E-postalarınızı ve takviminizi yönetmek için başvuracağınız uygulama Microsoft Outlook ise, bazı özelliklerinin oldukça dikkat dağıtıcı olabileceğini düşünmüş olabilirsiniz. Elbette Outlook, iş yükünüzü yönetmenize yardımcı olmak için zaten kurulmuştur, ancak bazı basit ayarlamalarla daha da iyi olabilir.
Outlook'un sizin için daha iyi çalışmasını sağlamanın bazı yollarına bir göz atalım.
1. Gelen E-postalar için Kurallar Oluşturun
Bir e-posta aldığınızda, otomatik olarak Gelen Kutusu klasörünüze gider. Birçok farklı kişiden birden fazla e-posta alırsanız, bunu takip etmek zor olabilir ve bunlar hızla yüklenebilir. Outlook, belirli kişilerden gelen e-postaların doğrudan bir alt klasöre gitmesini sağlamak için gelen kutusu kuralları belirlemenize olanak tanır; bu, kimin ne gönderdiğini izlemenize yardımcı olabilir. Yeni bir kural oluşturmak için şu adımları izleyin:
- git Dosya > Kuralları ve Uyarıları Yönetin ve tıklayın Yeni kural. Üzerinde çeşitli seçenekler bulunan yeni bir pencere açılacaktır.
- Altında 1. Adım: Bir şablon seçin Tıklayın Mesajları birinden bir klasöre taşıyın.
- Daha sonra, altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin, seçmek için köprülere tıklamanız gerekir. insanlar veya genel grup e-postalarını yönlendirmek istediğiniz belirtilen klasör.
- Tıklamak Bitiş kuralı uygulamak için.
Microsoft'un resmi videosu bunu ayrıntılı olarak gösteriyor.
Gelen kutusu kuralları, gelen kutunuzun tıkanmasını önleyebilir. Ayrıca, belirli kişileri veya kritik iş e-postalarını takip etmeniz gerekiyorsa, bu zaten sizin için organize edilmiştir.
İlgili: Outlook'ta İmza Nasıl Oluşturulur
2. E-posta Bildirimlerini Kapatın
Şimdiye kadar, bir e-posta aldığınızda Outlook'un çıkardığı bildirim sesini fark etmiş olabilirsiniz. Görev çubuğundaki Outlook simgesinde açılan sarı zarf simgesini de fark etmiş olabilirsiniz. Bu, bilgilendirilmek istiyorsanız yararlı olabilir, ancak bu e-postalar gelmeye devam ederse odak noktanızı bozabilir. Neyse ki, Outlook size bu bildirimleri kapatma seçeneği de sunar.
git Dosya > Seçenekler > Posta, ve başlığı altında Mesaj gelişi, kapatmak istediğiniz bildirimleri seçebilirsiniz. Seçiminizden memnun kaldığınızda, TAMAM.
İlgili: Microsoft Outlook'ta Bir Toplantı Nasıl Planlanır
3. Takvim Hatırlatıcılarını Ayarlayın
E-posta bildirimlerine çok benzer şekilde, Outlook Takvimi de randevuları başlamadan 15 dakika önce size hatırlatacak şekilde ayarlanmıştır. Bunu bir sonraki randevularınızı görüntüleyerek yapar ve tıklamanız gerekir. Azletmek pencereyi kapatmak için.
Bu hatırlatıcılar, ihtiyacınız olduğunda faydalı olabilir. Örneğin, işinizin derinliklerindeyseniz ve hatırlatıcı açılırsa, yaptığınız işi bitirebilir ve randevuya hazırlanabilirsiniz.
Ancak bu fonksiyona ihtiyacınız yoksa akışınızı bozabilir. Bu hatırlatıcıları durdurmak için şuraya gidin: Dosya > Seçenekler > Gelişmiş, ve altında hatırlatıcılar, işaretini kaldır Hatırlatıcıları göster.
Alternatif olarak, şuraya da gidebilirsiniz: Dosya > Seçenekler > Takvim, ve altında Takvim Seçenekleri, Varsayılan hatırlatıcılar için bir seçenek göreceksiniz. Bunu düzenlemek için şu adımları izleyin:
- yanındaki kutuyu tıklayın Varsayılan hatırlatıcılar, yani kutuda bir işaret var
- Açılır listede, öğesini seçin. 0 dakika
- yanındaki kutuyu tıklayın Varsayılan hatırlatıcılar tekrar, böylece kene kaybolur; bunu yapmazsanız, seçiminizi kaydetmez
- Tıklamak Tamam
Artık bu hatırlatıcılar ortaya çıkmadan işinize devam edebilirsiniz. Hâlâ önemli görevlerinizi izlemenin bir yolunu istiyorsanız, Microsoft Yapılacaklar'ın faydalarına da bakın.
İlgili: Microsoft Yapılacaklar: Eksiksiz Bir Başlangıç Kılavuzu
4. Outlook Takviminizi Renk Koduyla Kodlayın
Outlook takvimi randevularınızı tek bir renkle renklendirmekte yanlış bir şey yok. Bununla birlikte, renk kodlaması, takviminizi basitleştirmenize yardımcı olabilir ve her bir randevunun veya toplantının ne hakkında olduğunu kontrol etmeden çalışma gününüze veya haftanıza ilişkin genel bir bakış elde etmenizi kolaylaştırabilir.
Örneğin, şirketiniz içindeki toplantılar, harici şirketlerle yapılan toplantılar, müşteriler, idari görevler ve takviminize kaydedilen eğitim vb., odaklanmak için daha fazla zaman harcamanız gereken bir bilgi bulanıklığı haline gelebilir. üzerinde.
Renk kodlaması kullanıyorsanız, takviminize hızlıca göz atabilir ve ne tür çalışmalara hazırlanmanız gerektiğine dair genel bir fikir edinebilirsiniz. Randevuları önem sırasına göre önceliklendirmek için renk kodlamasını da kullanabilirsiniz. Örneğin, "acil" toplantılar için kırmızı, "önemli" için kehribar rengi ve "rutin" için yeşil rengi seçebilirsiniz.
Burada önemli olan, yaptığınız farklı iş türleri için farklı renkler seçmek ve aradaki farkı anlayamayacak kadar birbirine benzemeyen renkleri tercih etmenizdir. Başlamak için şu adımları izleyin:
- göstermek için takviminizdeki bir randevuya veya toplantıya tıklayın. Randevu Serisi sekme.
- yazan renkli pencere simgesine tıklayın. kategorize et.
- Açılır listede, Tüm Kategoriler.
- Yeni bir pencere açılacaktır; sağ tarafta, tıklayın Yeni.
- Kategorinizin adını yazın. Örneğin, "iç toplantılar" ve bunun için istediğiniz rengi seçin.
- Tıklamak Tamam Yeni renk kodlu takvim randevunuzu görene kadar her iki pencerede de
Oluşturmak istediğiniz kadar çok kategori için bu işlemi tekrarlayın.
Outlook Dikkat Dağıtıcıları Çözüldü
Artık Outlook'u nasıl daha az dikkat dağıtıcı hale getireceğinizi bildiğinize göre, onu sizin için en iyi şekilde çalışacak şekilde uyarlayabilirsiniz. Önemli görünmeseler de, küçük ayarlamalar yapmak iş gününüzde fark yaratabilir.
Bu hiçbir şekilde ayrıntılı bir liste değildir ve bunları taahhüt etmeden önce denemek isteyebilirsiniz. Ayrıca Outlook ayarlarınızla oynayabilir ve odağınızı optimize etmenize yardımcı olacak başka şeyler keşfedip keşfetmediğinizi görebilirsiniz.
Dikkatin dağılması kolaydır, bu da ertelemeye yol açabilir. İşte onlardan kaçınmanın bazı yolları.
Sonrakini Oku
- üretkenlik
Haber bültenimize abone ol
Teknik ipuçları, incelemeler, ücretsiz e-kitaplar ve özel fırsatlar için bültenimize katılın!
Abone olmak için buraya tıklayın