Projelerin Gecikmesinin 9 Nedeni ve Bunları Önlemenin Yolları

Proje gecikmesi bir gerçektir ve en iyi çabalara rağmen, birçok ekip projeleri son teslim tarihi içinde tamamlayamaz. Mevcut ve gelecekteki projelerinizde herhangi bir gecikme istemiyorsanız, proje gecikmelerinde büyük rol oynayan faktörlerin farkında olmalısınız.

Gecikmiş bir projenin nedenlerini bilmek, onlardan kaçınmanın en iyi yolunu bulmanıza yardımcı olacaktır. İşte en büyük proje yönetimi sorunlarından biri olan proje gecikmesinin nedenleri ve çözümleri.

1. Kapsam Sürünme

Proje kapsamı, projenin tam taslağını ifade eder ve kapsam kayması, uygun değişiklik talepleri olmadan bu kapsamdaki herhangi bir ani değişiklik anlamına gelir. Ekibinizin bir projenin ortasında olduğunu ve aniden kapsam kaymasının gerçekleştiğini hayal edin. Şimdiye kadar verdiğiniz tüm çabalar boşa gidecek ve projenin tamamlanmasında gecikme kaçınılmaz hale gelecektir.

Bu sorunu önlemek için bir proje planı tasarlayın ve müşterilere ana hatlara bağlı kalacaklarını söyleyen bir anlaşma imzalatın. Ayrıca, tüm

takip iletişimi referans için birden fazla iletişim kaynağını takip etmekten kaçınmak için tek bir yerde.

2. Ekip Proje Hedefinden Habersiz

Yoğun kurumsal dünyanın bir parçası olmak, yaptığınız her görevin arkasındaki nedeni bilemeyebileceğiniz anlamına gelir. Ancak takım arkadaşlarının motivasyonunu düşürerek proje gecikmelerine neden olabilir.

Görevleri ve proje hedefleri arasındaki bağlantıyı bilen ekip, ilham alabilir. Bu nedenle, bir projenin planlama aşamasından tüm ekip üyelerini dahil etmek iyi bir fikirdir. Projeyi uygun bir şekilde planlayabilmeniz için geri bildirimlerini isteyin.

Katkılarının projeyi ve organizasyonu nasıl etkilediğini görmelerini sağlayın. Projeyi son teslim tarihi içinde başarıyla bitirmeleri için onları motive edecektir.

3. Gerçekçi Olmayan Teslimatlar ve Son Tarihler

İster inanın ister inanmayın, gerçekçi olmayan teslim tarihlerine sahip olmak, muhtemelen bir proje gecikmesinin arkasındaki ana nedendir. Tüm ekip ek çaba gösterebilir, ancak son teslim tarihi uygun değilse bir projeyi zamanında tamamlamak imkansızdır.

İddialı çıktılar belirlemek ne kadar cazip olursa olsun, yetersiz vaatte bulunmak ve gereğinden fazla teslim etmek, müşterileri etkilemenin en iyi yoludur. Bu nedenle gerçekçi, ulaşılabilir ve ölçülebilir hedefler belirleyin.

Birçok proje birden çok görev bağımlılığı içerir. Bu durumda, kaynak kullanılabilirliği, tahmini süre ve görev sırasını dikkate alarak proje zaman çizelgesini tasarlayın.

İlgili: SMART Kriterlerini Kullanarak Verimliliğinizi Nasıl Artırırsınız?

4. Kaynakların Bulunamaması

Gerekli mali, insan ve malzeme kaynakları mevcut değilse, proje ertelenmeye mahkumdur. Mali kaynaklar söz konusu olduğunda, başlangıç ​​bütçesinin proje maliyetini karşılayıp karşılamadığını değerlendirin. Değilse, fon eksikliği nedeniyle projenin gecikmesini önlemek için mümkün olan en kısa sürede ek fon alın.

İnsan kaynakları için ekip üyelerinin gerekli beceri ve deneyime sahip olup olmadığına bakın. Aksi takdirde, onları eğitin veya görevleri dışarıdan temin edin. Altyapı gibi maddi kaynaklar konusunda dikkatli olun. Bu kaynakların kullanılabilirliği garanti edilmez ve bunlar için bir yedeğinizin olması iyidir.

5. Hatalı İlerleme Takibi ve Takibi

Görev ilerlemesi hakkında sürekli veri toplamak, projenin başarısı için hayati önem taşır. Bunu yapmamak proje gecikmesine neden olabilir. Hedef belirlemenin yanı sıra, herhangi bir görevde herhangi bir gecikme olup olmadığını da izlemeniz gerekir. Böylece takımın hedefe ulaşmak için doğru yolda olup olmadığını görebilirsiniz.

Her görevin ilerlemesini ölçmek için görev yönetimi araçlarını kullanabilirsiniz. Herhangi bir görevde bir gecikme fark ettikten sonra, görevi başka birine de devredebilirsiniz. Gerekirse, bu uygulamalar bir projenin tüm görevlerini kolaylıkla yeniden atamanıza da yardımcı olur.

6. Paydaşlar Arasındaki İletişimsizlik

Bir projede yer alan tüm taraflar aynı sayfada olmalıdır; Aksi takdirde, bir projeyi teslim tarihi içinde tamamlayamazlar. Yanlış iletişim, sonuçta projenin ilerlemesini engelleyen yanlış anlamaya yol açar.

Bu nedenle her ekip üyesi, kapsam değişikliğini, müşteri beklentilerini ve ilgili taraflardan gelebilecek herhangi bir gecikmeyi derhal bilmelidir. Projeyle ilgili güncellemeleri iletmek için düzenli ekip toplantıları yapılmalıdır.

Takımlar da kullanmalı proje yönetimi araçları son tarihler ve büyük son tarihler hakkında bilgi sahibi olmak. Bu uygulamalar ayrıca netliği sağlamak için tüm ekip iletişimini tek bir yerde tutar.

7. Takım Olarak Çalışmaya İsteksizlik

Başarılı bir proje bir ekip çalışmasıdır. Hedefe ulaşmak için yönetici dahil her üyenin rolünü etkin bir şekilde oynaması gerekir. Bazen ekip üyeleri işbirliği yapmaz ve bu da proje gecikmelerine neden olur. Günümüzde yöneticiler bile mikro yönetme eğiliminde değiller.

Ancak herkesin nihai hedefin projeyi zamanında tamamlamak olduğunu hatırlaması gerekiyor. Sadece çatışmayı önlemek için projeyi tehlikeye atmamalısınız.

Ekip üyeleri ellerinden gelenin en iyisini yapmak için kendi alanlarına ve karar verme gücüne ihtiyaç duyarken, yöneticiler gerektiğinde projenin yoldan çıkmasını önlemek için müdahale etmelidir. Yöneticiler ayrıca herhangi bir ekip çatışmasını çözmek için acil adımlar atmalıdır.

İlgili: Uzaktan Çalışma Çatışması Nedir? Bunu Önlemenin Yolları

8. Üçüncü Taraf Faktörleri

Genellikle kuruluşlar, projenin belirli aşamalarında üçüncü tarafların katılımına ihtiyaç duyar. Harici satıcılar, kaynakları veya görevleri zamanında teslim etmezlerse proje gecikmelerinden de sorumlu olabilirler. Genellikle bu üçüncü taraf kişilerin projenizin kilometre taşlarını veya hedeflerini bilmemesi nedeniyle olur.

Ayrıca ekipler, atanan görevlerle ilgili olarak satıcılar ile takip etmemekte ve üçüncü taraftan bir gecikme olduğunda sorun yaşamamaktadır. Bu tür sorunlardan kaçınmak için onlara kesin bir son tarih verin ve teslimata kadar onlarla iletişim halinde kalın. Gecikme için sözleşmeye bir ceza hükmü de ekleyebilirsiniz. Böylece zamanında teslimatı ciddiye alacaklardır.

9. Beklenmeyen Koşullar

Son olarak, proje gecikmelerine neden olabilecek bazı öngörülemeyen durumlarla karşılaşırsınız. Doğal afetler, hava kesintileri, siyasi istikrarsızlık, küresel durgunluk, yatırım bulma sorunları - tüm bunlar projenizi geciktirebilir.

Bu nedenler önlenebilir olmasa da, doğru planlama ile etkilerini kesinlikle azaltabilirsiniz. Takımın her üyesi her zaman en kötüsüne hazırlıklı kalmalıdır. Görevleri son ana bırakmamak bu sorunla mücadele için güçlü bir adımdır.

Ekip üyeleri, projeleri zamanında tamamlamak için afetlerden sonra ek iş yükü olduğunda da işbirliği yapmalıdır.

Projeleri Gecikmeden Kurtarın

Bir proje herhangi bir aşamada yoldan çıkabilir. Proje gecikmelerinden sorumlu ortak nedenleri ve bunları önlemek için çözümleri bilerek, zamanında başarılı proje teslimi hedefini gerçekleştirebilirsiniz. Böylece üretkenlik hedeflerine ulaşmak da her zamankinden daha kolay hale geliyor.

Verimlilik Hedeflerinize Ulaşmanıza Yardımcı Olacak En İyi 7 Uygulama

Zaman yönetiminde mükemmel olmak ister misiniz? Verimlilik hedeflerinize ulaşmak için bu zengin özelliklere sahip timeboxing uygulamalarını kullanın.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında