E-postaların Verimliliğinizi Düşürmesini Önlemek için 10 İpucu

Bir üretkenlik aracı olmasına rağmen, e-posta çalışma saatlerinde dikkatinizi dağıtan önemli bir unsurdur ve daha önemli görevleri yapmanızı engeller. Bir bildirim geldiğinde e-postalarınızı kontrol etme alışkanlığınız bile olabilir.

Bu tür uygulamalar performansınızı engeller ve hedefinize ulaşma yolunda engellere neden olur. Verimliliği en üst düzeye çıkarmak için e-posta kullanımını kontrol etmek için aşağıdaki yaklaşımları kullanmak isteyebilirsiniz.

1. Gününüze Gelen Kutusu İle Başlamayın

Sabahları önceliklerinizi göz önünde bulundurmalısınız, yapılacaklar listesi yapmak gün için ve diğer insanların istekleri hakkında endişelenmeden en önemli göreve odaklanın. Sabah ilk iş olarak e-postalarınızı kontrol etmek cazip gelse de dikkatinizi başka yöne çevirir.

İlişkili: Dijital vs. Kağıt Yapılacaklar Listesi: Hangisi Daha İyi?

Zihniniz e-postalara olası yanıtlarla darmadağın olur ve sonuç olarak asıl işiniz zarar görür. E-postalara sabahın erken saatlerinde yanıt vermek, insanların zaten müsait olduğunuzu bilmelerini sağlar. Bu nedenle, güne e-postalara değil, işe odaklanarak başlamalısınız.

2. Gelen Kutusunu Düzenli Olarak Boşaltın

Aldığınız her e-postayı yanıtlamanız gerekmez. Ancak, gelen kutunuzu okunmamış e-postalarla dolu tutmak için her e-postayı işlemeniz gerekir. Aksi takdirde, gerekli e-postayı bulamazsınız. Aşağıdaki yöntemleri kullanarak gelen kutusunu toplu okunmamış iletilerden uzak tutabilirsiniz:

• Yapmak: E-posta, iki dakikadan az sürecek, eyleme dönüştürülebilir herhangi bir görev isterse, bunu hemen yapın.
• Temsilci: Bu mutlaka sorumluluğu başkasına devretmekle ilgili değildir. Böylece görevi doğru kişilere iletebilirsiniz.
• ertele: E-postanın acil bir yanıta ihtiyacı yoksa yanıtlamayı daha iyi bir zamana erteleyebilirsiniz.
• Sil: Bir başkasına devredilen veya kritik olmayan e-postaları, kafa karışıklığına ve dağınıklığa neden olmamak için hemen silmelisiniz.

3. Her E-postayı Herkese CC'lemekten Kaçının

CCing e-postaları bazen gerekli olabilir, ancak genellikle sizinle hiçbir ilgisi olmayan yanıtlarla bombardımana uğramak anlamına gelir. E-posta gönderirken CC alanına ikiden fazla kişi eklemeyin.

Meslektaşlarınız, bilmeniz gerekmeyen bilgileri içeren e-postalarda sizi CC'ye alırsa, gereksiz e-postalar da alabilirsiniz. Bu durumda ekibinizi, herkesin bilmesi gereken bazı bilgileri paylaşmıyorlarsa, herkese yanıt vermek yerine tek tek yanıt vermeleri için bilgilendirmelisiniz.

4. E-postayı Toplu Olarak Kontrol Etme

İki tür e-posta kullanıcısı vardır: İlk tür, bildirimlere bağlıdır ve e-posta geldiğinde hemen kontrol eder. İkinci tür göndericinin, günün geri kalanında unutabilmeleri için toplu haldeki tüm e-postaları kontrol etmek için sabit bir zamanı vardır.

Görevlerinizi etkili bir şekilde yapmak için ikinci tip olmalısınız. Saati ne zaman kontrol edeceğiniz konusunda kendi kurallarınızı belirleyin.

E-posta gelen kutunuzun kontrolden çıkmasını ve değerli zamanınızdan tasarruf etmesini engellemenin en iyi yöntemlerinden biri, mesajlarınızı taramak için dışarıdan yardım almaktır. E-postaları yönetmek için akıllıca bir seçenek, aşağıdaki gibi araçları kullanmaktır: Sanebox veya Unroll.me.

Sanebox, e-posta gelen kutunuzu sıralamanıza ve düzenlemenize ve yalnızca önemli e-postalara yer açmanıza yardımcı olur. E-posta adresinize ulaşan diğer tüm e-postalar Çöp Kutusu'na veya Arşiv'e gider. Unroll ile. Ben, gerekli olmayan e-posta aboneliklerini iptal edebilirsiniz.

6. İletişim için Yeni Bir İşletim Modeli Seçin

Ekip üyeleriniz arasında yeni bir iletişim modeli sunarak e-postalara daha az bağımlı hale gelebilirsiniz. Örneğin, bir proje yönetim aracı kullanabilirsiniz grup iletişimi için veya kısa bir toplantı düzenleyin. Proje yönetimi araçlarıyla, bir projeyle birlikte gerekli tüm işaretçilerin listelenmesini sağlayabilirsiniz.

Aynı şekilde, uzun bir e-posta dizisinden kaçınmak için telefon üzerinden bire bir görüşme planlayabilirsiniz. İşbirliği ve gerçek zamanlı iletişim için aşağıdaki gibi mesajlaşma servislerini kullanabilirsiniz: Gevşek, sürü, yammervb. herhangi bir ihtiyaç için ekibinizle hızlı bir şekilde bağlantı kurmak için.

İlişkili: Slack Nedir ve Nasıl Çalışır?

7. E-posta Görgü Kurallarınızı Geliştirin

Kesintisiz daha fazla iş yapma konusunda daha başarılı olmak için, aşağıdaki ipuçlarıyla e-posta görgü kurallarınızda ince ayar yapın:

• Her zaman e-postaların konusunu belirten net bir konu satırı yazın. Böylece alıcı e-postaları gözden kaçırmaz ve yanıt isteyen ek e-postalar göndermeniz gerekmez.
• asla atlama e-postalarınızı yeniden okuma vurmadan önce gönder buton. Yazım hataları nedeniyle yanlış anlaşılma olasılığının olmamasını sağlayacaktır.
• E-posta imzanızın telefon numarası gibi iletişim bilgilerinizi içerdiğinden emin olun. Böylece alıcı ihtiyaç halinde sizinle doğrudan iletişime geçebilir.

8. Gecikmeli Yanıta Git

Çoğu zaman e-postalara ulaşır ulaşmaz yanıt verebilirsiniz. Ancak, bu yalnızca konsantrasyonunuzu birincil görevinizden uzaklaştıracaktır. Bir e-postayı yanıtlamak için acele etmeyin. Bunun yerine, bir saat veya daha fazla zaman ayırın ve gelen kutunuzu yönetmek için programınıza göre yanıt verin.

Acil e-postaları kaçırmaktan endişeleniyorsanız, bu durumda e-posta almayacaksınız. Herhangi bir acil durumda, bir e-posta değil, bir telefon görüşmesi alacaksınız.

9. "Yesterbox" Yöntemini Deneyin

Tony Hsieh tarafından oluşturulan bu yöntem, acil olmadıkça yalnızca dün gelen e-postaya yanıt vermeyi teşvik eder. Bu tekniğin temel kuralı, bugünün yerine dünün gelen kutusunu işlemek. Tabii ki, hemen harekete geçilmesi gereken acil bir e-posta okuyacaksınız, ancak pek çok e-posta bu kategoriye girmez.

10. Bültenlere veda edin

Gelen kutunuza gelen her e-posta eşdeğerdir bir anlık dikkat dağınıklığı. Her gün aldığınız e-postaların büyük bir kısmı haber bültenleridir. Çoğu durumda, haber bültenine ne zaman abone olduğunuzu ve nedenini bile hatırlamazsınız.

Gelen kutunuzu temiz tutmak ve garip saatlerde gereksiz bildirim almamak için, İhtiyacınız olmayan haber bültenlerine aboneliğinizi iptal edin. Bu abonelikten çıkma biraz zaman alabilir, ancak sonsuza kadar istenmeyen e-postalardan kurtulacaksınız. Herhangi bir gönderiyi kaçırmak istemiyorsanız, e-posta yerine her zaman bir RSS beslemesi kullanabilirsiniz.

Verimliliğiniz E-postalarınızdan Daha Önemli

Hiç bitmeyen e-posta yığını sizi strese sokmak ve dikkatinizi dağıtmak için yeterlidir. Bu yöntemlerle e-posta alışkanlıklarınızı değiştirerek, e-postanın dikkatinizi dağıtmasını engelleyebilir ve son derece üretken olabilirsiniz.

İş İstasyonunuzu Dağıtarak Üretkenliği Artırmanın 10 Yolu

Dağınıklıktan uzak bir iş istasyonunun dikkatli çalışmanıza ve görevleri zamanında tamamlamanıza nasıl yardımcı olduğunu öğrenin.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında

Tüm Hikayeyi Okumak için Genişletin