Proje Yönetiminde Sık Yapılan 9 Hata (ve Bunun Yerine Ne Yapılmalı)

Bir projede küçük hatalar bile kariyeriniz için maliyetli olabilir. Ayrıca bir projeyi rayından çıkarabilir ve kuruluşunuza çok paraya mal olmasının yanı sıra performansınızı olumsuz etkileyebilir.

İşte her ne pahasına olursa olsun kaçınmanız gereken bazı yaygın proje yönetimi hataları.

1. Doğru Yöntemi İzlememek

Başarılı bir proje, proje gereksinimlerine ve ekip üyelerinin yeteneklerine göre uygun bir stratejiye ihtiyaç duyar. Projeyi başarıya doğru yönlendirmek için üyelerin odaklanmasını ve katılımını sağlayacak en iyi proje yönetimi metodolojisini bulmanız gerekir.

Strateji geliştirmeden önce ekip üyelerinizin güçlü ve zayıf yönlerini SWOT analizi ile değerlendirebilirsiniz. SWOT araçları, proje için bir hedef seçmenize ve Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler için veri girmenize olanak tanır.

2. Etkisiz İletişim

Etkili iletişim eksikliği, karşılaşabileceğiniz en büyük proje yönetimi tuzaklarından biridir. Bir yanlış anlaşılma sırasında ekip üyeleri birbirlerini suçlarlar; ama sonuçta engellenen projedir.

Bu tür sorunlardan kaçınmak için proje üyeleri arasında her zaman net bir iletişim kurun. Herkesi döngüde tutmak, yanlış iletişimi önlemeye yardımcı olacaktır. Kararlardaki herhangi bir değişiklik hakkında diğer paydaşları bilgilendirdiğinizden emin olun.

Gerçek zamanlı iletişim için, tüm konuşmanın kaydını tutan Slack gibi uygulamaları seçin. Google Jamboard proje yönetiminde yer alan ekip üyeleri arasında sesli-görüntülü iletişim için güçlü bir seçimdir.

İlişkili: Slack Nedir ve Nasıl Çalışır?

3. Proje Yönetim Yazılımı Kullanmamak

Projeleri akıllıca yönetmek için otomasyondan ve programlanmış araçlardan en iyi şekilde yararlanmalısınız. Başarılı kuruluşlar, proje yönetimini kolaylaştırmak için bir veya daha fazla uygulama uygular.

Proje yönetimi araçları, proje boyutu ve türünden bağımsız olarak kaynak verimliliğini ve ilerleme takibini iyileştirir. Kullanabilirsiniz ProofHub Kanban panoları, Gantt çizelgeleri, çevrimiçi doğrulama ve dinamik raporlama özellikleri aracılığıyla projeleri planlamak ve yürütmek.

Ayrıca deneyebilirsiniz Tıklama görev bağımlılığı, yinelenen görevler, çevik pano görünümü ve görevleri görev olarak atama gibi özelliklerden yararlanmak için projeleri veya görevleri yönetmek. Ayrıca projenize uygun bir şablon seçmenize olanak tanır ve olası görevleri otomatik olarak ekler.

4. Ekip Üyelerinden Girdi Eksikliği

Proje başarısızlığının başlıca nedenlerinden biri ekip üyelerinden destek eksikliğidir. Proje yöneticisi ekibi dinlemediğinde olabilir. Alternatif olarak, ekip projenin yararına bir noktaya değinmek istemediğinde olumsuz etkiler olabilir.

Bir proje öncesinde ve sırasında ekip, yönetici ile birden fazla toplantı yapmalıdır. Projenin önemini anlamalarına ve stratejisini ve iş akışını tartışmalarına yardımcı olacaktır.

Yüz yüze görüşme mümkün değilse, ekipler aracılığıyla sanal bir toplantıya katılabilirler. yakınlaştır Anketlere katılabilecekleri ve beyaz tahta özelliği aracılığıyla projeyi tartışabilecekleri yer. Google Meet ayrıca otomatik canlı altyazı ve toplantı sahibine yönelik daha fazla kontrol gibi özelliklere sahip bir çevrimiçi toplantı olanağı sunar.

5. Nitelikli Kaynakların Eksikliği

Deneyimsiz ve verimsiz kaynakları seçmek, tüm projeyi tehlikeye atabilir. Genellikle bir proje için üyeleri, ilgili projelerdeki becerilerine ve deneyimlerine göre değil, uygunluklarına göre seçersiniz.

Bu nedenle, belirlenen zaman çerçevesinde projeyi başarılı bir şekilde sona erdirebilecek ekip üyelerini akıllıca seçmek önemlidir. Kuruluşunuz belirli bir proje için gerekli insan gücüne sahip değilse, her zaman verimli ve deneyimli insanları dışarıdan temin edebilirsiniz. upwork veya Fiverr.

6. Aynı Anda Birden Fazla Projede Çalışmak

Aynı anda birçok projede çalışmak size zarar verebilir ve iş kalitenizi ve verimliliğinizi olumsuz etkileyebilir. Darboğazlardan kaçınmak için, büyük bir proje üzerinde çalışırken diğer tüm görevleri devredin. Aynı anda birden fazla projeyi yönetmeniz gerekiyorsa, görev yönetimi için takvim ve yapılacaklar listesi uygulamalarını kullanın.

Google Takvim birden fazla projeye dahil olduğunuzda kullanmanız gereken çok yönlü bir takvim uygulamasıdır. E-postalardan ve sohbetlerden takvim etkinlikleri planlamanıza, uygunluk durumunuzu paylaşmanıza ve kişisel veya iş etkinliklerini tek bir yerde görüntülemenize olanak tanır.

Tüm görevleri merkezileştirmek ve düzgün bir şekilde düzenlemek için Todoist'i de kullanabilirsin. Sorunsuz bir yolu var Google Takvim'i Todoist ile senkronize et uygulama.

7. Pratik Olmayan Tahmin ve Zaman Yönetimi

Bir proje yöneticisi olarak, herkesi yolunda tutmakla yükümlüsünüz. Bunun için bazen müşteriye gerçekçi olmayan bir zaman çizelgesi sunabilir ve ekip üyelerine fazla mesai yükleyebilirsiniz. Başka bir senaryoda, ekibe karşı hoşgörünüz proje gecikmelerine yol açar. Her ikisi de projenize ve müşteri-kuruluş ilişkisine zararlıdır.

gibi verimli zaman izleme araçlarını kullanma Time Doctor, çalışan verimliliğini takip etmenize yardımcı olacak ve her görevin aldığı zaman. Projeniz çalışma saatlerine göre faturalandırma içeriyorsa, zamanında faturalama için titiz bir iş kaydı oluşturmak için.

8. Ekibi Mikro Yönetmek

Bir proje yöneticisi olarak ekip üyelerinizi mikro düzeyde yönetmemelisiniz. Ekip içindeki insanlar bu alışkanlığı bir güvensizlik işareti olarak görebilir. Çalışma ortamını olumsuz etkileyebilir. Ekibinize biraz özgürlük sunmak, onları özenle çalışmaya ve olumlu bir ortam yaratmaya teşvik edecektir.

Kullanabilirsiniz asana projenin başında hedefler belirlemek ve ekip belirli bir görevi tamamladığında bir bildirim almak. Takım çalışması başkalarına görev atamanıza ve ekibin bant genişliğini ve tükenmişliği önlemek için görev delegasyonu kapasitesini izlemenize olanak tanıyan başka bir görev yönetimi uygulamasıdır.

9. Proje Kapsamını Yönetememe

Yarı yolda proje kapsamını değiştirmek, projenin başarısını riske atarken maliyet ve zamanın yanlış dağılımına yol açacaktır. Küçük bir değişiklik bile tüm operasyonu geciktirebilir.

Bu sorunlardan kaçınmak için baştan ayrıntılı bir şekilde tanımlanmış bir kapsama sahip olun. Proje çıktılarının uygun şekilde yönetilmesini sağlamak için proje ilerlemesini keskin bir şekilde izleyin. Ayrıca, herhangi bir kapsam değişikliği durumunda sponsorları her zaman iyi bilgilendirin.

İle birlikte Wrik, birçok görevi ve alt görevi olan bir projenin iş akışını yönetebilirsiniz. Çalışma programları ve kaynak yönetimi özellikleri, proje kapsamını sorunsuz bir şekilde yönetmenize yardımcı olur.

NTask başka bir proje yönetim aracıdır Bu, projedeki herhangi bir kapsam değişikliğini tahmin edebilmeniz için proje ilerlemesi ve bütçe kullanımı hakkında sizi güncel tutar.

Başarılı Proje Yönetimi için Yaygın Hatalardan Kaçınmak

Doğru planlama, dikkat ve şeffaf iletişim, zahmetsiz proje yönetimi sağlar. Bazı yaygın proje yönetimi hatalarından kaçınmak ve projeleri zamanında tamamlamak için bu ipuçlarını deneyin.

Proje Yönetimi için En İyi 5 Ücretsiz Gantt Şeması Uygulaması

Gantt çizelgeleri, görevleri güne kadar planlamanıza ve bir projenin ilerlemesini görselleştirmenize olanak tanır. Bu 5 ücretsiz uygulamaya göz atın!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında