Microsoft Teams'de Ekibinizi Yönetmenin En İyi 9 Yolu

Microsoft Teams ile uzak ekip üyeleri sorunsuz bir şekilde birlikte çalışabilir ve üretkenliği artırabilir.

Ancak, veri sızıntıları ve yetkisiz erişim gibi beklenmedik durumları önlemek için bir ekip lideri bu platformun kullanımını denetlemelidir. Uzak ekipler için Microsoft Teams'i nasıl yöneteceğinizi öğrenin.

1. Takım Oluşturma ve İsimlendirme Stratejisi

Tüm ana paydaşlar yeni bir ekip oluşturabilmelidir. Microsoft Ekipleri. Ancak, bu özellik herkes tarafından erişilebilir olmamalıdır. Ekip oluşturma iznini yöneticiler, yöneticiler veya erişime ihtiyacı olan kişilerle sınırlayın.

Bir ekibin amacını veya işlevini bilmiyorsanız, onları yönetmek zorlaşır. Bu nedenle, Azure Active Directory'nizde etkili bir adlandırma kuralına sahip olun.

Adlandırma kuralı, her takımın izleyeceği tutarlı bir adlandırma stiline veya yapısına atıfta bulunur. Bu adlandırma stili, ekip açıklamasını, işlevini, coğrafi bölgesini, içerik oluşturucunun adını vb. bilmenize yardımcı olur.

2. Veriler ve Mesajlar için Yaşam Döngüsü Tanımlayın

Her ekip için özel olarak hazırlanmış bir veri saklama politikasına sahip olmak çok önemlidir. Böylece mesajları sabit bir zaman aralığı için kaydedebilirsiniz ve metinler o zamandan sonra ihtiyacınız olmadığında otomatik olarak kaybolur. Projelerinizi analiz edin ve buna göre mesaj saklama süresini ayarlayın.

Yaşam döngüsünü tanımlayarak ekip verilerinize de aynı işlemi uygulamalısınız. Microsoft'a göre döngü, bir ekip oluşturup bir kanal kurduğunuzda başlar. Döngünün ortası, ekibin aktif olarak işbirliği yaptığı zamandır. Döngünün sonu, bir takımın amaçlanan görevlerini tamamladıktan sonra ömrünün sonuna geldiği anlamına gelir.

3. Harici Erişimi Düzenleyin

Microsoft Teams'in varsayılan ayarı, diğer kuruluşların ekip üyelerinin iletişim verilerine erişmesine izin verir. Ayrıca Teams veya Zoom kullanan harici taraflarla toplantılar ayarlamanıza olanak tanır.

İlgili: Herhangi Bir Toplantı için En İyi Yakınlaştırma Sanal Arka Planları

Kurumsal verilerinize kimlerin erişebileceğini kontrol etmek için bu ayarı dikkatli bir şekilde kullanın. Erişimi kontrol etmek için belirli bir alanı engellenenler listesine ekleyebilir veya bazı alan adlarının engellemesini kaldırabilirsiniz.

Dış erişim, kuruluşunuzun diğer üyeleri için olsa da, misafir erişimi, şirketinizin dışındaki kişilerin ekip verilerine erişmesine izin vermek anlamına gelir. İşiniz müşterilerle veya üçüncü taraf ortaklarla yakın çalışmayı içeriyorsa, bu özelliği sınırlı ölçüde etkinleştirebilirsiniz.

4. Bir Toplantı ve Mesajlaşma Politikası Oluşturun

Microsoft Teams, profesyonel iletişim için bir platformdur ve ne kadar az kişisel olursa o kadar iyidir. Kurumsal standartlara uygun mesajlaşma ve toplantı ilkeleri oluşturun.

Profesyonel olmayan çıkartmaların, GIF'lerin ve memlerin kullanımını kontrol edin veya yasaklayın. Ayrıca bir içerik derecelendirme sisteminin can sıkıcı herhangi bir içeriği bulmasına izin verebilirsiniz.

Ayrıca, kullanıcıların gönderilen herhangi bir mesajı düzenlemesine veya silmesine izin verebilirsiniz, ancak orijinal mesajı tekrar izlemeniz gerekebileceğini unutmayın. Teams toplantılarının kaydı ve dökümü de mümkündür.

Ancak şirket politikası kapsamında bu özellikleri göz önünde bulundurun ve bu işlemleri yapmaya karar verirseniz tüm katılımcıları açıkça bilgilendirin. Ayrıca toplantılara yalnızca ekip üyelerine doğrudan erişim sağlamalısınız ve konuklar onaylandıktan sonra katılmalıdır.

5. Üçüncü Taraf Uygulama Entegrasyonlarını Düzenleyin

Ekip lideri olarak, Microsoft Teams'in sorunsuz üçüncü taraf tümleştirme özelliğinden memnun olmalısınız. Ancak, herhangi bir üyenin desteklenen bir uygulamayı entegre edebilmesi sizin için endişe konusu olabilir. Microsoft Teams kanallarını temiz ve güvenli tutmalısınız.

Bunun için, entegrasyon için yalnızca belirli bir üçüncü taraf uygulamaları listesine izin vermelisiniz. ziyaret edebilirsiniz Uygulamaları yönet sayfası İş arkadaşlarınız için izin vermek istediğiniz Teams uygulamalarını yönetmek için Microsoft Teams yönetim merkezinin Burada, bireysel kullanıcılar için üçüncü taraf uygulama deneyimini de değiştirebilirsiniz.

6. Aramaları ve Mesajları Denetleme

Microsoft Teams yöneticileri, herhangi bir üyenin son 30 gündeki arama geçmişini kontrol edebilir ve denetleyebilir. Kişi, trafik, kulaklık, ağ kalitesi vb. arama geçmişi verilerini, karşılaştıkları iletişim sorunlarını çözmek için kullanabilirsiniz.

İlgili: Microsoft Teams vs. Facebook'tan İşyeri: Hangisini Kullanmalısınız?

Ağ performansına genel bir bakış için Skype Kurumsal eski portalında son 90 günün çağrı kalitesi eğilimleri verilerine de erişebilirsiniz.

7. Veri Sınıflandırması İçin Bir Kural Belirleyin

Veri sınıflandırma, veri duyarlılığı düzeyi hakkında size önemli bilgiler sağlayan yöntemdir. Bu sınıflandırma ile hassas verilerin yerini, risk faktörlerini ve ekip üyelerinin verileri nasıl kullandığını öğrenebilirsiniz. Bu bilgiyi kategorizasyon yoluyla kolayca bilmek için bir veri sınıflandırma şeması ayarlayın.

Bu kurallar seti, mevcut seçenekleri son kullanıcılara açık bir şekilde açıklayacaktır. Bu nedenle, kuralları anlaşılması kolay bir dille belirleyin. Microsoft'un tüm ekipleri için sınıflandırma kurallarını uygulayın.

Sınıflandırma şemasını oluşturduktan sonra, veri kaybı önleme (DLP), saklama etiketleri vb. oluşturabilir ve uygulayabilirsiniz.

Ekip üyelerinizin yeni kaynaklar ekleme özgürlüğüne ihtiyacı vardır, ancak bu, ne pahasına olursa olsun veri güvenliğini riske atmamalıdır. Özelleştirerek bu soruna uygun bir çözüm sunabilirsiniz. Microsoft Teams'in güvenlik ayarları proje gizlilik seviyelerine göre.

Verilerin amacına bağlı olarak, bağlantı paylaşımını devre dışı bırakmak gibi daha fazla kısıtlama ekleyebilirsiniz. Teams, diğer Microsoft 365 uygulamalarıyla tümleştirilmiş birleşik bir platform olduğundan, birden çok yönetici merkezinde yapılandırma gerçekleştirmek için çeşitli yetkilendirme düzeylerinden geçmeniz gerekir.

Ayarları yönetirken, uygun ayarları bulmak için her ekibin kritikliğini göz önünde bulundurun.

9. Ekibinizi MS Teams Politikaları Hakkında Eğitin

Tek bir ekip üyesinin Microsoft Teams'den en iyi şekilde yararlanmanın en iyi yolunu bulması pek olası değildir. Bu nedenle, bu platformu kullanarak keşfetmek ve büyümek için işbirliği yapmanız gerekir. Ekibiniz ister Teams'i ilk kez kullanmak üzere olsun, isterse uzun zaman oldu, düzenli bir eğitim oturumu faydalı olacaktır.

Orada, insanlar Microsoft Teams'deki deneyimlerini başkalarıyla paylaşabilir. Ayrıca Teams ile ilgili önceki sorunlar ve bu sorunları nasıl etkili bir şekilde ele aldıkları hakkında konuşabilirler. Ayrıca önerilerini not edebilir ve uygulanabilir olanları uygulayabilirsiniz.

Zahmetsiz Ekip İşbirliği

Araçların uygun kullanımı, herhangi bir ekibin veya projenin başarısının anahtarıdır. Bu nedenle, üyelerin iletişim kurma ve işbirliği yapma şeklini düzenleyen bir dizi kuralı uygulamak ekip liderinin sorumluluğundadır.

Yukarıdaki ipuçları, ekibinizin üretken ekip iletişimi için Teams uygulamasını kullanmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Müşteriler ve Ekiplerle Gerçek Zamanlı İletişim Kurmak için 7 İpucu ve Araç

İster tam zamanlı ister serbest çalışan olun, işle ilgili konuları nasıl ileteceğinizi bilmek, iş-yaşam dengesini korumanıza yardımcı olur. Daha fazlasını bul!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında