Etkili Zaman Yönetimi için Covey'in 4 Çeyrek Matrisi Nasıl Kullanılır

Sahip olduğunuz tüm değerli varlıklar arasında, zaman en değerlisidir. Günümüzün hızlı tempolu dünyasında, zaman yönetimi eksikliği insanların sahip olduğu en önemli sorundur. Çalışmak için bu kadar çok zaman harcandığından, kişisel uğraşlar için zaman yok.

Sorumluluklardan ve faaliyetlerden bunalmış hissetmek yaygındır. Ne kadar çok çalışırsanız, o kadar geride hissedersiniz. Ne yapmak istediğinize karar vermek yerine, etrafınızda olanlara tepki verirsiniz.

Makale, en önemli görevlere odaklanmak ve daha üretken olmak için Covey'in Dört Çeyrek stratejisini nasıl kullanabileceğinizi açıklıyor.

Covey'in 4 Çeyreği

4 Çeyrek Zaman Yönetimi Stratejisi Steven Covey tarafından oluşturuldu. Ünlü Yüksek Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı kitabının yazarıdır. Covey matrisi, optimum verimlilik için mevcut zamana dayalı olarak görevleri önceliklendirmeye yardımcı olur.

Bu stratejinin arkasındaki temel fikir, faaliyetlerinizi önem ve aciliyetlerine göre dört bölüme ayırmaktır. Stratejinin kendisine geçmeden önce bu iki terimi de tartışalım.

1. Önemli: Bunlar, uzun vadeli başarınızı en çok etkileyen görevler veya hedeflerdir.

2. Acil: Acil görevler, acil eylem gerektiren görevlerdir. Onları geciktiremezsin.

Zaman Yönetimi Matrisinin Dört Çeyreği

Bunlar, Zaman Yönetimi Matrisinin dört kadranıdır:

1. S1: Acil ve önemli.

2. S2: Acil değil ama önemli.

3. S3: Acil ama önemli değil.

4. S4: Acil değil ve önemli değil.

Görevlerinizi dört kadranda önceliklendirerek, sonunda gerçek bir fark yaratan görevler arasında ayrım yapabilirsiniz. Aşağıda, her kadranın ne içerdiğine dair kısa bir genel bakış yer almaktadır.

S1: Acil ve Önemli:

Covey'in zaman yönetimi matrisinde, bu kadran sol üstte yer almaktadır. Acil müdahale gerektiren sorunlar ve krizler birinci çeyreğe aittir. Uzun vadede onları ihmal etmek sizin için sorunlu olabilir.

Kısa bir süre sonra başlayacak önemli bir toplantı için sunum hazırlamak, birinci çeyreğe düşen bir görev türüdür. Acil çünkü bunun için fazla zamanınız yok ve toplantı başlamadan önce hazırlamanız gerektiği için önemlidir.

Teslim tarihlerini, okul ödevlerini, günlük e-postaları göndermeyi ve doğrudan etkili benzer etkinlikleri içeren görevler acil ve önemlidir.

S2: Acil Değil Ama Önemli:

Covey'in zaman yönetimi matrisinde bu kadran sağ üsttedir. Bu çeyrekte, uzun vadeli hedeflerinizle doğrudan ilgili görevleri bulacaksınız. Kapsamlı dikkatinizi gerektirir; ancak, bu görevi tamamlamak için sınırlı bir süre olmadığından acil değildir.

Bir ofiste veya sınıfta itibarınızı kazanmak için uzun vadeli bir hedefiniz varsa, bu o kadar acil olmayabilir; ancak yine de önemlidir. İlişki geliştirme, uzun vadeli planlama, kişisel gelişim, sağlığı iyileştirme ve ilgili faaliyetler bu kadrana girer.

S3: Acil ama Önemli Değil:

Bu kadran, Covey'in zaman yönetimi matrisinin sol alt köşesinde bulunur. Tüm bu faaliyetler size acil gelebilir, ancak sizin için minimum öneme sahip oldukları için bunları iş akışından çıkarabilirsiniz.

Diyelim ki önemli bir proje üzerinde çalışıyorsunuz ve bir iş arkadaşınızdan bir toplantıya katılmanızı isteyen bir telefon aldınız. Toplantı bir gündem olmadan planlanmamışsa, atlamayı seçebilirsiniz. Genel olarak, hayatınız üzerinde olumlu bir etkisi olmayacağından.

Diğer bir deyişle, tüm zaman kaybettiren faaliyetler bu çeyreğe girer. Önemsiz aramalar veya herhangi bir değer katmayan e-postalar göndermenin önemi yok.

S4: Acil Değil ve Önemli Değil:

Covey'in zaman yönetimi matrisinde, bu kadran sağ alt taraftadır. Herhangi bir değer üretmeden zaman alan tüm faaliyetler bu çeyreğe girer. Bu işlerden kaçınarak ve daha değerli faaliyetlere harcayarak değerli zamandan tasarruf edebilirsiniz.

Televizyon seyretmek, internette saatlerce gezinmek, insanlar hakkında dedikodu yapmak gibi sadece eğlence amaçlı yaptığınız işler sizin için ne acil ne de önemli.

İlişkili: Zaman Yönetimi Hedeflerinizi İzlemenin Yolları

Covey'in Zaman Yönetimi Matrisini İzlemenin Faydaları:

1. Verimlilik Artışı: Zaman yönetimi matrisini takip etmek, görevlerle nasıl başa çıkacağınızı değiştirerek onları daha iyi önceliklendirmenize yardımcı olur. Görevlere harcadığınız süreyi kısaltırsanız, üretkenliğinizi önemli ölçüde artırabilirsiniz.

2. İş yaşam dengesi: İyi planlayarak yoğun rutininizden etkili bir şekilde kurtulabilirsiniz. Bu şekilde arkadaşlarınız ve ailenizle daha fazla zaman geçirebilirsiniz.

3. Hedeflerin Peşinde: Dikkatinizi önemli görevlere vererek hedeflerin peşinden gitme sürecini hızlandırabilirsiniz..

4. Utançtan Kaçınır: Acil görevleri tanıyarak, son teslim tarihlerini daha iyi karşılamak için bunları daha az acil olanlardan ayırt edebilirsiniz. Bu şekilde utançtan kaçınabilir ve itibarınızı koruyabilirsiniz.

Görevleri Sağ Çeyreğe Yerleştirmenin Önemi:

Bu stratejiyi bir kez anlasanız bile, görevleri doğru kadranlara atamak zorunludur. Herhangi bir çeyreğe sığdırmadan önce görevin önemini ve aciliyetini belirlemeniz en iyisi olacaktır. Sorunsuz yürütülmesini kolaylaştırmak için görevlerinizi farklı çeyreklerde düzenlerken iyi zaman geçirdiğinizden emin olun.

İlişkili: Muazzam Sonuçlar Üreten Verimlilik İpuçları

Zaman yönetimi matrisinin iyi anlaşılması, onu doğru bir şekilde uygulamak için bir ön koşuldur. Herhangi bir fark yaratıp yaratmadığını görmek için bu stratejiyi günlük göreviniz üzerinde çalıştırın. Zamanı yöneterek ve kendinizi doğru yere koyarak üretkenliğinizi önemli ölçüde artırabilirsiniz.

Covey'in Zaman Yönetimi Stratejisi ile Daha Düzenli Olun

Covey'in dört kadranlı matrisi, zaman yönetimi dünyasının en önemli ve ünlü modellerinden biridir. Bu stratejiyi doğru bir şekilde takip etmek, daha üretken olmanıza ve daha aktif kalmanıza yardımcı olacaktır.

Mükemmel organizasyon ve görevlerin uygun şekilde önceliklendirilmesi, daha kısa sürede daha fazlasını başarmanızı sağlar. Ayrıca hangi görevlerin daha fazla dikkat gerektirdiğini belirleyebilir ve buna göre tahsis edebilirsiniz.

Ancak, zamanı, yeri doldurulamaz olsa bile, daha düşük değerli etkinliklerden daha yüksek değerli etkinliklere yeniden atayabilirsiniz. Hala gününüzü organize etmekte zorlanıyorsanız, kendinizi daha organize bir insan yapmak için 80/20 kuralı gibi diğer zaman yönetimi stratejilerini arayabilirsiniz.

Görevlerinizi Önceliklendirmek için 80/20 Zaman Yönetimi Kuralını Kullanın

Zamanınızı nasıl en üst düzeye çıkarırsınız? Zaten öncelik veriyorsanız, yetki veriyorsanız ve hala her şeyi yapmak için mücadele ediyorsanız, Pareto İlkesi olarak da bilinen 80/20 kuralını denemelisiniz.

Sonrakini Oku

Yazar hakkında