Bilmeniz Gereken En İyi 14 E-posta Görgü Kuralları İpuçları

İster içerik yazarı, pazarlamacı, geliştirici veya serbest çalışan biri olun, e-posta modern dünyamızın ayrılmaz bir parçasıdır.

Aslında, serbest çalışanlar arasında en standart iletişim şeklidir. Bu nedenle, müşterileri çekmek ve elde tutmak istiyorsanız e-posta göndermek için en iyi uygulamaları ve görgü kurallarını öğrenmek önemlidir.

1. Hızlı Yanıt alıştırması yapın

Serbest çalışma işi büyük zaman e-posta iletişimine bağlı olduğundan, hızlı yanıt beklenen bir standart haline geldi.

Aileniz ve arkadaşlarınızla vakit geçirmiyorsanız, her zaman tüm e-postalarınıza bir saat içinde cevap vermeyi hedeflemelisiniz. Bu mümkün değilse, aynı gün müşterinin mesai saatleri içinde yanıt verin.

2. Başlangıç ​​Noktasını Netleştirin

Müşterilerinizin, yapmaya çalıştığınız noktayı anlamak için e-postanızı sonuna kadar veya daha da kötüsü defalarca okumasına gerek yok. Bir e-posta yazıyorsanız, mesajınızı konunun ya da gövdenin hemen başında açıkça belirttiğinizden emin olun.

Konu kısa ve spesifik olmalıdır. E-postanın gövdesinde, madde işaretlerini kullanarak en önemli ayrıntılarınızı vurgulayın.

İlişkili: Gmail ve Yahoo Mail'den Daha İyi En Popüler E-posta Sağlayıcıları

3. Dilbilgisi ve Yazım Denetimi

E-postanız kim olduğunuzun bir yansımasıdır. Müşterilerin iş kalitesi açısından sizden ne beklediğini gösterecektir. En deneyimli profesyoneller bile, özellikle akıllı telefonlardan yazarken yazım hataları yapar. Ancak, müşteriler bu tür hatalardan iyi bir ilk izlenim alamazlar.

Yazmayı bitirdikten sonra, dilbilgisi hatalarını bulmak için e-postayı yüksek sesle okuyun. Ek yardım için çevrimiçi araçları da kullanabilirsiniz.

4. Kısa tutun

Edebiyat kökenli bir yazarsanız, çiçekli bir dille yazmaktan kendinizi alıkoymak zor olabilir. Ancak sıradan bir insan için bu, yalnızca çözemediği bir kod haline gelir!

E-postalarınızı her zaman kısa ve basit tutun. Küçük cümlelerle yazın ve herkesin bildiği kelimeleri kullanın. Birkaç paragrafa sığmayacak bilgileri aktarmanız gerekiyorsa, sanal bir toplantı veya telefon görüşmesi planlamak daha iyidir.

5. Tüm Soruları Yanıtlayın

Bu nokta, e-postayı kısa tutmanızı istediğimiz önceki işaretle çelişkili görünebilir. Şey, kısalık adına müvekkilinizin herhangi bir sorusunu atlamak saygısızca bir davranış olacaktır.

E-postanın her bölümünde sorulan soruları ayrı bölümlerde ele alın. Böylece müşteri, e-postalarını dikkatle okuduğunuzu bilir. Bir soruyu hemen cevaplayamayacağınız zaman, mümkün olduğunda söyleyin.

6. Tek ve Standart Formatı Takip Edin

Müşterilerinize e-posta yazarken, tüm e-postalar için tek bir format kullanın. Her e-postada aynı yazı tipini, yazı tipi boyutunu, yazı tipi rengini ve metin yapısını kullandığınızdan emin olun. Herhangi bir standart biçiminiz yoksa, tek bir e-posta dizisi garip görünecektir.

İş iletişimi için Arial, Calibri ve Verdana gibi yazı tiplerini kullanabilirsiniz. Beden için 12 güvenlidir. Bu tür bir profesyonel etkileşim için renkli yazı tiplerinin kullanılması önerilmez - hadi siyahta kalalım.

7. İmzayla Bitir

Profesyonel durumunuz ne olursa olsun, e-postalarınızın altında iletişim bilgilerinizin yer aldığı bir e-posta imzası bulundurmak her zaman iyi bir fikirdir. Bu, insanların sizi hatırlamalarına yardımcı olur, böylece gerektiğinde hemen sizinle iletişim kurabilirler.

E-postanın sonuna kişiselleştirilmiş bir imza eklemek kolaydır ve yalnızca profesyonel görünmenizi sağlar. İmzaya iletişim bilgilerinizi ekleyin.

İlişkili: Microsoft Office 365'te E-posta İmzası Nasıl Eklenir

8. Ofis Dışında E-posta Şablonu Kullan

Tatile gidebilirsiniz ama freelance çalışırken müşterilerinizin bunu bildiğinden emin olun. Onları kişisel olarak e-posta yoluyla uyarmanın yanı sıra, ofis dışında bir yanıtlayıcıya sahip olmak harika olur.

Birden fazla müşteriyle çalışırken son teslim tarihlerini yönetmeniz gerekir. Aynı şekilde, müşterilerinizin yanıtınızı ne zaman bekleyebileceklerini bilmeleri gerekir.

9. Daima Takip

Bir yanıt almayı umduğunuzda ancak alamadığınızda müşterilerinizi takip etmek çok önemlidir. Bir takip e-postasında, müşterinin gerekli bilgileri kolayca bulmasına yardımcı olmak için ilgili tüm bilgileri kopyalayabilir ve önemli dosyaları yeniden ekleyebilirsiniz.

10. Doğru Dili Kullanın

Müşterilerinizle iletişim kurarken standart profesyonel dili kullanın. Bu tür resmi konuşmalarda ifade kullanmaktan kaçının. E-postayı nazik bir selamlama ile başlatın ve müşterilere doğrudan isimleriyle hitap edin.

TÜMÜ BÜYÜK HARF veya ASAP veya RSVP gibi kısaltmalar kullanmayın. Ayrıca, müşterinizin adının kısa bir biçimini kullanmamak daha iyidir.

11. Üzgün ​​veya Öfkeliyken Cevap Vermekten Kaçının

Ne kadar uzun süre içinde olursanız olun serbest meslek, işinizden dolayı sinirli ve kızgın hissetmeniz kaçınılmazdır. Müşterilerden gelen bazı e-postalar sizi üzerse, doğal içgüdü anında yanıt vermek olacaktır.

Ancak, duygulara kapıldığınız zamanlarda cevap vermekten her zaman kaçının. Profesyonel kalın ve sakinleştikten sonra cilalı bir cevap yazın.

12. Diğer Yöntemleri Kullanarak İletişim Kurun

Serbest çalışan olarak büyüdükçe, tartışmayı ne zaman çevrimdışına alacağınızı bileceksiniz. Zamana duyarlı bazı bilgileri paylaşırken yalnızca e-postalara güvenmeyin. Her zaman bir telefon görüşmesi veya Slack mesajı gibi herhangi bir gerçek zamanlı iletişim biçimiyle eşleştirin.

13. Arkadaş Edinmeye Çalışmayın

Müşterinizle bir iş ilişkisi kurmak için buradasınız, onlarla arkadaş olmak için değil. Müşterinizle komik veya zeki olmamanız her zaman güvenlidir. Mesajınızın bilgilerine ve amacına bağlı kalın. Profesyonel bir ilişki yaşarken onlara kişiliğinizi göstermek için aceleniz yok.

14. Cevaplamayı Geçmeyin

Bir e-postayı yanıtlamakta geç kalmak veya tamamen atlamak size bir projeye mal olabilir. Gelen kutunuz satış e-postaları ve gereksiz haber bültenleriyle doluysa, müşterinizden gelen önemli e-postaları kaçırabilirsiniz.

Mevcut istemcilerden gelen e-postaları sık kullanılanlar olarak işaretleyin, böylece gelen kutunuzun en üstüne yerleşin. İşle ilgili tüm e-postalara hızlı bir şekilde erişmek için e-postalarınızı düzenli tutun.

Akıllı E-posta Görgü Kuralları Müşterilerinizi Etkileyecek

Bir işletmeyi etkin bir şekilde yönetmek için e-posta göndermek sürecin önemli bir parçasıdır. Profesyonel bir e-posta oluşturmak ve potansiyel ve mevcut müşterilere kendinizi daha akıllı ve daha iyi bir şekilde sunmak için bu hızlı tüyoları deneyin.

Kesintisiz İş Yönetimi için Cloze'un En İyi 5 Özelliği

İşiniz serbest çalışanlar veya danışmanlar içeriyorsa, yönetimde daha iyi olmak için Cloze kullanmayı düşünün.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında