Microsoft Yapılacaklar, OneNote ile Nasıl Tümleştirilir

Çalışmanız Microsoft ekosistemine derinlemesine entegre edilmişse, Yapılacaklar ve OneNote muhtemelen günlük iş akışınız için en popüler araçlardır. Bir proje planlamak için OneNote'u kullandığınızda, üzerinde çalıştığınız şeyi tamamlamak için harekete geçirilebilir öğeler elde edersiniz.

OneNote ve Microsoft To Do birlikte kullanmak, bir uygulamadan diğerine veri değiştirmek, kopyalamak veya gözden geçirmek için zaman harcayacağınız anlamına gelir. Sonuç olarak, odağınızı kaybedebilir, hatalar yapabilir veya daha kötüsü işinizin kalitesini düşürebilirsiniz. Önemli olan işe öncelik vererek zaman harcamanız için OneNote ve To Do'yu sorunsuz bir şekilde entegre etme yöntemlerini göstereceğiz.

OneNote'tan Microsoft To Do'ya Görev Ekleme

Tüm Office uygulamaları arasında OneNote 2019, Outlook ile en sıkı entegrasyona sahiptir. Bunun nedeni, her iki uygulamanın da benzer hedefleri ve işlemleri paylaşmasıdır. OneNote'taki herhangi bir not metnini Outlook'ta otomatik bir yapılacaklar listesi görevine dönüştürebilirsiniz. Ama bekleyin, Microsoft To Do bu sistemin neresine sığar?

Bu tartışmaya daha sonra geleceğiz, ancak önce bilgisayarınızda hem OneNote 2019 hem de Outlook'un yüklü olduğundan emin olun. Ayrıca, işlem yapılabilir öğelerinizin bulunduğu bir not defteri ve bölüm oluşturmuş olmalısınız. Başlıyorsanız, bizi takip edin OneNote'ta not defterlerinin nasıl organize edileceğine ilişkin kılavuz.

Outlook Görevine dönüştürmek istediğiniz metni seçin. Tıkla Ev sekmesini ve ardından Outlook Görevleri. Açılır menüden görev için bir zaman aralığı seçin. Bir bayrak metni işaretler ve OneNote, not metnini Outlook'ta bir görev olarak ekler. Gerekirse görev olarak daha fazla not eklemeye devam edebilirsiniz.

Görevi şurada görüntülemek için Outlook'a geçin. Görevlerim.

Şimdi, “Microsoft Yapılacaklar” uygulamasına geçtiğinizde, altında aynı görevi göreceksiniz. Görevler önceden doldurulmuş son tarihler ve görevlerinizin nerede olduğunu öğrenmek için OneNote sayfasına bağlantı ile.

Aynı şekilde, seçebilirsiniz Gelenek ve görünen yeni pencereden Bitiş tarihi, NS Başlangıç ​​tarihive kullanılan görevin önemi Öncelik alan. Ayrıca kontrol edebilirsiniz Hatırlatmak Outlook'un size görevi hatırlatması ve kısa bir not eklemesi için kutuyu tıklayın.

Şimdi “Microsoft Yapılacaklar” uygulamasına geçin, ancak burada görevin başlatıldığı tarihi veya öncelik alanını görmezsiniz.

Görev Senkronizasyonunun Arka Plan Mekanizması

İster kişisel bir hesap, ister Microsoft 365 kullanın, "Yapılacaklar" uygulaması, görevleri depolamak ve eşitlemek için Exchange Online'a güvenir. Her iki hesap da veri şifreleme, uyumluluk ve veri yerleşimi dahil aynı protokolleri takip eder. "Yapılacaklar" uygulamasında bir görevi tamamlarsanız, görev Outlook Görevleri ve OneNote'ta güncellenir.

Not: "Yapılacaklar" uygulamasının, aynı büyük harf kullanımına rağmen OneNote'taki "Yapılacaklar" etiketiyle hiçbir ilgisi yoktur. Bu önemlidir, çünkü insanlar terminolojiden dolayı kafaları karışabilir ve bu özelliğin düzgün çalışmadığını beyan edebilirler.

Unutulmaması gereken nokta, ayrı başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​yerine yalnızca bir bitiş tarihinizin olabileceğidir. Devam eden veya tamamlanma yüzdesi gibi görev durumlarını veya görevin farklı öncelik seviyelerindeki önemini desteklemez. "Yapılacaklar" bölümünde silinen bir görevi kurtaramazsınız, ancak bunları OneNote ve Outlook'ta görüntüleyebilirsiniz.

Eğer biliyorsan Microsoft To Do uygulaması nasıl çalışır?, birden fazla görev listesi oluşturmak mümkündür. Bu nedenle, bir görevi alandan taşımak mantıklıdır. Görevler seçtiğiniz bir listeye. Ancak bir görevi başka bir listeye taşıdığınızda, değişiklik klasör sütununa yansıtılır. Outlook Görevleri, ancak fareyi bayrağın üzerine getirdiğinizde "görev mevcut değil" mesajını görürsünüz.

Yapılacaklar ve OneNote Arasında Görevlerinizi Çapraz Senkronize Edin

adlı basit bir uygulama ile OneNote ve To Do arasında görevlerinizi çapraz senkronize etmek mümkündür. pleksi. E-postalarınızdan, notlarınızdan, proje yönetiminden ve işbirliği araçlarından görevlerinizi görev yöneticinize getirir.

Hatta kullandığınız araçlar arasında iki yönlü bir senkronizasyon bile kurabilirsiniz, böylece bir tarafta yapılan değişiklikler anında diğerine kopyalanır. Ekibiniz projeleri yönetmek için Jira ve OneNote kullanıyorsa, Pleexy ilgili tüm görevleri aşağıdakilerden kanalize edebilir: bu uygulamaları "Yapılacaklar"a dönüştürün. Ve "Yapılacaklar" bölümündeki bir görevi tamamladığınızda, kaynak uygulamada kontrol edilir. fazla.

Pleexy'ye Başlarken

Pleexy web sitesine kaydolun Görev yöneticiniz olarak “Microsoft Yapılacaklar”ı kullanın. Microsoft hesabınızla kimliğinizi doğruladıktan sonra, "Yapılacaklar" ile bağlanmak istediğiniz uygulamayı seçmeniz istenecektir. OneNote'u seçin ve Pleexy'yi OneNote hesabınıza erişmesi için yetkilendirin.

Bağlantınıza bir ad verin. Örneğin, "OneNote ile Yapılacaklar" diyelim.

İlk adım, Pleexy'ye hangi not defterlerini ve bölümleri arayacağını söylemektir. Notlarınızı Yapılacaklar, Kişiyle tartışma, Yapılacaklar Önceliği 1 ve 2, Müşteri isteği ve Toplantı planla gibi türlere göre filtreleyebilirsiniz. Ve 1 ile 180 gün arasındaki eski notları yoksayın. Pleexy, tüm belirli kriterleri karşılayan notları arayacak ve bunları "Microsoft Yapılacaklar" da oluşturacaktır.

Bir sonraki adımda, "Microsoft Yapılacaklar"daki görevleriniz için başlık şablonunu tanımlayacağız. takip edebilirsiniz "{section}: {page} - {todo}" gibi bir kalıp, burada "{page}", OneNote sayfanız ve "{todo}", OneNote sayfanızdır yapılacaklar etiketi.

Şimdi Pleexy'nin görev oluşturacağı listeyi belirtmeniz gerekiyor. Bu örnekte, seçeceğiz Bir liste, ve varış noktası Çalışmak.

Son olarak, Microsoft Yapılacaklar veya OneNote görevlerinde değişiklik yaptığınızda ne olacağını seçin. İçin OneNote'tan Microsoft'a Yapılacaklar, OneNote'ta tamamlandığında veya silindiğinde bir görevle ne yapacağınızı kontrol edebilirsiniz. Ve için OneNote için Microsoft Yapılacaklar, "Yapılacaklar" uygulamasında bir görevi tamamladığınızda ne yapmak istediğinizi seçin.

Değişikliklerinizi kaydedin ve bağlantınızı etkinleştirin. Aşağıdaki ekran görüntüsünde entegrasyonu kontrol edin, bağlantıyı düzenleyin veya duraklatın ve silin.

Değişiklikleri görmek için “Microsoft Yapılacaklar” uygulamasına geçin. Burada bir görevi tamamladığınızda OneNote'ta da kontrol edilir.

Yapılacaklar İle Birden Çok OneNote Bağlantısı Oluşturun

Pleexy'de bu iki uygulama arasında birden çok bağlantı oluşturabilirsiniz. İşte nedenler:

1. Kişisel ve iş amaçları için ayrı bir OneNote hesabı kullanıyorsanız.
2. OneNote'ta belirli projeler için farklı eşitleme kuralları ayarlayın.

Örneğin, her iki uygulamadaki blog gönderileri için görevleri eşitlemek isteyebilirsiniz, ancak başka bir proje için "Yapılacaklar" bölümünde bunları işaretlemiş olsanız bile OneNote'ta görevi işaretlemeden bırakabilirsiniz. Yukarıda anlatılan prosedürü izleyerek Pleexy'de iki farklı bağlantı oluşturacağız.

Tüm Görevlerinizi Microsoft To Do'ya Getirin

Hem OneNote hem de To Do karmaşık uygulamalardır, ancak tamamen farklı iş akışı koşullarında ve gereksinimlerinizde çalışır. Basit durumlarda, OneNote'tan Yapılacaklar'a bir görev ekleyebilirsiniz, ancak görevi başka bir listeye taşırsanız bunlar sorunsuz ve kesintili değildir.

Pleexy, görev listeniz ne olursa olsun ve kurulumu sezgisel olursa olsun görevleri her iki şekilde senkronize etmenize olanak tanır. Kontrol et entegrasyonlar sayfası desteklediği uygulamaların bir listesi için. Bunları kullanmaya başladığınızda, Microsoft To Do'yu etkili bir şekilde kullanmaya yönelik ipuçlarımızı ve püf noktalarımızı izleyin.

Daha İyi Görev Yönetimi için 10 Microsoft Yapılacak İpuçları

Microsoft To Do'ya daha yakından bakın ve onu nasıl güçlü bir görev yöneticisine dönüştürebileceğinize dair bazı ipuçlarına göz atın.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında