Verimlilik 101: İşlerin Yapılması (GTD) Yöntemi Nasıl Kullanılır?

Kafanızda birden fazla görevi ve projeyi işlediğinizi ama aslında tamamlamadığınızı mı düşünüyorsunuz? Görevler, projeler ve hedefler hakkında çok düşündüğünüzde, zihninizin üretkenliğe odaklanması zorlaşır.

Sistematik görev yönetimi aracılığıyla, İşleri Bitirme (GTD), zihinsel stresi azaltmanıza yardımcı olur. GTD yöntemi, süreçleri ve görevleri verimli bir şekilde gerçekleştirmek için nasıl organize edileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.

İşlerin Yapılması (GTD) Yöntemi Nedir?

Yakalama, Netleştirme, Organize Etme, Gözden Geçirme ve Etkileşim adlı beş adım, profesyonelleri veya serbest çalışanları işte veya evde daha üretken hale getiren GTD sistemini oluşturur.

GTD yöntemini ve araçlarını ayarlamak için verimli saatler harcamanız gerekecek. Ancak, bu kadar küçük bir enerji ve zaman yatırımı, sürekli olarak uygularsanız, hayatınızın geri kalanını karşılayacaktır.

GTD sistemini her profesyonel veya kişisel görev için uyguladığınızda, aşağıdaki faydaları görmeye başlayacaksınız:

1. Daha fazla zaman kazanacak ve kişisel ve profesyonel yaşam arasında doğru dengeyi sağlayabileceksiniz.
2. Görev yönetimi sayesinde daha verimli ve üretken olacaksınız. Böylece, nihayetinde zihinsel stresten kurtulacaksınız.
3. Daha önemli görevlere odaklanarak projeye zarar vermekten kaçınabilirsiniz.
4. Zihniniz gereksiz verileri işlemek zorunda olmadığı için daha yaratıcı olursunuz.

GTD Yöntemini Ne Zaman Kabul Etmelisiniz?

Herhangi bir mesleki veya kişisel görevi tamamlamak için GTD sistemini pratik olarak uygulayabilirsiniz. Birçok görevle ilgilenen serbest çalışanlar ve profesyoneller, üretken kalmak için GTD'yi uygulamalıdır. GTD sistemine en uygun gerçek hayat senaryoları şunlardır:

1. Herhangi bir projenin küçük ama önemli görevlerini unutabileceğinizden korkuyorsunuz.
2. Her şeyi takip etme konusunda kendinize güvenmiyorsunuz.
3. Profesyonel ve kişisel yaşamınızda birden fazla rol üstleniyorsunuz.
4. Kendinizi sık sık çeşitli projelere başlarken buluyorsunuz ancak bunları zamanında tamamlayamıyorsunuz.
5. Görevleri yönetmek için İşleri Bitirme yaklaşımını hiç denemediniz.

GTD Yöntemi Nasıl Çalışır?

Birinci Adım: Yakalayın

GTD yönteminin geliştiricisi David Allen, zihni stresten uzak tutmak için görevleri ve fikirleri yazılı olarak yakalamayı veya dijital olarak depolamayı vurgular.

Bu nedenle, gelen kutunuzda etkinlikleri, fikirleri, randevuları, yapılacakları, görevleri, alt görevleri, proje referanslarını vb. hemen depolamanız gerekir. Bu gelen kutusu, kağıt tabanlı bir dosyalama sistemi veya Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote vb. uygulamalar olabilir.

Gelen Kutusu, işte veya evde düzenli olarak ilgilenmeniz gereken öğelerin görsel bir temsilidir. GTD tabanlı kişisel zaman yönetimi iş akışına doğru ilk adımdır. Tüm yapılacakları ve fikirleri tek bir yerde toplamak için kapsamlı düşünce süreçlerinden geçmeniz gerektiğinden, bu adım çok fazla enerji ve zaman gerektirir.

kullanarak GTD gelen kutunuzdaki tüm görevleri verimli bir şekilde yakalayabilirsiniz. Trello gibi GTD tabanlı zaman yönetimi uygulamaları, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, vb.

İkinci Adım: Netleştirin

GTD gelen kutusunda fikir ve görevleri doldurduktan sonra, bu karmaşık öğeleri eyleme dönüştürülebilir adımlara dönüştürmeniz gerekir. Gelen kutunuzun tüm öğeleri için aşağıda belirtilen kontrol listesini izleyin:

1. İki dakikadan az sürerse görevi hemen tamamlayın.
2. Proje izin veriyorsa, görev delegasyonu fırsatlarına bakın.
3. Belgeler, dosyalar, iletişim bilgileri vb. gibi referans öğelerini belirli bir görevin yorum bölümüne koyun.
4. Gelecekte bir görevi tamamlamanız gerekiyorsa, bir son tarih atayın.
5. Kişisel veya profesyonel bağlamda alakasız tüm öğeleri silin.

İlişkili: Asana'yı Herhangi Bir Projeyi İzlemek İçin Kullanmaya Yeni Başlayanlar İçin Bir Kılavuz

Üçüncü Adım: Organize Edin

Görevlerinizi düzenlemek için, aşağıdaki öğelere dayalı olarak daha sonraki işlemler için geçici yapılacaklar listesinde bunları listelemeniz gerekir:

1. Takvim: Takviminize randevuları girmeniz gerekir. Kağıt tabanlı takvimlerden daha verimli oldukları için takvim uygulamalarını kullanmaya başlayabilirsiniz.
2. Sonraki Eylemler: Herhangi bir projeye uygun olmayan görevler Sonraki Eylemler listesinde olmalıdır. Ev işleri, kişisel, iş, telefon görüşmeleri vb. gibi bağlama özel farklı listeleriniz olabilir.
3. Projeler: Projeleri, bağlamlara göre ayrı bir listede düzenlemeniz gerekir. Bir projenin her görevi için belirli son tarihler atayın ve proje listesini günlük olarak gözden geçirin.
4. İçin beklemek: Bazı proje görevlerini diğerlerine devrederseniz, bu görevler için bir hatırlatma listesi tutmalısınız.

TickTick gibi yapılacaklar listesi ve not alma uygulamaları, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, vb. yapılacaklar listelerinizi düzenlemenize ve görüntülemenize yardımcı olur.

Dördüncü Adım: Etkileşime Geçin

Aşağıdaki dört kriteri kullanarak Engage adımında bir sonraki adımda ne yapacağınızı sistematik olarak elde edersiniz:

1. Bağlam: İş, yaşam ve hobilerle ilgili farklı görevleriniz olacak. Bunlar bağlamlar olarak bilinir. Bu bağlamların her biri için ayrı yapılacaklar listeleri oluşturmanız gerekir.
2. Müsait Zaman: Hedefinize giderken yaklaşık 15 dakikanız varsa, muhtemelen alışveriş listenizde listelediğiniz ürünleri satın almak için bir markette durabilirsiniz.
3. Mevcut Enerji: Daha enerjik olduğunuz zaman için karmaşık görevleri planlayın. Düşük enerji seviyeli saatler için basit işleri bırakın.
4. Öncelik: Ayrıca yapılacaklar listesindeki görevlerin önceliğine bağlı olarak daha sonra ne yapacağınızı da belirleyebilirsiniz.

GTD yöntemini izleyen görev yönetimi araçları, filtrelerle özel görev görünümleri eklemenize olanak tanır. Bu filtreler bir öncelik, son tarih, atanan, anahtar kelimeler, oluşturma tarihi vb. olabilir. Bu tür uygulamalar aynı zamanda bugün, gelecek, sonraki görünüm, bir etiket aracılığıyla bağlamlar vb. görünümler aracılığıyla GTD yöntemini otomatikleştirir.

İlişkili: Sorunsuz Proje Yönetimi için nTask'ın En İyi Özellikleri

Beşinci Adım: İnceleme

Takvim girişleri ve yapılacaklar listeleri gibi GTD öğelerini gözden geçirmek, GTD sisteminizi güncel tutar. GTD yönteminde, en iyi sonuç için haftalık incelemeler yapabilirsiniz. İnceleme adımı, zaman yönetimi iş akışlarınızı hassaslaştırmanıza ve sonraki adımları belirlemenize olanak tanır.

Görev yönetimi araçları İşlerin Tamamlanması için kullanıyor olabileceğiniz, gözden geçirme adımını otomatik hale getirir. Infinity, Trello, Asana, Todoist vb. gibi uygulamalar, yerleşik GTD inceleme şablonlarıyla birlikte gelir. Bu şablonlar, herhangi bir proje veya görev için GTD iş akışınızın başarılı bir haftalık incelemesi için geçmeniz gereken tüm kontrol noktalarını sağlar.

Uygulamalar ayrıca bu inceleme şablonlarını proje ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirmenize de olanak tanır. Örneğin, haftalık bir inceleme yerine iki aylık bir inceleme oluşturabilirsiniz. Haftalık yansımalarınızı belirlemek ve bir sonraki haftaya odaklanmak için görev yorumları veya alt görevler oluşturabilirsiniz.

İşleri Bitirme Sistemi ile Daha Üretken Olun

GTD yöntemi, tüm görev yönetimi sürecini beş basit adıma böler: Yakala, Netleştir, Organize Et, Gözden Geçir ve Etkileşime Geç. GTD sistemi ve işleri halletme araçları, beyin kapasitesini verimsiz düşüncelerden daha fazla görev tamamlamada kullanmanıza yardımcı olur.

Optimum üretkenlik için, GTD yöntemini düzenli olarak benimserken görev yönetimi için en iyi uygulamayı nasıl seçeceğinizi öğrenin.

Çevrimiçi Görev Yönetimi Kılavuzu: Doğru Uygulamayı Seçmek İçin 10 İpucu

Projelerinizi daha verimli bir şekilde yönetmek için bir görev yönetimi uygulaması seçmek istiyorsanız, göz önünde bulundurmanız gereken bazı şeyler var!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında