Her SharePoint Kullanıcısının Bilmesi Gereken 10 En İyi Uygulama

SharePoint, belgeleri ve içeriği profesyonelce yönetmenize olanak tanıyan bir Microsoft 365 parçasıdır. İster yönetici ister son kullanıcı olun, en iyi uygulamaları bilmek ve uygulamak, herkesin içeriği zorlanmadan kullanabilmesini sağlayacaktır.

Bu makalede, SharePoint'i en etkili şekilde nasıl kullanacağınızı öğreneceksiniz.

1. Dosya Adlarına Tutarlılık Getirin

Tutarlılık başarının anahtarıdır ve bu durumda bile doğrudur. Paylaşım Noktası. SharePoint çok sayıda belge depolayabileceğinden, dosya adlandırma konusunda tutarlı olmanız gerekir.

Bazı arama sonuçlarının belirsiz dosya adları içerdiğini fark etmiş olabilirsiniz. Sonuç olarak, istediğiniz dosyayı bulmak için her dosyayı açmanız gerekir. Bu zahmetli bir iştir ve sizi verimsiz yapar. Ayrıca, farklı ekip arkadaşları farklı adlandırma stilleri izliyorsa, binlerce belgeden uygun dosyayı bulmak neredeyse imkansız hale gelebilir.

İlgili: Microsoft SharePoint Nedir? Kullanmanın Özellikleri ve Faydaları

SharePoint paylaşılan bir platform olduğundan, bir adlandırma kuralı seçmek için başkalarıyla görüşün. Bu nedenle, siz ve ekip arkadaşlarınız herhangi bir dosyayı veya belgeyi hızlı bir şekilde bulabilirsiniz.

2. Belgeleri Etiketle

Tek bir adlandırma kuralına uymanıza rağmen, gerekli belgeyi bulmakta sorun yaşayabilirsiniz. Microsoft Arama'nın size daha spesifik ve alakalı sonuçlar göstermesi için belgelerinizi etiketleyin. Etiketleme, bir filmin veya bir TV dizisinin kanalının türüne benzer şekilde çalışır.

Aynı kategoriye ait tüm dosyaları bulmanıza yardımcı olur. Etiket eklemek için bir kitaplığa gidin ve oluşturulma tarihi, son değiştirilme vb. gibi yeni bir kategori alanı ekleyin. Şimdi, her belge için etiket olarak çalışacak ilgili verileri ekleyin. Bu şekilde, SharePoint'ten kesin sonuçlar alırsınız.

3. Kilitleme Özelliğini Kullanarak Belgeleri Güvenli Hale Getirme

SharePoint verilerinin güvenliği yalnızca BT altyapı yöneticilerine bağlı değildir. Son kullanıcı olarak siz de belgeleri kilitleyerek üzerinize düşeni yapabilirsiniz. Bu özellik, yetkisiz kişilerin paylaşılan dosyalarda veya belgelerde herhangi bir değişiklik yapmamasını sağlar.

Dahili kayıt yönetimi özelliğini etkinleştirerek bir belgeyi kilitleyebilir ve kilidini açabilirsiniz. Ayrıca SharePoint, herkesin özel durumunu bilmesi için adının yanında bir simge görüntüler. Bu ayarı, onay üzerine belgeyi otomatik olarak kilitleyen iş akışına ekleyebilirsiniz.

4. Listeleri ve Kitaplıkları Hızla Kopyalayın

Liste veya kitaplık oluşturma, meta verilerini ekleme, görünüm oluşturma— SharePoint'te kitaplık veya liste oluşturma işleminin tamamı saatler sürer. Bu listeleri veya kitaplıkları birden çok kez oluşturmanız gerekiyorsa, bu telaşlı görev sıradan olabilir.

Bu nedenle, uygun erişime sahip herhangi bir SharePoint sitesinden listeyi kopyalamanın mümkün olduğunu bilmelisiniz. Dahası, kopyalama işlemi basittir ve neredeyse tüm konfigürasyonu kopyalayabilirsiniz. Kitaplıklar veya listeler için biçimlendirmeyi kopyalamak, yeni projede zaman kazanmanıza yardımcı olur.

5. Kayıp Kitaplık Verilerini Geri Yüklemeyi Öğrenin

Önemli verilerin yanlışlıkla silinmesi, ekibinizde onarılamaz hasara neden olabilir. Bu nedenle, SharePoint kitaplığınızdan silinen ve kaybolan verileri geri yüklemenin temellerini bilmelisiniz.

İlgili: Dosyalarınızı Açamadığınızda OneDrive'ı Düzeltmenin Yolları

Bunu biliyorsanız, veri kurtarma için başka birine bağımlı olmanız gerekmez. Böylece, zamandan ve bu üretken olmayan görevde sizinle birlikte çalışabilecek diğer kişilerden tasarruf etmiş olursunuz.

İlk olarak, SharePoint için bir veri geri yükleme ilkesi oluşturun ve bunu doğru şekilde uygulayın. Geri yükleme işlemi, belirli bir süre için verileri geri yüklemenize izin verecektir. Verileri daha önceki bir zamandan geri yüklemenin, o zamandan sonra yaptığınız değişiklikleri kaybedeceğiniz anlamına geldiğini unutmayın.

6. Erişim İsteğini Yönet

Bir iş arkadaşınızla e-posta yoluyla bir bağlantı paylaştığınızı ve o gün için ayrıldığınızı hayal edin. Bu kişi bağlantıyı açmaya çalıştığında, o dosyaya erişimi olmadığını fark eder. Açıkçası, dosya erişimi isteyebilirler, ancak onayı ve geri dönüş süresini kimin paylaşabileceğine dair hiçbir fikirleri yoktur. Bazen birden fazla ekip sitesi sahibi, dosya erişim istekleri hakkında bildirim alabilir.

Her birinin, diğerlerinin isteği kabul edeceğini düşünmesi de mümkündür. Sonuç olarak, erişim talebinde bulunan kişi hiçbir zaman yanıt alamayabilir. Bu tür sorunlardan kaçınmak için, bu tür istekleri ele almak için özel bir destek e-postası oluşturabilirsiniz.

7. Kütüphane İznini Kısıtla

Kütüphaneye toplu erişim izni veri güvenliğine zararlıdır. Bu tür senaryolardan kaçınmak için herhangi bir SharePoint sitesinde kitaplığa erişimi kısıtlamanız gerekir.

Yalnızca İK ekibinin erişmesi gereken kitaplıklarınız varsa, başkalarının o SharePoint sitesine erişmesini sınırlayabilirsiniz. Bunun için kütüphaneye bir isim verin ve açıklamasında özel statüsünü belirtin.

8. Ekip Sitelerini Kategorilere Ayırmak için Hub Sitelerini Kullanın

Tüm SharePoint siteleri koleksiyonundan benzer kategorilerdeki siteleri bulmak zor olabilir. Ancak, benzer veya ilgili siteleri, hub siteleri adı verilen sanal bir grup aracılığıyla gruplayabilirsiniz.

Örneğin, müşterilerinizle her projeden bir site paylaşmanız gerekiyorsa, bir hub sitesi oluşturabilir ve içindeki tüm siteleri gruplayabilirsiniz. Böylece, benzer siteleri bulmak ve paylaşmak, herkes için sorunsuz ve daha az zaman alan hale gelir.

9. Farklı Site Türlerini Ne Zaman Kullanacağınızı Bilin

SharePoint kullanırken iki ana site şablonuyla karşılaşacaksınız. Bunlara ekip sitesi ve iletişim sitesi denir. Her iki türün de farklı kullanımları vardır ve projenize göre bunlardan birini seçmeniz gerekir.

Takım arkadaşlarınızla bir duyuru veya promosyon paylaşmak istiyorsanız, bir iletişim sitesi kullanmak harika bir fikirdir. Katkıda bulunanlara kıyasla daha fazla okuyucunuz/çalışanınız olduğunda idealdir.

ekip sitesi proje işbirliği için uygun küçük bir ekiple. Ayrıca, çok sayıda katkıda bulunanlarınız olduğunda kullanın.

10. Kişiselleştirilmiş Görünümleri Ayarlama

Farkında olabileceğiniz bir SharePoint özelliği, seçiminize göre kişiselleştirilmiş görünümler oluşturmaktır. Ayrıca SharePoint, belge yönetimi için çeşitli filtreler ve geçişler sunar. Ekstra meta veri ayrıntılarını görüntülemenize, seçtiğiniz dosyaları filtrelemenize, dosyaları çeşitli düzenlerde sıralamanıza, dosyaları bir veya birden fazla grupta gruplamanıza vb.

Her ekip üyesi, yalnızca kendileri tarafından erişilebilen kişiselleştirilmiş bir görünüm oluşturabilir. Herkes için kütüphane görünümünü engellemez. Ayrıca, benzer görüntüleme gereksinimlerine sahip takım arkadaşlarınız varsa, genel bir görünüm oluşturabilirsiniz.

SharePoint Kolaylaştı

SharePoint tamamen içerik yönetimi ile ilgilidir ve bu karmaşık ve sıradan olmamalıdır. Siz ve ekibiniz, yukarıda belirtilen standart uygulamaları izleyerek SharePoint'ten en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.

Yeni başlayan biriyseniz, aracı verimli ve düzenli bir şekilde kullanmaya başlamanız için bunlar ideal ipuçlarıdır. Ayrıca, SharePoint en iyi uygulamaları işlerinizi zahmetsizce halletmenize yardımcı olur.

Verimlilik 101: İşlerin Yapılması (GTD) Yöntemi Nasıl Kullanılır?

David Allen tarafından İşlerin Yapılması, kişisel ve profesyonel üretkenliğin temellerinden biridir. Bunu nasıl kullanabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında