Excel'de Yapmaktan Kaçınmanız Gereken 5 Şey

Excel, verileri işlemek için mükemmel bir araçtır, ancak sınırlamaları vardır. Aşırı karmaşık formülleriniz olduğunda veya bir Excel dosyasını açarken bilgisayarınız çökerse, farklı bir dosya biçimi kullanmayı düşünmelisiniz.

Peki, farklı yazılımları göz önünde bulundurmanız gereken kullanım durumları nelerdir? İşte başka bir uygulamayı kullanmanız gereken birkaç durum.

1. Büyük Veritabanları

Bilgisayar konusunda bilgili değilseniz, verileri depolamanın tek yolunun Excel (veya Google E-Tablolar) olduğunu düşünebilirsiniz. Sonuçta, Excel'in en son sürümlerinde 16.384 sütun ve 1.048.576 satır var ve toplamda 17.179.869.184 hücre var.

Bu çok fazla bilgi olsa da, bilgisayarınızın hepsini bir kerede yükleyeceğini bilmelisiniz. Bu nedenle, çok sayıda hücre kullanıyorsanız, bilgisayarınızın yavaş çalışmasını bekleyebilirsiniz. Yüz, hatta bin sıraya sahip olmak sorun olmayacak.

Ancak, yıllar içinde veri derlemeye devam ederseniz veya bir dosyaya bilgi ekleyen birden fazla kullanıcınız varsa, güçlü bilgisayarlar bile onu yüklemekte zorlanır. Bunun nedeni, Microsoft'un dosyayı açtığında tüm verileri yüklemesidir.

Bu, kısa vadeli verileri analiz etmek için yararlı olsa da, yalnızca belirli bilgileri analiz etmeniz gerekiyorsa bilgi işlem gücünü boşa harcar. Örneğin, bir müşterinin e-posta adresine ihtiyacınız varsa, müşteri veritabanınızın geri kalanını yüklemeniz gerekmez.

Veri depolamak için iyi bir alternatif, özel veritabanı yazılımı veya hizmeti kullanmaktır. Veri analitiği gibi Excel ile aynı özellikleri sunarlar, ancak daha fazla işlevsellik sunarlar. Microsoft Suite hayranıysanız, Microsoft Access'i kullanabilirsiniz. Diğer alternatifler arasında LibreOffice Base bulunur ve diğerleri.

2. Karmaşık Veri Analizi

Microsoft Excel'in önemli sayıda kullanılabilir formülü vardır. gibi karmaşık fonksiyonlara en basit toplam formülünü sunar. net bugünkü değer (paranın zaman değerini hesaplar) ve tahmin etmek (gelecekteki değerleri hesaplamak için kullanılır).

Ancak, kendinizi birden çok karmaşık işlevler yaparken bulursanız, başka çözümler düşünmenin tam zamanıdır. Formülünüzün değişkenlerinin tümü ham verilere dayanıyorsa, Excel mükemmel bir araçtır. Ancak, işlevlerinizin kendileri formül olan hücrelere dayandığını tespit ederseniz, özel analiz yazılımı kullanmayı düşünün.

E-tablolarınız birden fazla formüle dayanıyorsa, eklenen karmaşıklık katmanı, hataların tespit edilmemesinin kolay olduğu anlamına gelir. Ve eğer formülleriniz üç satır uzunluğundaysa, hataları bulsanız bile, onları takip etmek kolay değildir.

Karmaşık senaryolar için Excel kullanmak yerine Python gibi bir programlama dili öğrenmeyi deneyin. Bunu anlamak kolaydır ve başlamanız için birkaç ücretsiz kaynak üstünde. Ve eğer programlama okumaya meyilli değilseniz, şunu da kullanabilirsiniz: özel veri analizi araçları bunların kullanımı çok daha kolay.

3. Proje Yönetimi

Asana ve Trello gibi özel proje yönetimi araçlarının ortaya çıkmasından önce, birçok profesyonel Microsoft Excel kullanıyordu. Sonuçta, kurmak kolaydır. Başlamanıza yardımcı olması için indirebileceğiniz şablonlar bile var.

Ancak ekibiniz büyüdükçe veya siz daha fazla proje almaya başlar başlamaz işler karmaşıklaşır. Excel'in çevrimiçi sürümünü kullanmadığınız sürece ekibiniz proje yönetimi dosyanızı aynı anda kullanamaz. Daha fazla görev ve alt görev eklediğinizde, tek bir sayfada çok fazla bilgi bulabilirsiniz.

Ayrıca, dosyaya daha fazla kişinin erişimi olduğundan, istenmeyen bir karışıklık olasılığı daha yüksektir. Yanlışlıkla bir formülü değiştirebilir veya hatta önemli bilgileri silebilirler. Proje bağımlılıkları oluşturmak ve atamak da kafa karıştırıcı olabilir.

Bu nedenle, ekibinizi yönetmek için özel bir görev yönetimi uygulaması edinmek en iyisidir. Amaca yönelik uygulamalar, sizin ve ekibinizin yapılması gereken her şeyi net bir şekilde görmenizi sağlar. Hatta hiçbir şeyin gözden kaçmaması için belirli üyelere görevler atayabilirsiniz.

Ve eğer bir bütçeniz varsa, şunları bulabilirsiniz: ücretsiz proje yönetimi araçları Online. Artık bir kuruş harcamak zorunda kalmadan herkesi aynı sayfada tutabilirsiniz.

4. Formlar

Kolay erişilebilirliği nedeniyle Excel genellikle bir form olarak kullanılır. Etkinlik ve toplantıların konuk kaydı için dizüstü bilgisayarları ve Excel dosyalarını kullandığı birçok örnek olmuştur.

Organizatörler verilerini doğrudan analiz edebildikleri için Excel'i (veya herhangi bir elektronik tabloyu) form olarak kullanmak uygundur. Ancak, bu birkaç dezavantajla birlikte gelir.

• İlk olarak, veri girişi üzerinde hiçbir kontrolünüz olmaz. Herkes yanlış bilgi yazabilir ve daha akıllı olamazsınız. Ayrıca veri standardizasyonu da yoktur. Bir kişi eyalet altında New York'ta yazabilirken, bir başkası NY yazabilir. Bu, veri analizi sırasında sorunludur.
• İkinci olarak, birden fazla kayıt siteniz varsa, konsolidasyon gerektiren ayrı veri kümeleriniz olur. Bu zaman alır ve verilerinizde hatalara neden olabilir. Bu aynı zamanda, kullanıcılar verilerini iki kez girebileceğinden, çabanın tekrarlanmasına da yol açabilir.
• Üçüncüsü, veri gizliliği yoktur. Bir elektronik tablo kullanıyorsanız, herkes girdiler arasında gezinebilir ve veri toplayabilir. Verilerinizi çarpıtacak mevcut bilgileri bile değiştirebilirler. Excel kaydınız yoluyla bir veri sızıntısı meydana gelirse, sorumlu tutulabilirsiniz.
• Son olarak, Excel'i online kayıt için kullanacaksanız, daha önce de belirtildiği gibi büyük veritabanları için uygun değildir.

5. Finansal Veri Analizi

Mali verileri izlemek için Excel kullanırken, birden çok kaynağa bağlanmanız gerekebilir. Bu kaynaklar diğer Excel dosyaları, çevrimiçi veritabanları ve hatta finansal web siteleri olabilir. Ancak bunları ekledikçe hata verme veya güncel olmayan bilgiler alma ihtimaliniz artıyor.

Hatta oldu olay 2012'de J.P. Morgan'da, bir formülün risk hesaplanırken yanlışlıkla ortalamaları yerine fiyat toplamlarını kullandığı bir yerde. Bu da gerçek değerden yaklaşık iki kat daha düşük bir sonuç verdi ve bankanın ticarette 6 milyar dolar kaybetmesine neden oldu.

Başka sorunlar söz konusu olsa da, bu yanlış yazılmış formül, bu büyük kayba yol açan hatalar dizisinin bir parçasıdır.

Özel Yazılım Kullanın

Microsoft Excel mükemmel bir elektronik tablodur. Küçük veri kümeleri için veya bir kavram kanıtı olarak deniyorsanız harikadır. Ancak işinizi ölçeklendirmek istiyorsanız, özel yazılımları düşünmelisiniz.

Amacınıza özel olarak geliştirilmiş yazılımları kullanmak size daha iyi işlevsellik kazandıracak, daha hızlı çalışmanızı ve işlerinizi daha verimli bir şekilde yapmanızı sağlayacaktır. Bazılarının kurulumu zaman veya paraya (veya her ikisine) mal olsa da, uzun vadede size para kazandıracaktır.

Elektronik Tablo İhtiyaçlarınız için En İyi 10 Excel Alternatifi

Microsoft Excel'e daha ucuz bir alternatif mi arıyorsunuz? Bu elektronik tablo uygulamaları, ihtiyacınız olan her şeyi daha ucuza sunar.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında