Müşteriler ve Ekiplerle Gerçek Zamanlı İletişim Kurmak için 7 İpucu ve Araç

Serbest çalışan veya uzaktan çalışan olarak, çeşitli saat dilimlerinde müşteriler ve iş arkadaşlarınızla çalışmanız gerekebilir. Ancak bu, odağınızı ve konsantrasyonunuzu kaybetme pahasına bile gerçek zamanlı yanıt için her zaman hazır olmanız gerektiği anlamına gelmez.

Çeşitli stratejiler uygulayarak diğer paydaşlarla sorunsuz bir ilişki sürdürürken yorgunluktan kaçınabilirsiniz. Aşağıdaki ipuçları ve araçlarla bunu nasıl yapacağınızı öğrenin.

1. Takipsiz Karar/Geri Bildirim Paylaşımı

Anında geri bildirim veya takip gerektiğinde gerçek zamanlı iletişime ihtiyacınız olacak. Aşırı iletişim, sizi hızlı bir yanıt için her zaman hazır olmanın zorluğundan kurtarabilir. Müşterinize veya iş arkadaşlarınıza gerekli tüm bilgileri sağlarsanız, mesajınızı netleştirmek için takip etmeleri gerekmez.

Bunun için, her şeyi tam olarak açıklamaktan çekinmeyin. Bazen anında geri bildirim uygun veya tam olmayabilir. Ayrıca yanlış anlamalara neden olabilir. Gecikmeli geri bildirim, mantıksız patlamalardan kaçınmanıza yardımcı olur ve daha düşünceli yanıtlar vermenizi sağlar.

Müşterileriniz ve ekibinizle kapsamlı ve net bir şekilde iletişim kurarak gereksiz ileri geri hareketlerden kaçınılır. Var çeşitli çevrimiçi not alma uygulamaları, örneğin Süper Notlar. Bunları mükemmele yakın mesajlaşmayı gerçekleştirmek için kullanabilirsiniz.

Siz ve birlikte çalıştığınız kişi, birbirinizin yanıtlarını paylaşılabilir notlar ve belgeler aracılığıyla inceledikten sonra aynı dosyaya not bırakabilirsiniz.

2. Tepki Süresinde Makul Gecikmeye İzin Vermek İçin Önceden Plan Yapın

Bazı projeler ve görevler, müşterilerinizden veya ekip üyelerinizden anında yanıt almayı gerektirebilirken, geç yanıt verilmesi proje gecikmesine neden olabilir. Birçok insanın uzaktan çalışırken gerçek zamanlı iletişimi savunmasının ana nedenlerinden biridir.

Ancak, görevleri ve alt görevleri planlayabiliyorsanız, bu durumlarda zaman uyumsuz iletişim de uygun bir seçenektir. Ekibinizin acil durumlarla ilgilenmesine olanak sağlayacak bir üst merciye iletme iş akışı oluşturmak için yeterli zaman ayırın. Yanıt gecikmesi sırasında saat dilimi farkını göz önünde bulundurun ve bağımsız görevleri planlayın.

Takvim uygulamasını aşağıdakilerle entegre etmek yararlı olacaktır. Asana gibi görev yönetimi araçları. Böylece, her etkinlik oluşturduğunuzda, güncelleme, herkesin takip etmesi için görev yönetimi uygulamalarında kullanılabilir hale gelir.

3. Hataları Göstermek için Ekran Kaydı/Dijital Beyaz Tahtalar

Yazılımda karmaşık bir hata olduğunu hayal edin. Şimdi, uzaktaki bir ekibe yazarak her şeyi açıklamanız gerekiyor! Diğer taraftan arada ortaya çıkan sorulardan bahsetmiyorum bile ve kayboluyorsunuz.

Tüm bu karmaşık durumlardan ekran kaydedici uygulamaları kullanarak kurtulabilirsiniz. ActivePresenter veya Apowersoft gibi ücretsiz bir ekran kaydedici kullanarak yazılım hatasını gösterin ve kaydedin. Herhangi bir karışıklığı önlemek için sorunu sözlü olarak açıklamak için sesinizi de ekleyebilirsiniz.

İlgili: Çevrimiçi Toplantılarınızı Kaydetmek için En İyi Ücretsiz Ekran Kaydediciler

Ayrıca kullanabilirsiniz Freehand gibi çevrimiçi beyaz tahtalar uygulama veya web sitesi hatalarını tanımlamak için. Bu uygulamalar uzaktan işbirliği için iyidir. Meslektaşınız beyaz tahta dosyanız üzerinde çalışabilir ve sıranız geldiğinde gözden geçirebilmeniz için orada notlar bırakabilir.

Sesli/görüntülü iletişim ihtiyacını ne kadar azaltırsanız, iş arkadaşlarınız ve müşterileriniz gerçekten önemli olan şeylere o kadar çok konsantre olabilir. Şu anda, projenizin ayrıntılı bir iş akışını kolayca oluşturabilir ve ilgili herkes tarafından dijital olarak erişilebilir hale getirebilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki gibi işbirliği uygulamalarını kullanabilirsiniz: Jira.

Bu kapsamlı uygulamalar, görevlerinizin görsel iş akışını desteklemenin yanı sıra, görevlere yorum eklemenize de olanak tanır. Bu yorumlar, gerekli bilgilerin hızlı bir şekilde bulunmasına yardımcı olur ve böylece tartışmaları düzene sokar.

Örneğin, müşterinin projenin ilerleyişi hakkında bilgi sahibi olması gerekiyorsa, tamamlanmış görevleri bulmak için görev yorumuna bakabilir. Onlara ihtiyaç duydukları bilgileri anında sunarken size mesaj göndermekten kurtarır.

5. Projeler için Sprintler Oluşturun ve Tanımlayın

Agile veya scrum iş akışını takip eden bir ekibin parçasıysanız, gerçek zamanlı işbirliği ve iletişimin işinizin vazgeçilmez parçaları olduğunu bilirsiniz. Yine de sprintleri doğru tanımlayarak anında iletişime olan bağımlılığı azaltabilirsiniz.

Bir sprint oluştururken, hedefler veya hedefler, yol haritaları, kaynaklar, birikmiş işler, kapasite, iş süreci, son tarihler vb. gibi bariz soruları yanıtladığınızdan emin olun. Böylece atananlar size bu soruları sormazlar ve hemen çalışmaya başlarlar.

Ayrıca, aşağıdakiler gibi farklı ücretsiz Scrum destekli proje yönetimi araçlarından da yardım alabilirsiniz: buz Scrum. Bu uygulamalar, minimum acil müdahale gereksinimi ile ekibinizin verimli bir şekilde çalışmasına olanak tanır.

6. Video Toplantı Yorgunluğunu En Aza İndirmek için Toplantı Kayıtlarını Dağıtın

Bazen uzak bir ekibin parçası olmak, fiziksel mesafeyi telafi etmek için bir dizi toplantıya katılmak anlamına gelir. Verimliliğiniz için iyi olmayan Zoom yorgunluğu denen bir duruma yol açabilir. Bunun yerine, odaklanmış çalışma sırasında alternatif iletişim kanallarına odaklanabilir ve toplantı isteklerini reddedebilirsiniz.

Stratejik tartışmalar veya odaklanmış gündemler için toplantılara katılmak esastır. Bununla birlikte, kalan sorunların çoğunu çözmek için metin tabanlı iletişime güvenebilirsiniz. Bunun dışında toplantıların kayıt altına alınması zorunlu olmalıdır.

Böylece, kaçıran herkes, içgörüler için kaydı rahatlıkla kontrol edebilir ve daha sonra tartışmaya değer katabilir. Zoom toplantılarını kaydetmek için VLC'yi veya Meet toplantılarını kaydetmek için Google Meet'in kayıt özelliğini kullanabilirsiniz. Bu uygulamaların her ikisi de ücretsizdir, bu nedenle size fazladan paraya mal olmazlar.

7. Zamanı Engelleyerek Dijital Takvimi Doğru Şekilde Kullanmak

Sesli olmayan iletişimin tercih edilmesinin temel nedenlerinden biri kesintisiz verimli bir zamana sahip olmaktır. Bu, bir proje veya görevde önemli ilerleme kaydetmemize yardımcı olsa da, insanlar bunu bir toplantıyı veya sunumu işaretler gibi takvimde işaretlemezler. Sonuç olarak, diğer ekip üyelerinin genellikle bu konuda hiçbir fikri yoktur.

Bununla birlikte, başkalarının bilmesi için bazı derin çalışmaların zamanını takviminize işaretleyebilirsiniz. Takvim boşluğu, bir toplantı veya mesajlaşma için özgür olduğunuz anlamına gelir. Takvimde saati engellerseniz, o saatte toplantı planlamaktan veya size metin göndermekten kaçınırlar.

Google takvimi gibi ücretsiz takvim araçlarını kullanabilir veya Ekip oluşturmak zamanını bloke etmek için. Bu nedenle, diğerleri düşünceli olacak ve e-posta ve proje tartışma kanalları gibi çevrimiçi iletişime daha fazla bağımlı olacaktır.

İletişimler Her Zaman Anlık Olmak Zorunda Değil

Evden veya hibrit bir ekibin bir parçası olarak çalışırken, gerçek zamanlı iletişim size zarar verebilir.

Bunalmaktan kaçınmak için çevrimiçi iletişim için bu ipuçlarını ve araçları deneyin. Bunlar kesintisiz çalışmanıza izin verdiği için günlük üretkenliğinizde bir artış göreceksiniz.

Kişisel Verimliliğinizi Artıracak En İyi 9 Ücretsiz Uygulama

Aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda üretkenlik uygulaması ve aracı var. Ancak bunlardan yalnızca birkaçı kişisel üretkenliğinizi artırmaya odaklanır. Onları kontrol et!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında