Daha İyi E-postalar Nasıl Yazılır: 3 Basit İpucu

İyi e-postaların nasıl yazılacağını anlamak, özellikle iş için çok önemli bir beceridir. İster küçük bir işletme sahibi olun, ister serbest meslek sahibi olun, her gün sayısız e-postayla ilgilenmeniz olasıdır.

E-postaları, diğer işletmeler ve müşterilerle birincil iletişim yönteminiz olarak kullanabilirsiniz. Bir e-posta yazmak basit bir iş gibi görünebilir, ancak insanlar genellikle yanlış iletişimden muzdariptir.

İşte size yardımcı olabilecek birkaç ipucu!

1. Kesin ol

E-posta iletişiminde, söyledikleriniz konusunda spesifik olmanız gerekir. "Bunun yarına kadar yapılması gerekiyor" gibi basit bir e-posta. bir çalışana mesaj gönderiyorsanız yeterli olmaz.

Çalışanlarınızın söylediklerinizin çoğunu anlaması gerekse bile, bunun yerine doğrudan olabilecekken neden yanlış iletişim riskini alasınız?

2. E-postanızı Doğru Şekilde Yapılandırın

Konu Satırını Optimize Etme

E-postanızın konu satırından gövdesine kadar tüm yönleri optimize edilmelidir.

Her gün sayısız e-posta alıyorsunuz ve bazıları öne çıkıyor, değil mi? Genellikle, bunlar optimize edilmiş bir konu satırına sahip olanlardır. E-postanızın konu satırı, e-postanın genel konusuyla alakalı olmalıdır.

Konu satırını tanımadığımızda veya alakasız göründüğünde, e-postayı okumadan önce sileriz. Bunu önlemek için konu satırınızın doğru yapılandırıldığından emin olun.

E-posta Gövdesi

E-postanıza bir selamlama ile başlayın. Müşteriler ve iş ortakları ile iletişim kurarken resmi olmak önemlidir. Uygun olduğunda resmi olmayan konuşmayı kullanmak gayet iyidir, ancak çoğu durumda resmi konuşmayı kullanmak daha iyidir.

İletmeye çalıştığınız soru veya eylem nedir? Selamlaştıktan sonra hemen konuya girmekte fayda var. Doğrudan olmaktan çekinmeyin.

Kapanış

E-postanızın sonu, müşterilerinizin veya iş ortaklarınızın okuyacağı son şeydir. Bu, size yanıt verip vermemelerini etkileyebilir.

Bir konuşmada yaptığınız gibi e-postayı bitirmeye çalışın. Güleryüzlü, profesyonel ve harekete geçirici mesajınızda net iseniz, olumlu bir yanıt alma şansınız daha yüksek olacaktır.

Ek Gönderme

Göndermek istediğiniz büyük bir ekiniz varsa, bunu e-posta yoluyla yapmamalısınız. Bunun yerine dosyayı bir dosya paylaşım hizmetine yükleyin ve bunun yerine bir bağlantı gönderin. Bu çok daha profesyonel görünüyor.

3. Düzenleyin ve Düzeltin!

E-postanızı hazırlarken, şirketteki herkesin okuyacağını hayal etmeye çalışın. E-postaların oluşturulması hızlıdır, ancak kalıcı bir izlenim bırakabilirler, bu nedenle tıklamadan önce çalışmanızı gözden geçirdiğinizden emin olun. gönder.

Çalışmanızın iyi yazıldığından ve dil bilgisi açısından doğru olduğundan emin olmanıza yardımcı olabilecek birçok ücretsiz çevrimiçi araç vardır. Cümle yapısı, noktalama işaretleri, imla vb. içerir.

gramer açısından

gramer açısından yazdığınız bir metni analiz edecek ve herhangi bir dilbilgisi hatası olup olmadığını kontrol edecektir. Bir tarayıcı uzantısı olarak yükleyebilirsiniz ve böylece hangi web sitesini kullanırsanız kullanın ona erişebilirsiniz.

Örneğin, Grammarly, e-postanızı Gmail'de veya diğer e-posta sitelerinde yazarken dil bilginizi kontrol edebilir.

Grammarly ücretsiz olarak kullanılabilir, ancak aynı zamanda premium bir sürümü de vardır. Ücretsiz sürümü, virgül, devam eden cümleler, aliterasyon, parçalar vb. gibi temel ve gelişmiş dilbilgisi ve noktalama hatalarını tespit etmede iyi bir iş çıkarır.

Ayrıca yazım hataları, intihal ve yazım stilini de kontrol edecektir. Grammarly'nin premium sürümü, ücretsiz sürümün sunduğu her şeye ekstra bir dokunuş katıyor. Ancak, Premium Grammarly, çoğunlukla makale yayınlamayı planlayanlara yöneliktir.

İlişkili: Grammarly Premium Buna Değer mi? İşte Bilmeniz Gereken Her Şey

Hemingway Editörü

Hemingway Editörü yazma stilinizi geliştirmenize yardımcı olacak ücretsiz bir çevrimiçi araçtır. Platform, e-postalar gibi kısa parçaları düzenlemek için idealdir.

Ayrıca Hemingway Editörü, karmaşık cümleler içeren uzun makaleler yazsanız bile yazılarınızda net ve doğrudan olmanızı teşvik edecektir. Çalışmanızın karmaşıklığını ve okunabilirliğini değerlendirmek için bu düzenleyiciyi kullanabilirsiniz.

Microsoft Word'ün harika prova seçeneklerine sahip olduğunu biliyor muydunuz? Microsoft Word'ü açtığınızda, üzerine tıklayın. Dosya > Seçenekler > Yazım Denetleme. Microsoft Word'ün denetlemesini istediğiniz Otomatik Düzeltme ve yazım seçeneklerini seçebilirsiniz.

Ek olarak, Microsoft ayrıca şunları sağlar: Microsoft Düzenleyici, belgelerinizi dil bilgisi hataları, stil ve daha fazlası için kontrol etmenize yardımcı olabilecek bir tarayıcı uzantısı.

E-postalarınızı Microsoft Word'de düzenlemenin en güzel yanı, düzenleme/biçimlendirmenin Gmail veya Outlook gibi bazı e-posta uygulamalarına/sitelerine harika bir şekilde çevrilmesidir.

Bugün, çoğu popüler e-posta sağlayıcısı, entegre düzenleme seçeneklerine sahip olacak. Birçoğu dilbilgisi hatalarını da kontrol edecek. Gmail dışında Yahoo ve Outlook da e-postalar için biçimlendirme seçeneklerine sahiptir.

İlişkili: Gmail ve Yahoo Mail'den Daha İyi En Popüler E-posta Sağlayıcıları

Mükemmel Bir E-postayı Nasıl Yapılandıracağınızı Öğrenin

Çoğumuz günün önemli bir bölümünü e-posta yazarak ve okuyarak geçiriyoruz. Çoğu zaman, bu e-postalar başkaları için kafa karıştırıcı olabilir. Yukarıda bahsedilen ipuçları, kısa, net ve anlaşılması kolay e-postalar yazmanıza yardımcı olacaktır.

E-postalarınız profesyonelliğinizin, ayrıntılara verdiğiniz önemin ve değerlerinizin bir yansımasıdır. Bu nedenle, başkalarının e-postanızın tonunu nasıl yorumlayabileceğini aklınızda bulundurun.

Gelen Kutunuzu Temizlemek ve Gmail'i Daha İyi Hale Getirmek için 5 Ücretsiz E-posta Aracı

Gmail'den en iyi şekilde yararlanmak ister misiniz? Gelen kutunuzu düzenlemek ve e-posta deneyiminizi geliştirmek için bu ücretsiz uygulamaları ve tarayıcı uzantılarını kullanın.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında

Tüm Hikayeyi Okumak için Genişletin