Aşırı Toplantı Yükü Nasıl Başa Çıkılır: 5 İpuçları ve Araçlar

Bir konferans odasında (veya çevrimiçi bir çalışma alanında) toplantı yapmak, fikir alışverişinde bulunmayı, hedefler oluşturmayı, ilerlemeyi izlemeyi, görev atamayı vb. gerektirir.

Bunların hepsi bir toplantı düzenlemek için geçerli nedenler olsa da, çok fazla uzun toplantı üretkenliğinizi azaltabilir. Takviminizdeki toplantı sayısını şu şekilde azaltabilirsiniz. Ama önce şunu ortaya çıkaralım:

Çok Fazla Toplantı Yapmanıza Neden Olan Ne?

Şansınız, bu sorunla daha önce başa çıkmaya çalıştınız. Ancak, toplantılar takviminizin her yerinde görünmeye devam ediyor. Bunun nedeni büyük olasılıkla sorunun temel nedenlerini ortaya çıkarmaya çalışmamış olmanızdır; sadece semptom karşılama aşırı yükünü hafifletmek için yara bandı çözümleri uyguluyorsunuz.

Öyleyse, etkili ve kalıcı bir çözüm bulabilmeniz için aşırı yüklenmeyi daha derin bir sorunun belirtisi olarak düşünelim.

Birincisi, COVID-19 salgını ve bunun sonucunda uzaktan veya hibrit çalışma modellerine geçiş, ağırlıklı olarak Zoom üzerinden yapılan sanal toplantıların sayısını önemli ölçüde artırdı. Sonuç olarak, uzaktan çalışanlar

Yakınlaştırma yorgunluğuveya ekran süresinin tükenmesi. Herkesi toplantılara davet ederseniz, toplantı aşırı yüklemesi de bir sorun olabilir. Katılım arttıkça, katılım yavaş yavaş azalır.

Arka arkaya Zoom toplantılarının veya konferans salonuna yapılan ziyaretlerin en yaygın temel nedenlerinden biri net bir gündemin olmamasıdır. Başlangıçta, toplantı için bir hedefiniz olabilir, ancak yakında odağınız boş konuşmalara geçer.

Son olarak, dijital araçlardan etkili bir şekilde yararlanmıyorsunuz. İletişim ve işbirliği için daha iyi alternatifler olan çok çeşitli yazılımlar var.

İş yerinizdeki toplantı sayısını azaltmanın bir sonraki en etkili yöntemi, toplantı verimliliğinizi artırmaktır. Bunu nasıl başarabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

1. Eşzamansız Toplantılar için Dahili Wiki Kullanın

Toplantıların her zaman gerçek zamanlı (eşzamanlı) olarak yapılması gerekmez. Bazı durumlar asenkron iletişimden faydalanacaktır (katılımcıların aynı anda hazır bulunmalarını gerektirmeyen ve anında yanıt gerektirmeyen iletişim).

Asenkron iletişimi benimseyerek toplantı verimliliğinizi artırabilirsiniz. Takımların aşağıdakiler gibi bilgi tabanlı yazılımları kullanmasına izin verir: Belge 360 fikirleri kendi hızlarında paylaşmak için. Alternatif olarak, bu web sitelerini kullanarak dahili bir Wiki oluşturabilirsinizve toplantılarınız için içinde belirli sayfalar ayarlayın. Bu dijital araçlar, yorum özelliğini kullanarak toplantıya katkıda bulunmanıza olanak tanır.

Eşzamansız toplantıları benimseyerek ekibiniz, tartışılan bilgileri anlamak için ihtiyaç duydukları zamanı alabilir, takım arkadaşlarıyla saat dilimleri arasında iletişim kurun, içe dönükleri yazarak katılmaya teşvik edin ve kesintileri ve kesintileri azaltın. dikkat dağıtıcı şeyler.

2. İşbirliği Yazılımını Kullanın

Bunu e-postayla veya daha iyisi, aşağıdaki gibi basit bir işbirliği yazılımı kullanarak yapabilecekken, yeni fikirler sunmak için neden iki saatlik yüz yüze bir toplantı planlayasınız ki? Trello.

Ekibinizin üretkenliğini artırmak için, örneğin çatışma çözümleri için yalnızca kesinlikle ihtiyacınız olduğunda gerçek zamanlı toplantılar düzenleyin. Aksi takdirde, hedef ilerleme güncellemeleri, proje incelemeleri veya yeni fikirler sunmak için işbirliği yazılımından yararlanabilirsiniz.

Bu şekilde ekibiniz paylaşmak istedikleri fikirler üzerinde düşünmek ve en önemlilerine öncelik vermek için yeterli zamana sahip olur. Dahası, tüm bu bilgiler varsayılan olarak kaydedilir ve yazılı kayıtlara dayanmak yerine herkes tarafından erişilebilir.

Toplantı gündemi, önceki toplantılarla ilgili güncellemeler, ekip güncellemeleri veya yeni fikirler gibi toplantınızın hedeflerine karşılık gelen panolar oluşturmak için Trello'yu kullanabilirsiniz.

İndirmek: Trello için Android | iOS (Ücretsiz, premium sürüm mevcut)

3. Toplantı Gündemine Odaklanmak

Gündemi olmayan bir toplantı düzenlemek, başarısızlığın kesin reçetesidir. Rotadan çıkmaktan kaçınmak için toplantınız için net bir plana ihtiyacınız olacak. İzlenecek net bir yol olmadığı için çoğu toplantı kendilerine ayrılan zaman dilimlerini aşıyor.

Peki, bunu nasıl düzeltebilirsin? Geleneksel olarak, toplantı sırasında tartışmak istediğiniz noktaları yazabilir, yazdırabilir ve katılımcılarla paylaşmadan önce diğer ilgili belgeleri ekleyebilirsiniz.

Alternatif olarak, gündeminizi oluşturarak zamandan ve kağıttan tasarruf edebilirsiniz. Evernote ve iş arkadaşlarınızla paylaşmadan önce ihtiyacınız olan dosyaları veya web sayfalarını eklemek. Bu, katılımcıların akıllı telefonları, tabletleri veya bilgisayarları aracılığıyla ihtiyaç duydukları bilgilere hızlı bir şekilde erişmelerini sağlar.

İndirmek: Evernote için Android | iOS (Ücretsiz, premium sürüm mevcut)

4. Anında İletişim için Gevşek Kanallar Oluşturun

Birçok departmanı olan büyük bir organizasyonun parçası olduğunuzda, belirli bir grup insanla bilgi paylaşmak için tek seçenek bir toplantı yapmak gibi görünüyor. Ne yazık ki, bu her zaman en verimli yöntem değildir.

Aynı bilgileri anında ve masaüstündeki herkesle aşağıdaki gibi bir mesajlaşma platformu aracılığıyla paylaşabilecekken neden bir grup insanı 30 dakikalık bir toplantı için konferans odasına taşıyasınız ki? Gevşek?

Sadece ihtiyacın var özel bir kanal oluşturmak için toplantıya davet edin ve ilgili tüm katılımcıları davet edin. Bu şekilde, davet etmeyi seçtiğiniz kişilerle çeşitli projeler hakkında özel konuşmalar yapabilirsiniz.

İndirmek: için gevşek Android | iOS (Ücretsiz, premium sürüm mevcut)

5. Çok Fazla Kişiniz Olmasın

En son yaptığınız görüşmeyi düşünün. Kaç kişi mevcuttu? Ve bunlardan kaç tanesi toplantıya değerli katkılarda bulundu? Büyük olasılıkla, birçok katılımcı katılmadan sessizce oturdu, diğerleri e-postalarını kontrol etti. Bu, özellikle büyük kalabalıklarla yapılan toplantılarda standart bir uygulama haline geldi.

Bu genellikle, organizatörlerin insanların dışlanmış hissetmesini önlemek istedikleri için olur. Asil bir jest olsa da, ne yazık ki toplantının verimliliğini azaltır.

Merak ediyor olabilirsiniz, nasıl? Toplantının ileri geri tartışmalarla, sığ yorumlarla ve gereksiz gevezelikle başa çıkması için ayrılan zamanın ötesine geçme riskiniz vardır, bu da daha az etkili olur. Bu nedenle, toplantı aşırı yüklenmesini önlemek için, mümkün olduğunca az kişiyi davet edin.

İlgili: Çevrimiçi Video Konferans için Temel İpuçları

Toplantıların Sizi Yavaşlatmasına İzin Vermeyin

Toplantılar hala çoğu kuruluşta çok önemli bir rol oynamaktadır. Ancak, bunaltıcı hale geldiklerinde ve ekipleriniz toplantı zamanlarını öncelikler üzerinde harcayabildiklerinde verimsiz hale gelirler. Yukarıdaki ipuçlarını ve araçları kullanarak toplantı üretkenliğini artırabilirsiniz.

Ekran Süresi Tükenmesiyle Başa Çıkmanın En İyi 5 Yolu

Sürekli ekrana maruz kalma baş ağrısına, bulanık görmeye ve göz yorgunluğuna neden olabilir. İşte ekran zamanının tükenmesiyle başa çıkmak için birkaç ipucu.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında