Eisenhower Matrix Kullanarak Yapılacaklar Listeleri Nasıl Hazırlanır

Görevleri doğru bir şekilde planlayarak ve dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirerek üretkenliğinizi artırabilirsiniz. Ancak görevlere nasıl öncelik verilir? Her şeyi yapılacaklar listenize koymak, önce en önemli görevleri, ardından ikincil görevleri yapmanızı sağlar.

Tüm görevlerinizin bir listesini aldıktan sonra, doğru şeyleri doğru zamanda yaptığınızdan emin olmak için bunları organize etmek ve önceliklendirmek için biraz zaman ayırın. Bu makalede, ihtiyaç duydukları dikkat miktarına bağlı olarak görevlerinizi nasıl önceliklendireceğinizi ve bunları doğru bir şekilde yürütmek için Eisenhower ilkesini nasıl kullanabileceğinizi öğreneceksiniz.

Farklı Dikkat Türleri

Görevlerinize öncelik vermeden önce, her görevin ihtiyaç duyduğu farklı dikkat türlerini anlayalım.

1. Proaktif dikkat: En zor veya karmaşık görevleri tamamlamak için odaklanması ve sürdürülmesi gereken dikkat türüdür. Tezinizi yazmak, proje önerisi e-postaları göndermek, akademik bir sorunu çözmek, youtube videosu oluşturmak en çok odaklanma gerektiren işlerdir. Bu görevleri tamamlamak için proaktif bir dikkat göstermeniz gerekir.

2. Aktif dikkat: Aktif dikkat, günlük olarak tekrarlanan, orta düzeydeki görevlerle başa çıkmak için gereken dikkatli dikkati ifade eder. Toplantılarınızı google takvimde planlamak, bekleyen e-postalar göndermek, iş arkadaşlarınıza önemli belgeler göndermek gibi daha küçük günlük etkinliklerin çoğu, aktif dikkat gerektirir. Proaktif olarak bir şeyler yapmıyor olsanız da, işleri halletmek için hala biraz dikkat etmeniz gerekiyor.

3. Aktif Olmayan Dikkat: Otomatikleştirebileceğiniz nispeten kolay görevler için minimum dikkat gerekir. E-postanızdaki istenmeyen postaları temizleme, taslak e-postaları iptal etme, iş arkadaşınızın bir listesine etkinlik davetiyeleri gönderme, tüm bu etkinlikler tek bir tıklamanızı gerektirir. Böyle bir görev için uygun aktif dikkat gerekmez.

Görevlerin Dikkat Düzeyine Göre Önceliklendirilmesi

Görevlerinize ihtiyaç duydukları dikkat düzeyine göre öncelik vermek, günlük aktivitelerinizi listelemenin mükemmel bir yoludur.

Proaktif dikkat gerektiren tüm bu görevler sizin için büyük önem taşıyor. Bu görevlere daha fazla zaman ayırmaya değer, bu yüzden güne başladığınız görevler onlar olmalıdır. Ayrıca günün en odaklı ve taze saatlerini bu aktivitelere ayırmaya çalışın. Bir fincan kahve alıp kulaklık takmak proaktif kalmanıza yardımcı olabilir.

Aktif olmayan dikkat gerektiren görevler, proaktif ve aktif olmayan faaliyetler arasında durur. Bu saatleri gün içerisinde ne proaktif ne de inaktif olduğunuz zamanlara ayırabilirsiniz. Arkadaşınızı aramanız gerekiyorsa, sabah bunu yapmak için doğru zaman olmayabilir. Bu nedenle aktif saatlerinizi bu tür aktivitelerle boşa harcamayın.

Tembel bölgeye girdiğiniz bir günde bu saatlere sadece hareketsiz dikkatinizi gerektiren görevleri planlayabilirsiniz. Bu, onları yapılacaklar listenizden hızlıca kontrol etmek için mükemmel bir zaman. Bu şekilde, gün ilerledikçe verimli bir şeyler yapmak için tembel saatlerinizi kullanacaksınız.

Yukarıdaki kavramları uygulayalım todoist'te yapılacaklar listelerine öncelik ver. Bunun için gün içinde yapmanız gereken 6 görev listesine bakın.

Yukarıdaki görev listesi, senaryoyu yazmak ve YouTube videosunu çekmek, dikkatinizin çoğunu gerektirir. Bu nedenle, bu görevlerin her ikisine de tıklayın ve önceliği bire ayarlayın.

1. Tıklamak üç nokta her görevin önünde.

2. Yı kur öncelik kırmızı bayrağa.

Öncelikli tüm görevlerin diğer tüm görevlerin üzerine çıkacağını göreceksiniz.

Patronunuzla tanışırken ve arkadaşınızı ararken proaktif olmanıza gerek yok. Ancak, hem tembel hem de uyuşukken yapamazsınız. Bu nedenle, öncelik ayarlarından turuncu bayrağı seçerek bu görevleri ikinci önceliğiniz olarak ayarlayın.

Meslektaşlarınıza e-posta davetleri göndermek ve verileri MS-Excel'e aktarmak, aktif olmayan dikkatinizi gerektiren iki görevdir. Bu nedenle, öncelik ayarlarından mavi bayrağı seçerek bunları öncelik ağacınıza ayarlayın.

Neyin proaktif, inaktif ve aktif olacağına karar vererek yapılacaklar listenizdeki görevleri bu şekilde önceliklendirebilirsiniz. Yalnızca her göreve uygun dikkati göstermek, verimlilik hedeflerinize ulaşmanızı gerektirir.

Günlük görevlerinize öncelik verdikten ve her birinin gerektirdiği dikkati anladıktan sonra, bunları gerçek iş gününe uydurmanın zamanı geldi. Eisenhower yöntemi, farklı türdeki rutin görevlerle nasıl başa çıkılacağını öğreten iyi bilinen bir yöntemdir.

İlişkili: Görevlere Odaklanmak için Yapılacak En İyi Uygulamalar

Eisenhower Matrisini Kullanarak Görevleri Günlük Programınıza Yerleştirme

Eisenhower'a göre, tüm görevleri ne kadar önemli ve acil olduklarına bağlı olarak dört farklı kategoriye ayırabilirsiniz. Sonra ya anında yaparsınız, devredersiniz, ertelersiniz ya da tamamen bırakırsınız.

Bu kategorilerin her birini kısaca tartışalım:

1. Yap: Kaçınamayacağınız bir görevin tamamlanmasını ifade eder. Önemini ve zaman hassasiyetini bilerek hemen tamamlarsınız.
2. Yetkilendirin: Görevi başkasına devrediyorsunuz ve onlar ilgileniyor.
3. Ertele: Ancak bunu günün ilerleyen saatlerinde kendiniz yapmak istiyorsunuz. Bunlar, bir kenara koyabileceğiniz ve buna göre planlayabileceğiniz görevlerdir.
4. Dökün: Zaman ayırmaya değmeyen bu görevlerin atılması anlamına gelir ve bu görevler bir oyalamadan başka bir şey değildir.

Eisenhower yönteminin todoist'teki görevlere nasıl uygulanacağı aşağıda açıklanmıştır.

YouTube videosunu çekmek ilk görevdir, bu nedenle yap ilk önceliğiniz olduğu için. Bir sonraki önceliğiniz bir senaryo yazmak, yapabileceğiniz bir şey temsilci yazarınıza. Benzer şekilde, verileri Excel'e aktarma görevini devredebilirsiniz.

Patronunuzla tanışmak ve arkadaşlarınızı aramak gecikebilir, bu yüzden ertelemek bu iki görev. Son olarak, zamanınız kısıtlıysa, çöplük e-posta davetleri göndermek ve daha sonra yapmak.

Bu, çalışma rutininizi düzgün bir şekilde yönetmenin en basit ve etkili yoludur. Aksi takdirde, üretken olmaktan başka verimsiz bir şekilde görevleri yanlış zamanda tamamlamakla aşırı meşgul olabilirsiniz.

İlişkili: Görev Yönetimi için Todoist Kısayolları Hile Sayfası

Yapılacaklar Listenizden Daha Fazlasını Alın

İster sabah insanı, ister gece kuşu olun, en etkili saatlerinizi filtreleyin ve proaktif dikkat gerektiren işlere ayırın. Önceliğiniz, aktif olmayan ve aktif görevlerin sizi proaktif olanlardan uzaklaştırmasına izin vermemek olmalıdır.

Baskı durumlarında daha iyi performans göstermenize ve disiplinli kalmanıza yardımcı olan üretkenlik uygulamalarını kullanmaya başlayın.

Baskı Altında Nasıl Gerçekleştirilir: Yardımcı Olan 8 Verimlilik Uygulaması

Zaman ve baskı sizi daha üretken yapabilir. Olumlu sonuçlar için bu yararlı üretkenlik uygulamalarını iş akışınıza ekleyin!

Sonrakini Oku

Yazar hakkında