En Yaygın Görev Yönetimi Zorluklarının Üstesinden Gelmenin 5 Yolu

Her proje, zamanında bitirmeniz gereken bir dizi görevden oluşur. Uygun görev yönetimi, projelerin fikir aşamasından tamamlanmasına kadar yönetilmesi anlamına gelir. İster ofisten ister evden çalışan bir ekibin parçası olun, görev yönetimi süreci sizi bazı ortak zorluklarla karşı karşıya bırakabilir.

Sizin ve ekibinizin karşılaşabileceği beş yaygın görev yönetimi sorununu ve bunların araçlarla nasıl üstesinden gelebileceğinizi öğrenin.

1. Görev İlerleme Durumunda Görünürlük Yok

Görevi zamanında tamamlamanın ve başarılı işbirliğinin ön koşullarından biri, görev ilerleme durumu görünürlüğüdür. Onsuz, görevleri yönetmek herhangi bir ekip için bir zorluk haline gelir. Herhangi bir sorunu yalnızca görev ilerlemesinde şeffaflık sağlayarak hızlı bir şekilde çözmeyi bekleyebilirsiniz.

Kanban panoları ile proje iş akışına görsel bir genel bakış oluşturabilirsiniz. Trello süreçteki darboğazları belirleyerek tüm görevleri düzene koymanıza izin veren bir Kanban panosu uygulamasıdır. Bu uygulama yalnızca görev ilerlemesini erişilebilir kılmakla kalmaz, aynı zamanda uzun süredir bekleyen görevlerin devam etmesini sağlamak için kararlı eylemlerde bulunmanıza da olanak tanır.

Gantt grafiği aracını kullanmak, görev ilerlemesini izlemenin başka bir yararlı yoludur. İle Agantty app, ekip üyeleri görevlerini buna göre senkronize edebilir. Ayrıca, görevleri mevcut kaynaklara atamanıza ve devretmenize olanak tanır.

İlgili: Proje Yönetimi için En İyi Ücretsiz Gantt Şeması Uygulamaları

2. E-posta Bağımlılığı Engelleme Çalışması

Herhangi bir ekibin görevleri öngörülen süre içinde ve tam verimlilikle tamamlaması için açık iletişim esastır. E-posta, ekip üyeleri arasında popüler bir iletişim şekli olsa da, e-postaya tam anlamıyla bağımlılık ters etki yapabilir ve üretkenliği engelleyebilir.

Bir takıma gelince, en büyük görev yönetimi zorluklarından biri, gerekli mesajları ileterek herkesi aynı sayfada tutmaktır. Burada, neyin ve nasıl iletilmesi - her ikisi de çok önemli hale gelir. Birisi e-postaları kontrol etmek, yazmak ve yanıtlamak için üretken görevlerden daha fazla zaman harcarsa, e-posta iletişiminin amacı başarısız olacaktır.

İle birlikte MeisterGörev, ekip üyeleri tarafından bilgi paylaşım sürecini merkezileştirebilirsiniz. Görev açıklamasını, ekleri, görev değişiklik günlüğünü ve açıklamaları görevin kendisine ekleyerek daha iyi ekip iletişimini kolaylaştırabilirsiniz. Bu özellikler, bir görevi etkileşimli ve izlenebilir hale getirir.

Bir projeyi izleyerek döngüde kalabilir ve gerekli tüm bilgileri alabilirsiniz. Emojiler ile herhangi bir görev değişikliğine hızlı bir şekilde cevap verebilir ve bu değişiklikler için e-posta yoluyla bildirim alabilirsiniz.

3. Yapılandırılmış Performans Raporlarının Eksikliği

Ekibinizin verimliliği ve üretkenliği hakkında bilgi sahibi olmak için, her ekip üyesinin performansına ilişkin eksiksiz bir genel bakış elde etmek gereklidir. Uygun içgörü olmadan hiç kimse görevin ilerleyişini bilemez. Yalnızca yapılandırılmış bir rapor, ekibin geçmekte olduğu tüm süreç hakkında fikir verebilir.

Bu tür raporlar, yalnızca görevler ve projeler hakkında değerli bilgiler sunmakla kalmaz. Ayrıca toplanan bilgileri kolay anlaşılır bir şekilde sunarlar. Resmin tamamı tek bir yerde olduğunda, görev verimliliğini artırmak için önlemler almak sorunsuz hale gelir.

Yapılandırılmış raporlar ayrıca önemli metrikleri kullanarak farklı istatistikler oluşturmanıza ve ayrıntıları nasıl görmek istediğinizi özelleştirmenize olanak tanır. Yapabilirsiniz Asana'nın Evrensel Raporlama özelliğini kullanın ekibinizin performansı hakkında grafik çizelgeler ve grafikler elde etmek için. Birkaç tıklamayla ekibinizin gerçek zamanlı üretkenlik durumuna ulaşabilirsiniz.

Her ekip üyesi, performans ölçümlerini görsel olarak temsil edecek olan bu araçla kendi üretkenlik panosunu oluşturabilir. Kişiler salt okunur raporları dahili ve harici ortak çalışanlarla paylaşabilir. Çeşitli filtreler ekleyebileceğiniz, grafik türlerini seçebileceğiniz ve her proje için ayrı bir renk atayabileceğiniz için raporları özelleştirmek de kolaydır.

4. Zahmetsiz Otomasyonun Yokluğu

Modern iş dünyasında, görev otomasyonunun önemi her şeyden önemlidir. Onsuz, görevlerinizi yönetmek ve projeyi zamanında tamamlamak zor olacaktır. Otomasyonun olmaması, ekibinizde üretkenlik sorunlarına ve görevlerin yavaş yürütülmesine de yol açabilir.

Bu nedenle, görevleri otomatikleştirmek için farklı araçlar kullanmalı ve ekibinizi bu görevleri manuel olarak gerçekleştirmek için zaman harcamaktan kurtarmalısınız. Otomasyon araçlarını seçerken, dik öğrenme eğrisi, sistemin yavaşlaması ve aşırı zaman tüketimi gibi dezavantajlardan daha fazla fayda sağladığından emin olun.

Otomasyon söz konusu olduğunda, çalışma kapsamınıza bağlı olarak istediğiniz sayıda aracı kullanabilirsiniz. Akıllı otomasyon, ekibin iş yükünü ortadan kaldırmanın yanı sıra önemli görevlere odaklanmanızı sağlar. Birden fazla otomasyon aracı kullanırken uygulamalar arasında zahmetsiz entegrasyon için Zapier'den yardım alabilirsiniz.

Zapier'in desteklediği popüler entegrasyonlardan bazıları şunlardır:

• Google E-Tablolar ve Toggl: Uzak ve karma ekipler için projeleri yönetmek için kullanın.
• ClickUp ve TimeDoctor: Verimli saatleri izlemek ve görevleri yönetmek için kullanın.
• Trello ve Jira: Kanban tarzı araç aracılığıyla görevleri yönetirken sorunları izlemek için kullanın.
• Asana ve HubSpot: CRM yazılımını bir proje yönetim aracıyla senkronize etmek için kullanılır.
• ClickUp ve Jira: Görevleri izlerken sorunları izlemek ve çözmek için kullanın.

İlgili: Görev Yönetimi İş Akışınızı Otomatikleştirecek Zapier Entegrasyonları

5. Kapsam Sürünmesiyle Başa Çıkma

Kapsam kayması, ekiplerin karşılaştığı yaygın bir görev yönetimi sorunudur. Proje başlangıcında karar verdiğinizden proje gereksinimlerindeki değişiklikleri ifade eder. Bu değişikliklerin projenin hem amacı hem de çıktıları üzerinde etkisi vardır.

Bir proje planlarken ve üyelere görev atarken kapsam kaymasının farkında olmanız gerekir. Sektör ne olursa olsun, proje haritalama sırasında risk değerlendirmesi ve bilinçli olarak önleyebilirsiniz.

Her proje bir dereceye kadar risk taşır ve başlangıçtan itibaren bir acil durum planına sahip olmak sizi beklenmedik durumlardan kurtarabilir. Ayrıca proje yaşam döngüsü boyunca riskleri sürekli olarak değerlendirmek, riskleri yönetmenize de yardımcı olacaktır. Kullanarak pazartesi.com, projelerinizde kapsam kaymasını incelikle halledebilirsiniz.

Bu uygulamanın proje risk kaydı, riskleri azaltabilmeniz için olası bir olayı belirlemenizi, değerlendirmenizi ve planlamanızı sağlar. onun kullanımı Scrum sprint planlama şablonu, ekibinizin belirli görevlere ve hedeflere odaklanmasını sağlayabilirsiniz. NS Yönetim İzleyicisini Değiştir Bu araç, değişiklik yönetimi planlarını özetlemenizi ve izlemenizi sağlar.

Çözülen Görev Yönetimi Sorunları

Görev yönetimi sorunları, gecikmiş projelere ve mutsuz müşterilere neden olabilir. Görev yönetimiyle ilgili karşılaşabileceğiniz olası sorunların farkında olun.

Bu makalede zorluklar ve bunların uygulanabilir çözümleri tartışıldığı için, sorunsuz proje yönetimi sağlamak için bu tür sorunlardan kaçınmak için artık gerekli önlemleri alabilirsiniz.

Proje Yönetimi için En İyi 8 Ücretsiz Asana Alternatifi

Asana'ya alternatif mi arıyorsunuz? Projelerinizi verimli bir şekilde yönetmenize olanak tanıyan bu ücretsiz araçlara göz atın.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında