İşletmeler İçin En İyi 6 Belge Yönetim Yazılımı

Dosyalarınızı ve kağıtlarınızı saklamak için hala fiziksel yollar kullanıyorsanız, çok şey kaçırıyorsunuz. Dosyaları fiziksel olarak depolamak çok fazla depolama alanı kaplar. Her zaman belirli bir dosyayı aramayı ve izlemeyi oldukça zorlaştıran dolaplara ihtiyacınız vardır.

Alternatif olarak, belge yönetim yazılımı, sınırsız sayıda dosyayı kolayca yönetmenizi sağlar. Ayrıca, nispeten daha güvenli ve esnek olduklarından, birden fazla ekip üyesinin tek bir belge üzerinde birlikte çalışmasını kolaylaştırır.

Öyleyse, dosyalarınızı yönetmek için hangi belge yönetim yazılımını kullanabileceğinizi öğrenelim.

1. Bitrix24

Kişisel ve ortak çalışma dosyalarınızı depolamak için güvenli bir platformdur. Dünya çapında 5 milyondan fazla kullanıcı onlara güveniyor ve dosyalarını yönetmek için bu yazılımı kullanıyor.

Belgeleriniz için üç farklı depolama türü sunar:

• benim sürücüm: Kişisel dosyalarınızı burada saklayabilirsiniz.
• Grup sürüşü: Öğrenciler ve küçük işletmelerin ekip işbirliği için en iyisidir.
• şirket sürücüsü: Bu, birden fazla çalışanı olan şirketler için en iyisidir.

Ek olarak, şunları seçebilirsiniz: belgelerinizi bulutta saklayın veya ihtiyaçlarınıza bağlı olarak şirket içi depolama. Ve adlarını veya onlar hakkında kısa bir açıklama yazarak birden çok dosya arasında gezinin. Hepsi belge kitaplığına kaydedilir.

Ayrıca, hızlı erişim için belgeleri arama sonuçlarının en üstünde tutmak için beğenebilirsiniz. Araç ayrıca belgelere yorum eklemenize ve düzenleme geçmişiyle birden çok belge sürümünü saklamanıza olanak tanır. Gelecekteki değişiklikleri izlemeyi kolaylaştırır. Ayrıca, belgenizi düzenlemek için farklı uygulamalar da kullanabilirsiniz.

Güvenlik amacıyla Bitrix24, kilit düğmesine tıklayarak belgenizi kilitlemenizi sağlar. Belgeyi başkaları tarafından erişilemez hale getirir. Yazılımın hem ücretsiz hem de ücretli sürümleri vardır. İhtiyaçlarınıza göre bir tane alabilirsiniz.

2. eDosya Dolabı

Öğrenci, küçük bir yüklenici veya birden fazla çalışanı olan büyük bir şirketiniz olsun, verilerinizi ve dosyalarınızı tutmak ve düzenlemek için bu aracı kullanabilirsiniz. Arama çubuğuna sadece isimlerini yazarak dosyaları aramanıza izin verir.

Ayrıca, belirli dosyalara bunları portföyde tutarak hızlı erişim sağlayabilir ve yüklediğiniz belgeleri otomatik olarak dosyaladığı için bu yazılımla iş akışını otomatikleştirebilirsiniz. Hem yerinde hem de bulut tabanlı depolamaya izin verir.

Ayrıca, uygulamasını tüm cihazlarınızda tutmanız gerekmez. Bir web tarayıcısı kullanarak dosyalarınıza dünyanın her yerinden erişebilirsiniz. Ancak, güvenlik amacıyla verilere yalnızca şifresi olan belirli kişiler erişebilir. Çalışanlara rollerine göre izinler verilmektedir.

Paylaştığınız tüm dosyalar şifrelenir ve üzerinden geçmeniz gerekir. iki faktörlü kimlik doğrulama. Daha fazla kolaylık sağlamak için IP veya konum tabanlı kimlik doğrulamayı da ayarlayabilirsiniz.

Ayrıca, bir şirket veya yalnız bir girişimciyseniz, bu yazılımın sözleşme imzalamaya da izin verdiğini bilmek sizi mutlu edecektir. İşinizi kolaylaştırmak için yazılımı DocuSign, Salesforce ve Microsoft Office gibi üçüncü taraf uygulamalarla entegre edebilirsiniz.

3. Google sürücü

Aylık 1 milyardan fazla aktif kullanıcıyla ve 6 milyon ücretli kullanıcıya sahip olan Google, şimdiye kadarki en popüler dosya depolama çözümüdür. İnsanlar bunu kişisel, ekip ve şirket dosya depolaması için kullanır.

Bulut tabanlı uygulamalarla sorunsuz entegrasyon sağlar. Ayrıca, birden çok biçimi destekler, böylece dosyanızı türünü değiştirmeden (örneğin, PDF, Word ve diğerleri) depolayabilirsiniz. Google Drive'ınızdaki dokümanları aramak da uygundur. Sadece adı yazın ve işte burada!

Ekip üyeleri için ortak alan sağlar. Yine de, Veri Kaybını Önleme (DLP) özelliği nedeniyle verilere dışarıdan erişilemez.

Yazılım, belgelerinizi kaydetmenize ve bunları oluşturmanıza, görüntülemenize ve düzenlemenize olanak tanır. Ayrıca, bu aracı kullanarak bu belgeleri düzenlerseniz, yapılan değişikliklerin geçmişi tutulur. Bu şekilde, dosyanın birden çok sürümünü saklamanız gerekmez. Hepsi tek bir belgede saklanır.

Google Drive, tüm kullanıcıları için 15 GB'a kadar ücretsiz depolama alanı sağlar. Bundan daha fazla depolama alanına ihtiyacınız varsa, premium bir plan almanız gerekir.

4. izdiham

Bu, dosyalarınızı saklamanıza ve düzenlemenize olanak tanıyan başka bir harika, bulut tabanlı dosya paylaşım aracıdır. Üzerinde 130.000 kullanıcı dünya çapında belgeleri ve dosyalarıyla bu platforma güveniyor.

Bu yazılımla belgelerinizi iki şekilde düzenleyebilirsiniz:

• Sayfalar: Sayfalar oluşturabilir, düzenleyebilir ve çalışanlarınızla tartışabilirsiniz.
• boşluklar: Tüm sayfalarınız burada saklanır. İster bireyler, ister ekip üyeleri veya diğer projeler için olsunlar.

Bu araç, belgelerinizi aramak ve almak için gelişmiş özellikler, 75'in üzerinde özelleştirilebilir şablon ve yorum yapma ve düzenleme özellikleri sunar. Ayrıca, ekipteki herhangi biri başka bir ekip üyesine bir görev atarsa, zamanında eylemler için bilgilendirilecektir.

Ek olarak, belgelerin izinlerini kontrol edebilir ve ekipte bunlara kimlerin erişebileceğini yönetebilirsiniz. 10 kullanıcıya kadar ücretsizdir. Bunun üzerindeki herhangi bir şey için premium sürümünü satın almanız gerekir.

5. SharePoint Çevrimiçi

İle birlikte 190 milyondan fazla insan SharePoint Online'ın özelliklerine erişimi olan bu, belgeleri, ekipleri ve iş akışını düzenlemenizi sağlayan bir Microsoft aracıdır.

Dosyalarınızı depolamanın yanı sıra, bu aracı kullanarak belgeler oluşturabilir ve düzenleyebilir ve birden fazla ekip üyesiyle işbirliği yapmak için kullanabilirsiniz. Hızlı bir arama sağlayarak dosyaların meta verilerini güncellemenize olanak tanır.

Bu şekilde, bir dosya adını unutursanız veya hemen hemen aynı ada sahip birden fazla dosyanız varsa, metadatada yazılı bazı kelimeleri yazarak belgeyi bulabilirsiniz. Araç, mobil uygulamalar için de kullanılabilir. Ancak, kullanmak için ayda 5 dolarlık bir abonelik almanız gerekir.

6. Kağıt İzleyici

Listedeki bir diğer belge yönetim yazılımı ise Paper Tracer. Küçük, orta ve kurumsal düzeydeki işletmeler için üretilmiştir.

Sözleşmelerinizi otomatikleştirmenize, belgeleri dijitalleştirmenize ve kaydedilen tüm dosyaları izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olur. Ayrıca, HIPAA uyumludur, yani güvenlik yasasına uyar ve herhangi bir veri sızıntısını önler. Ayrıca bir e-imza olanağı sağlar. Bu nedenle, sağlık, hukuk veya projeleri sözleşmeye dayalı olarak tamamlayan herhangi bir işletme için harika bir araçtır.

Yazılım, uçtan uca iş akışı çözümleri sunar ve bulut tabanlı uygulama sunar. En fazla 10 çalışanı olan küçük işletmeler ve 100 veya daha fazla çalışanı olan orta ölçekli şirketler için iyi bir araçtır.

Doküman Yönetim Yazılımınızı Seçin

Dosyalarınızı hala fiziksel olarak saklarsanız ve tüm sıkıntıları yaşıyorsanız, durma zamanı.

Liste, bol miktarda ücretsiz depolama sağlayan birden fazla yazılım sunar. Bunlarla başlayın ve çok sayıda ekip üyesinin işbirliğiyle dosyalarınızı saklamayı, düzenlemeyi ve yönetmeyi kolaylaştırın.

Görüntülü Toplantıları Paylaşılabilir Belgelere Çevirmek için En İyi 10 Araç

Deşifre uygulamaları, ses ve video dosyalarını paylaşabileceğiniz metne dönüştürmenize olanak tanır. İşte bunun için kullanabileceğiniz en iyi araçlardan bazıları.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında