Görevlerinizi Kolayca Nasıl Otomatikleştirebilirsiniz: 5 Faydalı Araç

İş yerinizde günlük işlerinizi yapmak için saatler harcıyorsunuz. Bunun işinizin bir parçası olduğunu düşünüyorsunuz. Ama ya kendi başına yapılabilseydi ve siz de gerekli zamanınızı yaratıcı düşünmeye ya da diğer büyük sorunları çözmeye ayırabilseydiniz? Bu harika olmaz mıydı?

Bu sorunun nihai çözümü, görevlerin otomasyonudur. Hangi günlük görevleri otomatikleştirebileceğinizi, sürecini ve hangi araçların yardımcı olabileceğini öğrenelim.

Ne Tür Görevler Otomatikleştirilmelidir?

Günlük olarak yaptığınız, önemli miktarda zaman harcayan, ancak işinize değerli bir şey eklemeyen tüm rutin görevleri otomatikleştirmelisiniz.

İşte otomatikleştirebileceğiniz bazı görev örnekleri. Görev listenizde bulunanları not edin.

1. Randevuları Planlama

Biri en büyük zaman kaybı hiçbir değer sağlamak randevuları planlamaktır. Bu nedenle, ikiniz için de en uygun zamanı bulmak için müşterilerinizle ileri geri konuşmayı bırakın. Bunun yerine, takviminizde birkaç alan açın ve listeyi onlarla paylaşın.

Bu şekilde, yapılacaklar listenizdeki tüm zamanlama görevlerinin üzerini çizebilir ve yine de randevuları tam zamanında alabilirsiniz. Otomasyon araçları, zamanlama uygulamaları ve takvimlerin entegrasyonunda size yardımcı olabilir.

2. Sıkıcı Görevler

Birçok görev, herhangi bir üst düzey düşünme gerektirmez. E-postaları sıralama ve yanıtlama, veri yedekleme, faturalandırma ve faturalandırma, müşteri hizmetleri ve etkileşimi, iletişim bilgilerini güncelleme vb.

Bu yüzden onları her gün yapılacaklar listenize eklemek yerine otomatikleştirmeyi düşünün. Ve kendinize ne kadar zaman ayırdığınızı görün.

3. Birkaç Uygulama Arasında Bilgi Aktarma

Hiçbir işyeri bu görevden muaf değildir. Her zaman verilere ihtiyacınız vardır ve ardından bu verileri bir uygulamadan diğerine aktarmanız gerekir. Ancak akıllı olun, size farklı yollarla düzenli olarak gelen tonlarca veriyi kopyalayıp yapıştırarak veya içe ve dışa aktararak zaman harcamayın. Bu eylemi otomatikleştirin.

4. Temel Zamanınızı Yitiren Görevler

Programları ayarlamanın, e-posta ve fatura göndermenin, veri aktarmanın ve diğerlerinin yanı sıra, gerçekten önemli görünen başka bir görev daha geliyor: sosyal medya gönderileri. Markanızı tanıtmanız ve kitlenizle etkileşim kurmanız ve dolayısıyla bu platformlarda aktif kalmanız gerekir.

Ancak, sonsuz tekrarlanan beğenme, yorum yapma ve paylaşma döngüsüne girdiğinizde size zaman kaybettirebilir. Bu nedenle, bu son derece zaman alan görevi otomatikleştirin.

Görev Otomasyonu için 5 Adım

Görevlerinizi otomatikleştirme listesi sonsuz olabilir. Ve bazen yaptığınız işin türüne bile bağlı olabilir, bu yüzden hepsini burada ele alamayız.

Yine de, tüm fikri takip etmenizi kolaylaştırmak istiyoruz. İşte görev otomasyonu süreci.

Adım 1: Günlük Görevleri Yazın

Otomatikleştirmeniz gereken görevlerin bir listesini yaparken, şunlarla başlayın:

• Günlük yaptığınız görevleri yazın.
• Her görev için harcadığınız zamanı listeleyin.
• Bu görevleri kaç kez gerçekleştirmeniz gerektiğinin sıklığını ekleyin: saatlik, günlük, haftalık, aylık, yıllık vb.

Bir kez yapılır. Aşağıdaki kategorilerden hangisine girdiğini kontrol edin. Bunlar şu görevler midir:

• Düzenli olarak mı yoksa bir programa göre mi yapıldı?
• Sıkıcı ve üst düzey düşünmeden yapılabilir mi?
• Uygulamalar içinde bilgi aktarımı?
• Değerli projelere yatırım yapmak için gerekli zamanı mı tüketiyorsunuz?

Hepsini listeledikten sonra, bundan sonra gerçekten otomatikleştirilmesi gerektiğini düşündüğünüzleri seçin.

2. Adım: Araştırma

Sonraki adım, görevlerinizi otomatikleştirmek için kullanabileceğiniz doğru araçları araştırmayı içerir. Araştırmanızı mevcut ihtiyaçlarınıza ve bütçenize dayandırın. Örneğin, bir solopreneur iseniz, işletmeler için yapılmış bir otomasyon aracına ihtiyacınız yoktur. Yani, buna göre seçin.

3. Adım: Yeni İş Akışını Bulun

Görevlerinizi otomatikleştirmek için hangi aracı kullanacağınızı seçtikten sonra, işinize yarayacak yeni bir iş akışı sistemi bulun ve bundan sonra işlerin nasıl ilerleyeceğini açıklayın. Her şeyin sorunsuz çalışması için ekipteki herkesin yeni değişiklikleri bildiğinden emin olun.

Örneğin, bundan sonra toplantıları nasıl planlayacağınızı ekibinize açıklayabilirsiniz:

1. profilinizi oluşturun Calendly, ve ana sayfaya gidin.

2. Tıklayarak yeni toplantıyı planlayın Oluşturmak.

3. seçin süre sol menüden toplantınızın

4. seçin zamanın mevcudiyeti farklı yuvalar ekleyerek.

5. Tıklayarak toplantınızı yayınlayın Sonraki buton.

6. Toplantı bağlantısını bu sayfadan kopyalayın.

7. Bağlantıyı müşteriye e-postanıza ekleyin.

Ekipteki herkes süreç konusunda rahat olduğunda, her müşteri için günlük yapılacaklar listesinden düzenli toplantılar planlamanın üstünü çizebilirler. Hepsiyle aynı toplantı/etkinlik bağlantısını paylaşabilirler. Slotların kaç tanesinin alındığına bağlı olarak, ücretsiz olanları tercih edebilirsiniz.

Adım 4: Planı Yürütün

Her şey bittiğinde, yeni planınızı etkili bir şekilde uygulayın. Büyük olasılıkla, otomatikleştirmeniz gereken çok sayıda göreviniz olabilir ve planınız düşündüğünüzden biraz daha karmaşık hale gelmiş olabilir. Böyle bir durumda, seçtiğiniz otomasyon aracı ile yeni planınızı oluştururken ve uygularken BT departmanınızdan yardım alın.

Adım 5: Değerlendirin ve Test Edin

Gerekli görevleri otomatikleştirdikten sonra yeni iş akışı planının düzgünlüğünü test edin. Bulmak:

• Gerçekleştirilen görevlerin etkinliği.
• üzerindeki etkisi çalışanların veya ekip üyelerinin verimliliği.
• Herkes yeni araçları kullanmakta rahat mı?
• Kazanılan zamanın gelirinizin artmasında etkisi var mı? (Bu, girişimciler, serbest çalışanlar ve müteahhitler içindir.)

Otomatikleştirilecek görevleri listeledikten sonra size araştırma süresinden tasarruf etmek için kısa ayrıntılarıyla birlikte bazı harika otomasyon araçları.

Farklı yazılımları entegre etmenize olanak tanıyan popüler bir otomasyon yazılımı çözümüdür. Gmail, Dropbox, Slack, Google Calendar, Mailchimp vb. günlük uygulamalarınızı birleştirerek verileri bir araçtan diğerine taşıyabilirsiniz.

Bu araçla, tüm blog gönderilerinizi tweetlemek, Gmail'den Google Drive'a ekleri kaydetmek, tüm G-drive dosyalarınızı Dropbox'a yedeklemek ve daha fazlası gibi binlerce görevi otomatikleştirebilirsiniz.

Bu araç, otomasyon söz konusu olduğunda Zapier gibidir. Farklı uygulamalar arasında veri aktarmanıza ve bahsedilen diğer görevleri gerçekleştirmenize yardımcı olur. Ancak IFTTT'nin ücretsiz sürümü Zapier'den daha iyidir.

İkinci yazılımın bir şeyleri gerçekleştirmesi en az 10-15 dakika sürerken, IFTTT tetikleyici yerleştirildiğinde anında harekete geçer.

Ancak bu aracın dezavantajı, yalnızca tek kişilik işletmeler için iyi olmasıdır. Ekipler veya birden fazla çalışan için sürümleri yoktur. Ve eğer ihtiyacınız buysa, Zapier ile gidin. Kullanmakta olduğunuz ücretli sürüme göre birden fazla yazılım arasında eylemler ayarlamak için kullanabilirsiniz.

Sosyal medya gönderilerinizi otomatikleştirmek ve yönetmek söz konusu olduğunda harika bir araçtır. Mükemmel zamanlama seçenekleri sunarlar ve en iyi markalar tarafından tavsiye edilirler.

Eksiksiz bir satış ekibini işe almadan yolunuza çıkan binlerce müşteri adayını yönetmek istiyorsanız, LeadFormly'yi düşünün. Satış sürecinizi otomatikleştirmenize, dönüşüm oranınızı artırmanıza, doğrudan web sayfasından gelen potansiyel müşterilerinizi segmentlere ayırmanıza yardımcı olur.

Bu şekilde, erken kurşun süreçlerinde zaman kaybetmek yerine yalnızca anlaşmaları kapatmaya odaklanabilirsiniz.

Bu, küçük işletmeler için başka bir basit otomasyon aracıdır. Randevu almanıza, toplantı ayarlamanıza ve telefon görüşmeleri yapmanıza vb. yardımcı olur.

Bunu yapmak için tek yapmanız gereken Calendly'de uygunluk tercihlerinizi ayarlamak ve bağlantıyı toplantı davet e-postanıza eklemek. Müşterileriniz daha sonra bu listeden ihtiyaçlarına uygun zamanı seçebilir. Son olarak, ne zaman seçerlerse seçsinler, takviminizde otomatik olarak planlanacak ve buna göre bilgilendirileceksiniz.

Rutin Görevlerinizi Şimdi Otomatikleştirin

Temel ama monoton görevlere saatler harcamayı bırakın.

Tüm bu görevleri otomatikleştirmek için biraz zaman ayırın, okuduğunuz kategorilere göz atın, yardımcı olabilecek araçları araştırın ve günde birkaç saat tasarruf edin.

Otomasyonun Verimliliğinizi Artırmanın 5 Yolu

Her gün yaptığınız tekrarlayan görevlerin bazılarını otomatikleştirmek size çok zaman kazandırabilir. İşte daha fazla iş yapmak için bazı otomasyon fikirleri!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında