Gecikmiş Bir Proje Nasıl Hızla Yola Dönülür

Her proje iyi niyetlerle ve en iyi çabalarla başlar, ancak birçoğu düşük katılım ve kaçırılan kilometre taşlarıyla yoldan çıkar. Ancak hayal kırıklığına uğramanıza gerek yok çünkü bazı düzeltici eylemler gecikmiş projenizi kısa sürede tekrar rayına oturtabilir.

İşleri doğru yönde ilerletmek için denemeniz gereken bazı etkili proje kurtarma teknikleri.

1. Ekip Toplantısı Çağrısı

Ekibiniz çok sayıda karşılaşmış olabilir sanal ekip toplantıları bu proje için. Ancak, bir teslim tarihini kaçırmak üzere olduğunuzu öğrendikten sonra, bir kez daha herkesin bir arada oturması zorunludur. Bu ekip toplantısı, daha sonra ne yapılacağı konusunda yeni bir strateji geliştirmelidir.

Projeyi tamamlamanız gereken proje çıktılarını, bütçeyi ve zamanı (kalan veya ek) göz önünde bulundurun. Gecikmenizin bu yönlerin her biri üzerindeki etkisini kontrol edin. Orijinal bütçeyi ve son teslim tarihini aynı tutarken ekibin neler sunabileceğini öğrenin.

Bunların dışında, projeyi bitirmenin ne kadar süreceğini görün. Ardından, yukarıdaki seçeneklerden herhangi birini seçme konusunda müşterinizle konuşun.

2. Gecikmenin Nedenini Bulun

Müşterileriniz için uygun seçenekleri seçmenin yanı sıra, projenin sorununu belirlemek için toplantıyı kullanın. Yalnızca proje gecikmesinin nedenini bilerek, sorunu çözmek için adımlar atabilirsiniz.

Bir proje gecikmesinin bütçe sıkıntısı, kaynak eksikliği, organizasyonel önceliklerde değişiklik, kapsam kayması, ekip verimsizliği vb. dahil olmak üzere çeşitli nedenleri olabilir. Gecikmeden hangisinin sorumlu olduğunu ve projeyi nasıl etkilediğini öğrenin. Ayrıca, sorunu mümkün olan en kısa sürede nasıl çözebileceğinizi belirleyin.

3. Yeni ama Gerçekçi Bir Son Tarih Belirleyin

Orijinal son teslim tarihini kaçırdıysanız, bunun yerine yeni bir tane belirleme ve devam etme zamanı. Projenin kaç görevinin hala beklemede olduğunu belirlemek için orijinal çizelgeyi gözden geçirin. Kalan görevlerin her biri için zorlu ama uygulanabilir kilometre taşları belirleyin ve proje için yeni bir teslim tarihi bulun.

Amacınız projeyi yeni süre içinde teslim etmektir. Bu nedenle, yeni teslim tarihini ayarlamadan önce ekibinizin kapasitesini, kaynaklarını ve kullanılabilirliğini göz önünde bulundurun.

4. Proje Kapsamını Yeniden Düşünün

Gerçekçi olmayan bir proje kapsamı projenizin gecikmesine neden olduysa, kısa sürede gerçekleştirilebilmesi için taslağı gözden geçirmeyi düşünün. Kapsamı müşteri veya paydaşlarla tartışın ve projelerin hangi alanlarını kaldırabileceğinizi kontrol edin.

Kapsam küçültmeyi gerçekten istediğinizde asla kapsam kaymasına izin vermeyin. Kapsamdaki bir değişiklik projenin tamamlanmasını zorlaştıracaktır. Ayrıca ekibinizin odağını tamamen yeni bir yöne kaydırmanız gerekebilir.

5. Küçük Görevlere Bölün ve Önceliklendirin

Müşteriden revize edilmiş proje kapsamı hakkında bir onay aldığınızda, üzerinde çalışmaya başlayın. Her şeyden önce, kalan işi küçük görev parçalarına bölün. Ardından, görevler arasında herhangi bir bağımlılık olup olmadığını bulun. Evet ise, görevlere öncelik vermeden önce bunları göz önünde bulundurun.

Ekipten önce öncelikli görevler üzerinde çalışmasını isteyin. Bazen bir müşteri, proje gecikmesi sırasında önce bir projenin bir bölümünü veya bir kısmını teslim etmenizi isteyebilir. Bu gibi durumlarda, o segmente öncelik verin.

İlgili: Serbest Çalışanların Görevlere Ücretsiz Öncelik Vermesi İçin En İyi Teknikler

6. Sorumlulukları Yeniden Onaylayın veya Yeniden Atayın

Kalan proje kapsamı veya görevleri için rollerini belirlemek için tüm ekiple birlikte çalışmanız gerekir. Bu projede şimdiye kadar gerçekleştirilen çalışmalarda herhangi bir çakışma veya verimsizlik belirlemek için tamamlanan görevleri gözden geçirin. Önceki performansa dayalı olarak görevleri yeniden onaylamak veya yeniden tahsis etmek gerekli olabilir.

Görevleri yeniden atama sırasında orijinal planla ilgili tüm şüpheleri giderin. Yeni atanan kişinin bu görevi tamamlamak için gereken becerilere sahip olduğundan ve başka önceliği olmadığından emin olun.

7. Gerçek Zamanlı İletişime Odaklanın

Halihazırda yoldan çıkmış bir projede daha fazla gecikmeye yer yoktur. Bazen, gecikmiş yanıt nedeniyle önemli kararlar beklemede kalır. Bu nedenle ekibiniz, ne zaman yanıt alacaklarını bilemedikleri asenkron iletişimde zaman kaybetmemelidir.

İlgili: Müşteriler ve Ekiplerle Gerçek Zamanlı İletişim Kurmak için İpuçları ve Araçlar

Gecikmeli projelerde anlık sohbet gibi senkronize iletişime önem verin. İş arkadaşları da herhangi bir şüpheyi gidermek veya önemli bir soru sormak için sesli veya görüntülü görüşmelere katılabilir. Ne yaparsanız yapın, bu gibi durumlarda asla e-posta gibi gecikmeli iletişim modlarına güvenmeyin.

8. Görevleri Yakından Takip Edin ve Yönetin

Tek bir projede iki kez gecikmek istemezsiniz. Bunu önlemek için, görevleri yönetmek ve ilerlemelerini günlük olarak takip etmek çok önemlidir. Dinamik özelliklerle performans takibini günlük rutininizin bir parçası haline getirin proje yönetimi uygulamaları üyelerin görevi ve proje ilerlemesini kontrol edebileceği yer.

Başarıları takip etmek yeterli değildir, çünkü bunları öngörülen başarılarla karşılaştırmanız gerekir. Birinin geride kaldığını fark ettiğinizde, sorunu öğrenmek ve mümkün olan en kısa sürede düzeltmek için hemen onlarla iletişime geçin.

9. Bir Risk Yönetim Planına Sahip Olun

Gecikmiş bir proje için gözden geçirilmiş bir taslak genellikle ek iş yükü, yeni kaynaklar ve katı bir zamanlama içerir. Projeyi başarıyla tamamlama şansınız yüksek olsa da, bazı riskler de içerir. Bu nedenle, bir risk yönetim planı hazırlamanız gerekir.

Bunun için risk faktörlerini belirleyin. Olumsuz etkilerini azaltmak için bir plan geliştirmek için onları da analiz etmelisiniz. Bu risk faktörlerinin ortaya çıkma şansını azaltmak için çaba gösterin. Tüm ekibi risk yönetim planından haberdar edin ve proje ilerledikçe sürekli güncelleyin.

10. Ek Çaba Koy

Gecikmiş bir projeyi hızlı bir şekilde teslim etmek için ekstra çaba göstermeniz gerektiğini söylemeye gerek yok. Ayrıca birçok ekip üyesi için fazla mesai yapmak anlamına da gelebilir. Proje kapsamına bağlı olarak, süre değişecektir. Ancak, fazla mesai genişlerse bu takımın motivasyonunu düşürebilir.

Bu nedenle yöneticiler, fazla mesainin ne kadar devam edeceği konusunda takım arkadaşlarına net bir fikir sunmalıdır. Birisi gecikmiş bir projeye daha fazla zaman veremiyorsa, onun görevini dışarıdan temin etmeniz gerekir.

Ertelenen Projeler İçin Etkili İpuçları

Bir projenin odağını kaybetmesi nadir değildir. Bir kez gerçekleştiğinde, projenin acı noktalarını belirlemek ve tanımak gereklidir.

Projeyi tekrar rayına oturtmak için yukarıda belirtilen ipuçlarını izleyin. Başarılı ve zamanında proje tamamlama için proje yönetimi uygulamalarını da kullanabilirsiniz.

Çevik Proje Yönetimi için MeisterTask'ın En İyi 11 Özelliği

Verimliliği artıran dinamik proje yönetimi yöntemi olan çevik mi uygulamak istiyorsunuz? MeisterTask size yardımcı olabilir.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında