İşbirlikçi Proje Yönetimi için Facebook'tan Workplace'in 8 Özelliği

Bir projenin iletişimini ve içeriğini yönetmek zorlu bir iştir. Veriler için ortak bir kaynak olmadan, bu çok zor bir iştir. Facebook'tan Workplace'in buna bir çözümü var! Çalışmanızın veya projenizin boyutundan bağımsız olarak, çeşitli görevleri ve projelerin içeriğini yönetmek için ideal bir araçtır.

Ayrıca, Facebook platformuna çok benzediğinden, ekip üyeleriniz kullanıcı arayüzüne (UI) zaten aşinadır. Proje yönetimi için nasıl bir güç merkezi haline gelebileceğini öğrenmek için okumaya devam edin.

1. Her Proje için Özel Bir Grup Oluşturun

Birden fazla projeyi yönetme aynı zamanda telaşlı ve kafa karıştırıcı olabilir. Workplace'in özel grup özelliği ile kafa karışıklığını ortadan kaldırın. Bu platformda görevleri ayrı tutmak için her proje için ayrı gruplar oluşturabilirsiniz.

Yalnızca grup üyelerinin katkıda bulunma izni olduğundan, oluşturduğunuz gruplar gizli kalır. İstediğiniz kadar grup ekleyebilir ve bir gruba istediğiniz sayıda üye ekleyebilirsiniz.

Başka bir kuruluşla işbirliği içinde çalışıyorsanız, çok şirketli bir grup kullanışlı olacaktır. Çok şirketli bir grup

İş yeri şirketiniz dışındaki kişilerle de eşit verimlilikte çalışmanıza olanak tanır.

2. Dosyaları Takım Arkadaşlarınızla Paylaşın

İster uzaktan çalışın, ister aynı ofis alanından çalışın, iş arkadaşlarınızla çevrimiçi kanallar aracılığıyla dosya paylaşmanız gerekir. Diğer verimli ofis paketleri gibi, Workplace de ekip arkadaşlarınızla zahmetsizce dosya paylaşmanıza olanak tanır.

Yerel sisteminizden gruba dosya ekleyebilirsiniz. Alternatif olarak, kuruluşun sistem yöneticisi tarafından onaylanan dosya paylaşım entegrasyonlarından da yararlanabilirsiniz. Grup yöneticileri, üyelerinin kullanması için bir gruba onaylanmış entegrasyonlar ekleyebilir.

Dosya paylaşım araçlarını bulmak için Entegrasyonlar sekmesini kontrol edin. Şu anda Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint vb. dosya paylaşım uygulamalarını desteklemektedir.

3. Dosyalar ve Geri Bildirim Üzerinde Ortak Çalışma

Ekibiniz, bu çalışma alanı paketinin açıklama özelliğini kullanarak, grupta paylaşılan çeşitli dosyalar hakkında geri bildirim paylaşabilir. Bu şekilde, yorumları ve geri bildirimleri takip etmek her zamankinden daha kolay hale geliyor.

Ayrıca grup üyeleriyle paylaşılan tüm dosyalar Dosyalar sekmesinde mevcuttur. Bu nedenle, ihtiyacınız olan dosyayı bulmak için beslemede gezinmeniz gerekmez.

Bu paket ayrıca açık bir geri bildirim grubu oluşturmanıza olanak tanır. Burada diğer ekip üyeleri de geri bildirimde bulunabilir. Belgeleme stili, tasarım, hedef kitle vb. gibi proje hakkında daha fazla bilgi paylaşarak, başkalarından daha fazla geri bildirim alabilir ve yeni bakış açıları elde edebilirsiniz.

4. Proje ve Görev İlerleme Durumunu İzleme

Workplace'te proje ilerlemesini takip etmek kolaydır. Gruptaki ilerleme, tercihler ve diğer istisnai konular hakkında haftalık güncellemeler koyarak, takım arkadaşları görevleri hakkında birbirlerini bilgilendirebilir.

Birinin uzun raporları veya araştırma bulgularını paylaşması gerektiğinde, bu platformun Not özelliğini kullanabilirler. Yapılacak görevleri izlemek için, atanan kişinin tamamlandığında tamamlandı olarak işaretleyebileceği gruptaki eylem öğelerini paylaşabilirsiniz.

Bir ekip üyesine görev atamak için bahsetme özelliğini kullanabilirsiniz. Hatta Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly vb. entegre edebilirsiniz. Workplace aracılığıyla daha iyi görev yönetimi ve üretkenlik için uygulamalar.

İlgili: İş Yükünü Azaltmak ve Üretkenliği Artırmak için Ücretsiz Zapier Alternatifleri

5. Dosyaların Güvenli ve Ortak Depolanması

Workplace gruplarının Dosyalar sekmesi, tüm proje dosyalarını tek bir yerde düzenler. Workplace'in resimler, PDF'ler, Excel sayfaları vb. proje kaynaklarınızı yönetmesine izin vererek zamandan tasarruf edebilirsiniz. Workplace kullanıyorsanız, projeyle ilgili hassas belgeleri farklı platformlar üzerinden paylaşan ve gizli verileri riske atan ekip üyelerinin kaydını tutmanız gerekmez.

Ekibiniz Gönderiler, Sohbet, Konular, Öğrenme, Medya vb. gibi çeşitli kanallar aracılığıyla bir gruba dosya yükleyebilir. Ancak, tüm dosyalar doğrudan Dosyalar sekmesine gider. Buradan dosya erişimini, sürüm kontrolünü kolayca yönetebilir ve gereksizse dosyayı silebilirsiniz.

Workplace Sohbet dışındaki herhangi bir kanal üzerinden yalnızca 50 MB'a kadar dosya yükleyebileceğinizi bilmek önemlidir. Workplace Chat'ten, boyutu 75 MB'a kadar olan dosyaları yükleyebilirsiniz. Dosya boyutu sınırı, yükleme hızı bant genişliğiyle ilgili herhangi bir sorunla karşılaşmadan küçük dosyaları zahmetsizce paylaşarak ekibin üretken kalmasına yardımcı olur.

Bu, düşük bir dosya yükleme limiti gibi görünebilir. Ancak Workplace, 4 GB'a kadar büyük boyutlu video dosyalarının yüklenmesini destekler. Bu nedenle, Öğrenme veya Bilgi Kitaplığı bölümü için bir video eğitimi oluşturmanız gerektiğinde, her zaman uzun HD videolar yükleyebilirsiniz.

6. İşyeri Sohbeti Yoluyla Gerçek Zamanlı Mesajlaşma

Bir ekip uzak konumlardan bir proje üzerinde çalışırken, gerçek zamanlı iletişime alternatif yoktur. Ancak evden çalışırken sesli veya görüntülü aramalarla bağlanmak her zaman mümkün değildir. Bu nedenle ortak çalışma alanınızda bir anlık sohbet seçeneğiniz olması gerekir.

Workplace de bu özelliği Workplace Chat uygulaması üzerinden kullanıcılarına sunuyor. Android veya iOS telefonunuza indirin ve hareket halindeyken bağlantıda kalın. Önemli bir sorguya anında yanıt almak için kullanın. 250 veya daha az üyesi olan gruplar bu seçeneği kullanabilir.

7. Sorunsuz İletişim için Sesli veya Görüntülü Arama

Uzak veya karma bir ekip için sesli/görüntülü aramalar olmadan ortak çalışma imkansızdır. Facebook'tan Workplace kullanıyorsanız proje yönetimi için, bu amaçlar için herhangi bir ek uygulama kullanmanıza gerek yoktur. Workplace ile ekip arkadaşınızı aramak sadece bir tık uzağınızda.

En fazla 50 ekip üyesi, Facebook'un toplantı özelliğinden Workplace aracılığıyla bir sesli veya görüntülü toplantıya katılabilir. Bu tesisi haftalık ekip toplantıları veya grup tartışmaları için kullanabilirsiniz.

Ayrıca grup üyeleriyle hızlı bire bir görüşme yapabilirsiniz. Zoom, BlueJeans ve Cisco Webex Meetings gibi sanal arama uygulamalarının entegrasyonu da mevcuttur.

8. Hızlı Başvuru için Sonradan Sabitleme Özelliği

Ayrıca, bir Facebook sayfası veya grubuna benzer şekilde, grup sayfasında bir gönderi veya içeriği sabitleyebilirsiniz. Her grupta hayati proje talimatları, hedefleri, teslim tarihleri ​​ve kaynakları vardır. İçerik sabitleme, ekip üyelerinin bir proje üzerinde çalışmak için gereken içeriği zahmetsizce bulmasını sağlar.

İsterseniz birden fazla gönderiyi sorunsuz bir şekilde sabitleyebilirsiniz. Ayrıca hangi sabitlenmiş gönderinin diğerlerinin üstünde kalması gerektiğine de karar verebilirsiniz. Workplace grubundaki bir gönderiyi yalnızca grup yöneticisinin sabitleyebileceğini unutmayın.

Birden Fazla Projeyi Yönetmek Kolaydır

Yukarıda gördüğünüz işlevler, herhangi bir proje için temel ihtiyaçlardır. Facebook'tan Workplace, tüm bu özellikleri, zahmetsiz bir kullanıcı arayüzü aracılığıyla verimli bir şekilde karşılar.

Yapılacaklar listeleri, iş akışları, ürün/hizmet maketleri, referans içeriği vb. gibi proje verileriniz birden fazla araçtaysa, bunları Workplace gibi tek bir merkezi araca ücretsiz olarak getirin. Son kararı vermeden önce Workplace'in diğer proje yönetimi çalışma alanlarıyla nasıl rekabet ettiğini bilmek de akıllıca olacaktır.

Google Workspace vs. Facebook'tan İşyeri: Hangisi Daha İyi?

Uzak veya karma ekipler için hangisinin daha iyi olduğuna şu şekilde karar verebilirsiniz: Google Workspace veya Facebook Workplace.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında