Çevrimiçi Görev Yönetimi Kılavuzu: Doğru Uygulamayı Seçmek İçin 10 İpucu

Yeni normal sırasında, çevrimiçi ve çevrimdışı proje yönetimi uygulamalarının sayısı katlanarak arttı. Günümüzde, bir ortak çalışan ekibini yönetirken bir iş projesini verimli bir şekilde yönlendirmenize yardımcı olabilecek yüzlerce uygulama var.

Görev yönetimi yazılımı satın almakla ilgileniyorsanız, uygulamanın hedeflerinizi karşılayacak kadar esnek ve ölçeklenebilir olup olmadığını öğrenmelisiniz. Doğru çevrimiçi görev yöneticisini nasıl seçeceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

Çevrimiçi Görev Yönetim Yazılımı Nedir?

Bir iş projesi, birden çok bağımlı veya bağımsız görev içerir. Her ekip üyesi bir veya daha fazla görevden sorumludur. Birden çok görev, birçok başlangıç ​​ve bitiş tarihi, bir zaman bütçesi, bir maliyet bütçesi, kaynak tahsisi, hatırlatıcılar, raporlar, belgeler vb. içerir.

Gelişmiş bilgisayar yazılımı bir projenin tüm bu yönlerini yönettiğinde, görev yönetimi yazılımı olarak bilinir. Salgının başlaması binlerce şirketi uzaktan çalışmayı benimsemeye ikna etti. Sonuç olarak, görev yönetimi uygulamaları artık çevrimiçi ve bulut sunucularında barındırılıyor.

İlişkili: Microsoft Excel'i Proje Yönetim Aracı Olarak Kullanmanın Artıları ve Eksileri

Çevrimiçi Görev Yönetimi Uygulamalarının Standart Özellikleri

Çevrimiçi görev takip uygulamaları talebi arttıkça, birçok BT hizmeti ve yazılım geliştirme firması proje yönetimi için çok yönlü uygulamalar sunuyor. Ancak, bu uygulamaların çoğu, temel proje yönetimi için gerekli olan bir dizi standart özellik ile birlikte gelir. Bu özellikler aşağıdaki gibidir:

1. Ayrıntılı Görev Listesi Görüntüleyici

Çevrimiçi görev yönetimi uygulamalarının çoğu, bir görev görünümü ekranı içerir. Burada, devam eden veya bitmiş projelerin tüm görevlerini ve alt görevlerini görebilirsiniz.

2. Kanban Kurulu

Gelişmiş çevrimiçi görev yöneticisi uygulaması, uygulamak için Kanban panosunu içerecek Etkin proje yönetimi için Kanban bireysel veya kurumsal düzeyde. Uygulamalar, aşağıdakiler için sütunları gösteren Kanban panolarını dijital olarak görselleştirir: Bekliyor, Devam etmekte, ve Tamamlandı gerçek görevler olarak görev durumları ve kartlar.

3. Gantt şeması

Gantt şeması, herhangi bir çevrimiçi görev izleyici uygulamasının temel proje yönetimi özelliğidir. Gantt çizelgeleri proje ilerlemesini gösterir yığılmış yatay çubuk grafik yöntemiyle. Ayrıca görev bağımlılıklarını, harcanan zamanı ve görevlerin mevcut durumunu görselleştirebilir.

4. E-posta veya Mesajlaşma Uygulaması Bildirimi

Çevrimiçi proje yönetimi uygulamaları, gerçek zamanlı proje durumu ve etkinlik güncellemeleri sunarak herkesi döngüde tutmayı da vurgular. Uygulama, görev listesinde herhangi bir değişiklik algıladığında, atanan kaynağı ve proje sahibini hemen bilgilendirir.

5. Zaman Takibi

Çevrimiçi görev yönetimi uygulamaları, üretkenlik saatlerini, kaynak kullanımını, proje bütçesini, faturalandırma saatlerini vb. izlemek için otomatik bir zaman işleyişi programıyla birlikte gelir. Proje sahipleri, projenin zaman kullanım performansını görerek gerçek zamanlı kararlar alabilirler.

İlişkili: En İyi Toggl Zaman Takip Uygulaması Alternatifleri

Çoğu çevrimiçi görev yöneticisi uygulaması, görev etiketleme ve filtreleme seçenekleriyle birlikte gelir. Proje sahibi, öncelikli iş, sorumlu departman, belirli beceriler, teslim tarihi, geliştirme aşaması vb. gibi belirli etiketler belirleyebilir. Ekip üyeleri, doğru görevi bulmak için bu etiketlere göre görevleri kolayca filtreleyebilir.

7. Ekip veya Müşteri İletişimi

Standart çevrimiçi görev yönetimi uygulamaları, dahili ve harici iletişimler için bir bölüm sunmaya başladı. Bu uygulamalar, video konferans, sesli aramalar ve yazılı mesajlaşma gibi modülleri içerir.

8. Rapor Oluşturma, Dosya Depolama ve Paylaşma

Görev yönetimi uygulamaları ayrıca proje performansını, kaynak bütçesini, düşük performans gösteren kaynakları, görev sorunlarını, proje darboğazlarını vb. görselleştirmek için rapor oluşturma olanakları sunar.

Ayrıca raporları elektronik tablolar veya PDF olarak dışa aktarabilir ve bunları ekibe veya müşteriye e-posta ile gönderebilirsiniz. Bu uygulamalar aynı zamanda proje ortaklarının projeyle ilgili kritik dosyaları depolamasına ve güvenli bir şekilde paylaşmasına olanak tanır.

İlişkili: Sorunsuz Proje Yönetimi için nTask'ın En İyi Özellikleri

En İyi Görev Yönetimi Uygulamasını Seçme İpuçları

Görev yönetimi yazılımı, her büyüklükteki işletme için genel üretkenliği ve yıllık geliri artırabilir. Ancak serbest çalışanlar, bireysel girişimciler ve küçük işletmeler, görevi basitleştiren ve fazladan bir iş yükü eklemeyen en iyi görev yönetimi uygulamasını seçmelidir.

Yukarıdaki standart özelliklerin yanı sıra, katma değerli özellikler de aramanız gerekir. Mükemmel çevrimiçi görev yöneticisi uygulamasını satın almanıza yardımcı olacak en önemli ipuçları:

Ekip veya proje düzeyinde, ortak çalışanlar arasında bir çıkar çatışması olabilir. Uygulama, proje sahibi için merkezi kontrole ve eşler için yerel kontrole izin vermelidir. Proje yöneticisi, ortak çalışanın kapasitesine bağlı olarak araca erişimi kişiselleştirme yetkisine sahip olmalıdır.

2. Gizlilik ve Gizlilik Kontrolü

Çoğu serbest çalışan veya kurumsal düzeydeki projede, kişisel bilgileri ve fikri mülkiyeti gizli tutmak zorlu bir iştir. Veri gizliliği endişelerini gideren görev yönetimi yazılımı aramalısınız.

3. Bulut Platformu Güvenliği

En iyi görev yönetimi uygulaması, giden ve gelen tüm verileri en son internet iletişim güvenlik protokollerine göre şifrelemelidir. Şifreleme, uygulama beklemedeyken de çalışmalıdır. Aşağıdakiler gibi güvenlik özelliklerini aramanız gerekir:

• Kimlik ve erişim yönetimi (IAM) sistemi.
• Uygulama GDPR, DSGVO ve SOC2 ile uyumludur.
• Gelişmiş Şifreleme Standardı (AES) 256-Bit SSL Şifrelemesi.

4. Görev Atama ve Bildirim

Etkili bir çevrimiçi görev izleyici, ekip üyelerinin merkezi bir görev listesinden kendi kovalarına görevler atamasına izin vermelidir. Ek olarak, beceri setine bağlı olarak belirli bir kaynağa görev atanan bir proje yöneticisi gibi özellikler araca değer katacaktır.

Bir proje sahibi görev atadığında veya bir kaynak görev talep ettiğinde, sorumlu kişilere haber vermelidir.

5. Kişisel Takvim ile Senkronize Et

Uzaktan çalışma eğilimi arttıkça, çevrimiçi görev izleyici uygulamanızın kişisel takviminizle senkronize edilmesi şiddetle önerilir. Tüm kişisel ve profesyonel günlük görevleri tek bir ekranda görebiliyorsanız, yüksek üretkenlik sağlamada daha verimli olursunuz.

6. Üçüncü Taraf Uygulama Entegrasyonu

En iyi görev yönetimi uygulaması, grafik gibi diğer uygulamalarla zahmetsiz entegrasyona izin vermelidir. tasarım, elektronik tablo, kelime işlemci, e-posta istemcisi, mesajlaşma, video konferans, dijital beyaz tahta vb. Profesyonel uygulamalarla entegrasyon, projeyle ilgili tüm kaynakları tek bir yerde bulmanızı sağlar.

7. Çoklu Cihaz Uyumluluğu

Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS vb. herhangi bir cihazdan oturum açmanıza izin veren çevrimiçi bir görev izleyici arayın. Uygulama, bir cihazdaki ilerlemeyi kaydetmenize ve başka bir cihazdan sorunsuz bir şekilde çalışmaya başlamanıza izin verirse, paranızın karşılığını daha fazla alırsınız.

8. Yapay Zeka Tabanlı Analitik

Bazı görev yönetimi uygulamaları, geçmiş projeler hakkında üst düzey analizler oluşturan yerleşik bir yapay zeka ile birlikte gelir. Bu tür raporlardan içgörüler alarak, daha az bütçeyle gelecekteki projeleri daha verimli planlayabilirsiniz.

9. Müşteri Desteği Erişimi

Günümüzde çoğu uygulama sohbet, e-posta ve telefon aracılığıyla müşteri desteği sunmaktadır. Çevrimiçi bir görev takip uygulaması satın alırken, geliştiricinin yeterli genel ve teknik destek hizmetleri sağlayıp sağlamadığını öğrenin.

10. Fiyatlandırma yapısı

Esnek bir fiyatlandırma yapısı sunan bir çevrimiçi görev yönetimi uygulaması arayın. Gelişmekte olan bir ekip olduğunuzda giriş düzeyinde bir bütçe planı alın ve projeleriniz ve kaynaklarınız arttıkça ölçeğinizi büyütün.

Bir Çevrimiçi Görev Yönetimi Uygulaması Size Uygun mu?

En iyi çevrimiçi görev yönetimi uygulamasını aramak, üretkenlik saatlerinizin çoğunu tüketebilir. İşletmeniz için mükemmel görev yönetimi yazılımını edinmek ve değerli zamanınızı kaybetmemek için yukarıdaki ipuçlarını takip edebilirsiniz.

ClickUp vs. Asana: Proje Yönetimi İçin Hangisi Daha İyi?

Proje yönetimi yazılımı için birçok seçenek vardır, burada Asana ve ClickUp arasında seçim yapmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları bulunmaktadır.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında