7 Kolay Adımda İlk Proje Yönetimi Zaman Çizelgenizi Nasıl Oluşturursunuz

Projenizi nasıl üstleneceğinizi mi düşünüyorsunuz? Nasıl başlarsın? Son teslim tarihlerini karşılayacak mısınız? Bu endişe uyandıran düşünceler aklınızdan geçiyor. Geçerliliklerine rağmen, sizi yavaşlatmamalılar.

Doğru araçları kullanarak projenizi tamamlayabilirsiniz. Bir proje yönetimi zaman çizelgesi kullanmak, projenizi kazanmanıza yardımcı olabilir. Araç, projenizin haritasını çıkarmanıza yardımcı olur ve bununla nasıl başa çıkacağınız konusunda net bir stratejiniz olmasını sağlar. Bu rehberi takip ederek proje yönetimi zaman çizelgenizi oluşturabilirsiniz.

1. Proje Özeti Taslağı

Projenizdeki herkesin aynı sayfada olduğundan emin olmak için bir proje özeti taslağı hazırlayarak başlayın. Proje özeti, projenin hızlı bir özetidir. Bunu proje planınızın yoğunlaştırılmış bir versiyonu olarak düşünün. Şu sorulara cevap vermelidir:

• Projenin amacı nedir?
• Projenin hedefleri nelerdir?
• Anahtar kilometre taşları nelerdir?
• Projeyi tamamlamak ne kadar sürer?
• Bütçe ne kadar?

Proje paydaşlarını gereksiz ayrıntılarla boğmamak için kısa tutun. Proje devam ederken proje paydaşlarınızın ve proje üyelerinizin sıklıkla başvurduğu belge olacaktır.

2. Bir İş Dökümü Yapısı Oluşturun

Proje özetinizi oluşturduktan sonra, projeyi devam ettirmek için bir eylem planı oluşturmanız gerekir. Bu eylem planına iş kırılım yapısı (WBS) denir. Bir projeyi bitirmek için yapılacak her eylemi yazmak yerine, İKY, çıktılara ve kilometre taşlarına odaklanır. WBS yapmanın kuralları şunlardır:

• %100 kuralı: İKY'de yer alan tüm çalışmalar, proje hedeflerini tamamlamak için %100 gerekli olmalıdır. İçerisinde alakasız veya gereksiz iş bulunmamalıdır. Bir üst görevi tamamlamak için alt görevlerin de %100 gerekli olması gerekir.
• Karşılıklı olarak münhasır: Hiçbir işi iki kere hesaba katmayın. Projeyi tamamlamak için gereken kaynakları hesaplarken %100 kuralını ihlal edecek ve yanlış hesaplamalar yapacaksınız.
• Eylemler değil, sonuçlar: Öncelikli odak noktanız, eylemler üzerinde değil, çıktılar üzerinde olmalıdır. Örneğin, bir ev inşa ediyorsanız, bir teslimat, temeli yapmaktır. Bu teslimattaki adımlar, bir saha seçme, kazma, kurma ve temelin sızdırmazlığını sağlama olacaktır. Bu nedenle, bu eylemlerde kaybolmayın, ancak bir temele sahip olan sonuca odaklanın.
• 8/80 kuralı: Bu kural, bir görevin tamamlanmasının 8 saatten az ve 80 saatten fazla sürmemesi gerektiğini belirtir. Bu kuralı uygularken, işin tamamlanması 80 saatten fazla sürüyorsa, daha küçük bir iş paketine bölün.
• Atamak: Belirli bir kişiye veya ekibe bir görev atamanız gerekir. WBS'niz kapsamlıysa, bireyler veya ekipler arasında bir iş çakışması olmamalıdır.

3. Bir Zaman Çerçevesi Oluşturun

İş kırılım yapınızı oluşturduktan sonra, her görevi tamamlamak için zaman ayırın. Görevler için kendin yapmayacaksın, bunu yapacak kişi(ler) ile doğrudan görüşün. Onlara işi yapmak için neye ihtiyaçları olduğunu ve ne kadar zamana ihtiyaçları olacağını sorun.

Bunu yaparken çok iyimser olmayın. Görevleri yapmak için yeterli zaman vermek ile projenin genel zaman çerçevesi içinde kalmak arasında bir denge oluşturun. Beklenmedik durumlar için de biraz kıpırdama odasına izin verin.

4. Bağımlılıklarda Zamanlama

Artık her görevi bitirmenin ne kadar zaman alacağını biliyorsunuz. Peki ya birbirine bağlı görevler? Bir atamanın genellikle birbirine bağlı birkaç dizisi vardır.

Proje yönetiminin genellikle dört proje bağımlılığı türü vardır. Bunlar:

1. Bitiş-başlangıç: ikinci görevin başlayabilmesi için ilk görevin tamamlanması gerekir.
2. bitişten bitişe: ilk görev tamamlanmadan ikinci görev tamamlanamaz. Örneğin, bir evin elektrik tesisatını yapıyorsanız, bir muayeneye kadar kabloları döşeyemezsiniz.
3. Baştan sona: ardışık görevler, ilk görev başlamadan başlayamaz. Örneğin, betonu dökene kadar beton bir zemini düzleyemezsiniz.
4. Bitirmek için başla: ilk görev ikinci tamamlanmadan önce başlamalıdır. Örneğin, yeni bir yazılıma yükseltme yapıyorsanız, eski yazılımı aşamalı olarak kaldırmadan önce yeni yazılımı yüklemeye başlayacaksınız.

Bu nedenle, elinizdeki bağımlılıkların doğasını tanımladığınızdan emin olun ve ardından bunlar üzerinde çalışın. Bazı durumlarda, bağımlılıklar daha karmaşık süreçlerdir, bu yüzden bir akış şeması oluşturun, yüzme şeritleri veya bunları görselleştirmenize ve tanımlamanıza yardımcı olacak renk kodlaması.

5. Temel Zaman Çizelgesi Oluşturun

Şimdi proje zaman çizelgenizi görselleştirme zamanı. Proje zaman çizelgenizi oluşturmak için kullanabileceğiniz birkaç proje yönetimi aracı vardır. NS çoğu proje için gidilecek yer Gantt şemasıdır.

Gantt şeması size projenizin hızlı bir anlık görüntüsünü, görevlerin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini, önemli kilometre taşlarını, bağımlılıkları ve her görevin atananını verir. Gantt'ın çizelgeleri etkileşimlidir ve gerçek zamanlı olarak güncellenebilir ve düzenlenebilir. Zaman çizelgenizi oluşturmak ve yönetmek için kullanabileceğiniz diğer zaman çizelgesi araçları, geçmiş zaman çizelgesi ve dikey çizelge zaman çizelgesidir.

6. Gönder

Zaman çizelgesini tüm proje paydaşlarıyla paylaşın. Proje için net bir eylem planı görmek onları heyecanlandıracak. Ayrıca, projedeki bazı şeyleri nasıl iyileştirecekleri konusunda tartmak ve önerilerde bulunmak isteyeceklerdir. Geri bildirime açık olun.

7. Gerektiğinde Değiştir

Bir proje yaşayan bir şeydir ve ilerledikçe değişmeye ve gelişmeye devam edecektir. Bu mutlaka kötü bir şey değildir. Bu sadece, işler değişmeye devam ettikçe uyum sağlamanız gerektiği anlamına gelir.

İşin iyi yanı, zaten bir zaman çizelgeniz olduğunda, değişikliği dahil etmek için daha güçlü olacaksınız. Ayrıca, değişiklikleri projenin tüm paydaşlarına gerçek zamanlı olarak ilettiğinizden emin olun.

Proje Yönetimi Zaman Çizelgenizi Oluşturma

İlk proje yönetimi zaman çizelgenizi oluşturmak göz korkutucu olabilir. Ancak yukarıdaki adımlarla titiz bir zaman çizelgesi oluşturabilir ve projenizi başarıyla teslim edebilirsiniz. Bu nedenle, yukarıdaki kılavuzu uyguladığınızdan ve mükemmel bir zaman çizelgesine sahip olduğunuzdan emin olun.

Proje Yönetiminde Sık Yapılan 9 Hata (ve Bunun Yerine Ne Yapılmalı)

Büyük projeleri yanlış yönetim veya bütçeyi aşmadan tamamlamak mı istiyorsunuz? İşte bu hatalardan kaçınmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında