Profesyonel E-postalar Nasıl Yazılır? Yaşamak İçin 8 Basit Kural

Her gün e-posta gönderiyor ve alıyoruz. Yine de, tam olarak "geri alamayacağımız" utanç verici hatalar yapıyoruz.

Bunu akılda tutarak, insanlara e-posta gönderirken bilmeniz gereken birkaç temel kuralı derledik. Zahmetsizce daha iyi e-postalar yazmak için bu basit kuralları izleyin.

1. Selamlamaları ve İmzaları Yeniden Düşünün

“Umarım harika bir hafta geçiriyorsunuzdur!” eskiden bir e-posta başlatmak için harika bir yoldu. Artık değil! Hayatın ne kadar belirsiz olduğu düşünüldüğünde, bu durum dikkatsiz ve aşırı mesafeli görünebilir.

Aynı şey, "Saygılar", "En İyi Dilekler" veya "Şerefe" gibi daha önce gayet iyi çalışan ancak bazen gerçeklikten çekilmiş gibi görünen imzalar için de geçerlidir.

Öyleyse neden basit ve orijinal tutmuyorsunuz? “Güvende Kalın”, “Kendinize İyi Bakın” veya “Saygılarımızla” gibi imzaları tercih edin. Selamlamalara gelince, “Umarım her şey yolundadır” veya “Umarım siz ve sevdikleriniz güvendesinizdir” iyi bir başlangıç ​​noktası olabilir.

2. Net Bir Konu Satırı Ekleyin

Bu e-posta kuralı, e-postanın kendisi kadar eskidir. Bunun nedeni, insanların genellikle konu satırına göre bir e-posta açıp açmayacaklarına karar vermesidir.

Artık tüm çalışmalarımız çevrimiçiyken, neyin önemli olduğunu öncelik sırasına koyma ve neyin önemli olmadığını görmezden gelme ihtiyacı çok önemlidir. Bu nedenle, konu satırını hala boş bırakıyorsanız, e-postanızın dikkate alınmama ihtimali vardır.

İdeal konu satırında 10'dan az kelime var. Endişelerinizi gideren ve e-postanın ne hakkında olduğunu anlatan birini seçin. "Havacılık Projesi Teklifi", "Yeniden Planlanan Toplantı" veya "Sunumunuzla İlgili Hızlı Sorular", ipucu alabileceğiniz bazı iyi konu satırı örnekleridir.

3. Profesyonel İmza Kullanın

Tüm kişisel cihazlarınızda e-postaları yanıtlamak için kullandığınız önceden belirlenmiş bir imza bloğuna sahip olun. Adınız, şirket unvanınız ve iletişim bilgileriniz olmalıdır.

Bu, alıcınıza kim olduğunuz ve ihtiyaç duyulduğunda sizinle nasıl iletişim kuracağı konusunda iyi bir fikir verir. Profesyonel imzanızın yazı tipi ve boyutu söz konusu olduğunda, e-postanın geri kalanıyla aynı olduğundan emin olun.

Ayrıca, e-postalarınızı güvenle sonlandırın ama sözler veya kişisel ayrıntılarla aşırıya kaçmayın.

4. Sanalda İlk Kez Buluşuyorsanız Kendinizi Tanıtın

Hepimiz tanışmadığımız birine e-posta göndermek zorunda kaldığımız durumlarla karşılaştık. Bir yabancıdan e-posta almak garip olabilir. Ve bu onu hafifçe koyuyor.

Bu nedenle, kendinizi e-posta alıcısına tanıtmak için bir dakikanızı ayırın. Bağlam kritiktir ve ilk izlenimler hala önemlidir. Bu nedenle, “Merhaba! Ben Multiseon Pvt'den Tracy. Ltd ve elektronik ürünlerimizi satın almakla ilgilendiğinizi belirttiğiniz için e-posta gönderiyorum”.

Veya birisiyle e-posta yoluyla tanışırken, onlara e-tanışmanın ne kadar güzel olduğunu söyleyen bir satır da bırakabilirsiniz.

5. Şefkatli E-postalar Yazın

Bunun önemini vurgulayamayız. Hayat zor. Her şeyden önce, büyük ölçüde belirsizdir.

Son teslim tarihini kaçırdılar mı? Planlanan Google Meet'a gelmediler mi? Sert bir e-posta göndermeden önce, durun ve iyice düşünün. Ya tıbbi bir acil durum olursa?

Bu nedenle, şefkatli olun ve onlarla her şeyin yolunda olup olmadığını sorun. "Bugün toplantıda seni özledik" gibi bir e-posta. Sadece her şeyin yolunda olduğunu görmek için kontrol edin.” zamana direnen ilişkiler kurabilir.

6. Sıkıştırın/Yeniden Boyutlandırın ve Yapabildiğiniz Zaman Ekleri Adlandırın

Bu e-posta kuralı hakkında fazla konuşmuyoruz çünkü büyük ekler gönderirken otomatik olarak alıcımızın yeterli alana sahip olduğunu varsayıyoruz. Büyük dosyaların indirilmesi daha fazla zaman alır ve kısa sürede can sıkıcı hale gelebilir.

Bu nedenle, onları sıkıştırmaya veya yeniden boyutlandırmaya özen gösterin. Aynı anda çok fazla dosya paylaşıyorsanız, eklerin ne işe yaradığını söyleyen kibar bir not eklemek iyi bir uygulamadır.

Ayrıca, eklerinizi göndermeden önce adlandırın. CV'nizi gönderiyor musunuz? Dosyayı Tracy_Mackenzie_CV olarak yeniden adlandırın ve sağ ayaktan başlayın.

7. E-postayı Başka Bir Anlık Mesajlaşma Uygulaması Olarak Kullanmayın

Hepimizin anlık mesajlaşmayı sevmesinin nedeni, anında olmasıdır.

Ancak ikisini karıştırıp anlık mesajlaşmanın yerine e-postayı kullandığınızda, can sıkıcı ve profesyonel olmama riskiniz vardır.

Bu nedenle, ne zaman bir e-posta göndereceğinizi ve ne zaman başka bir e-posta ile takip edeceğinizi bilmelisiniz. yapma çok fazla takip e-postası gönderme hatasına düşmek çünkü evden çalışıyor olabilirler. Bir e-postayı kontrol etmelerini istemek için birini aramayın.

Acilse, başka bir iletişim modu kullanın.

8. İyileşmek için Mizahı Kullanın, Ama Dikkatli Bir Şekilde

Birçoğu bu olağanüstü zamanlarda ruh halini hafifletmek için mizahı kullanıyor olsa da, e-postalarda mizah kullanmanın sorunu geri tepebilmesidir.

Bir e-postada mizah kullanmak istiyorsanız, bunu yalnızca kişiyi iyi tanıyorsanız yapın. Birisi ciddi bir durumdaysa saygısız veya kaba görünmek istemezsiniz. Ayrıca kulağa komik gelen şeyler komik gelmeyebilir.

Bilgeye söz: Şüpheniz varsa, onu dışarıda bırakmak en iyisidir.

Ofis Dışında Yanıtlar Belirleyin ve İş-Yaşam Dengenizi İyileştirin

Bu günlerde insanlara e-posta gönderirken, saatlere de dikkat etmelisiniz. Evden çalışma yaşam tarzlarının çekiş kazanmasıyla, iş ve kişisel yaşamlarımız arasındaki sınırlar bulanıklaştı. Ofis dışında yanıtlar, birinin toplantı için uygun olup olmadığını veya bir e-postaya yanıt verdiğini anlamayı kolaylaştırır.

E-posta istemcinizin ayarlarına bakın ve uzaktayken veya masanızda değilken otomatik yanıtlayıcıları yapılandırın. Örneğin, Gmail buna Tatil Yanıtlayıcısı adını verirken, Microsoft Outlook İşyeri Dışında Yanıtlarını kullanır.

Etkili e-posta yazmanın bu altın kurallarının ve doğru e-posta alışkanlıklarının zamandan tasarruf etmenize ve doğru yanıtları oluşturmanıza yardımcı olacağını umuyoruz.

Daha İyi E-posta ve Metin İletişimi İçin Bu 6 Hatadan Kaçının

Çok fazla emoji kullanmak veya tamamı büyük harf yazmak gibi hatalardan kaçınarak iletişim becerilerinizi geliştirin.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında