınız
• Daha ilgi çekici bir iş yeri
• Bir şeyleri açıklarken zamandan tasarruf edersiniz

En önemlisi, bunu yapmak inanılmaz derecede kolaydır ve yol boyunca iş çıktınızı gerçekten iyileştirebilir.

1. Basit Dil Kullanma

İster geniş bir kitleye e-posta gönderiyor olun, ister bir haber bülteni yazıyor olun, ister iş yerindeki yeni bir prosedür için yeni belgeler oluşturuyor olun, niyetiniz başkalarının bunu kabul etmesidir. Bu durumlarda, basit bir dil kullanmak gereklidir.

Öncelikle, metninizde kısaltma ve jargon kullanmaktan kaçınmalısınız. Bazı insanlar ne anlama geldiklerini bilmeyebilir ve yeni başlayanlar için bir engel olabilir. Ayrıca çalışanları dışlanmış hissettirebilir ve işinizin genel etkisinden uzaklaştırabilirler. Bunun yerine, kısaltmaları tam olarak yazın ve herkesin anlayabileceği kelimeleri seçin.

Bir kitleye yazarken, işinizin ne olduğu hakkında hiçbir fikri olmayan biri için yazmak iyi bir ipucudur. Birçok yazılı iletişim, önemli ayrıntıların üzerinden atlar ve gerekli adımları atlar. Bu, yazar bilgili bir yerden yazarken olur ve boşlukları yazmak yerine zihinsel olarak doldurur.

İlgili: Kalkınan Girişimciler için Bültenler

Kapsamlı davranarak ve her adımı dikkatli bir şekilde değerlendirerek, daha derinlemesine bir açıklama yazabilirsiniz ve çalışanların açıklama istemesi daha az olasıdır. Örneğin, birine ne yapacağını söylemek oldukça açık uçlu olabilirken, aynı zamanda ona ne yapmayacağını söylemek de talimatı belirli tutar.

Bir şeyi basitleştirmeye çalışıyorsanız, işinize gerçek dünyadan bir uygulama kazandırmak için örnekler kullanabilirsiniz.

2. Erişilebilir Yazı Tipini Kullanma

Çoğu web sitesinin, uygulamanın ve sosyal medya sitesinin aynı tür yazı tipini kullanmasının bir nedeni vardır ve bunun nedeni, yazı tipinin daha geniş bir kitleye ulaştığını bilmeleridir. E-posta ve dijital mesajlaşma uygulamalarınız zaten, okunması kolay, genellikle Arial veya Calibri olan ve tüm yazılı belgeler için kullanmak için ideal erişilebilir yazı tipleri olan varsayılan bir yazı tipine sahiptir.

Küçük harfli metinler de göze daha kolay gelir, bu nedenle başlık yazarken veya bir şeyi vurgulamaya çalışırken olduğu gibi büyük harf kullanmaktan kaçının. Bunun yerine, gözü pek kişinin dikkatini ona çekmek veya metni bölmek için kelimeler.

Ek olarak, daha küçük metinleri görmekte zorlanan çalışanlar için yazı tipi boyutu önemli olabilir. 12 piksel veya üzeri metin idealdir ve genellikle genel materyaller için standarttır. Bundan daha küçük olursa, insanların onu düzgün okuyamama riskini alırsınız. tabi ki kullanabilirler yakınlaştır dijital bir dosyaysa bilgisayarlarında çalışır, ancak yazdırılmışsa, bu sorun yaratabilir.

İlgili: Microsoft Outlook'u Google Takvim ile Senkronize Etme Araçları

Son olarak, yazı tipi ve arka planlar siyah beyaz olmalı ve renk kullanmanız gerekiyorsa, mavi en iyisidir çünkü renk körlüğü olan çoğu insanın ayırt edebileceği mavidir. Sadece bu değil, kontrast oluşturmayan basit bir renk.

3. Metin Bloklarını Ayırma

Hiç kesintisiz metin blokları içeren bir e-posta veya belge aldınız mı? Varsa, itici olabileceğini ve birçok insanın okumasının zor olabileceğini bileceksiniz. Neyse ki, ayrıntılı metin parçalarını daha erişilebilir hale getirmenin bazı hızlı ve kolay yolları var.

Madde işaretleri ve numaralandırılmış listeler fikirleri, faydaları, adımları ve diğer bilgi parçalarını listelemek için kullanılabilecek harika araçlardır. Madde işaretlerinin kısa ve net olduğundan emin olun ve birkaç paragrafı okunması kolay bir bölüm haline getirebileceksiniz. Okuyucunun dikkatini çeker ve size zaman kazandırır.

İlgili: Üretkenliği Artırmak için Kullanabileceğiniz Ekip Wiki Araçları

Metni bölmenin başka bir yolu da görüntüleri kullanmaktır. Ancak kullandığınız görsellere dikkat etmeniz gerekiyor. Kullandığınız herhangi bir resim metni tamamlamalıdır; Resminiz, yazınızda yer almayan önemli bilgiler içeriyorsa, insanları dışlıyor veya kafa karıştırıyor olabilirsiniz. Resimler ayrıca basit renkler kullanmalı ve başkalarının görmesi zor olabilecek zıt renklerden kaçınmalıdır.

Gönderdiğiniz yalnızca bir e-postaysa bunu yapmanız gerekmeyebilir, ancak bu durumda buna değer olabilir. Bir e-postanın birçok farklı fikir içermesi durumunda ayrı e-postalara bölünüp bölünemeyeceğini düşünmek ve konular. Geçilecek çok şey varsa, e-posta başına bir konu tutmak idealdir.

Erişilebilir Olmak Herkese Yardımcı Olur

Herkesin farklı çalışma yöntemleri vardır ve bazı insanlar burada dikkate alınmayan ek şeylere ihtiyaç duyabilir. Önemli olan geri bildirim almak ve insanlar için neyin işe yaradığını bulmak; Yazılı iletişiminizin erişilebilirliğini ne kadar iyileştirirseniz, o kadar çok fayda görürsünüz.

Fazla düşünme; sadece başla ve bir şans ver. Bu ipuçlarıyla, erişilebilir bir iş yerine giden yolda iyi bir yolda olacaksınız ve diğerleri dikkatlilik yaklaşımınızı takdir edecek.

Profesyonel İş Devir Teslimini Tamamlamak İçin 4 İpucu

İşten ayrılırken devir nasıl olmalıdır? İşte yeni işinize başlamadan önce iş yükünüzü teslim etmek için bazı hızlı ve kolay adımlar.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında