GTD'nin ilk adımı, kafanızdaki tüm "şeyleri" çıkarmaktır. Bunu yapmanın yollarından biri, her şeyi 3x5 kartlara yazmaktır ve 3x5 kartların en iyi dijital eşdeğeri Kanban tekniğidir.
GTD'nin adımlarını inceleyelim ve Kanban ile ne kadar iyi uyum sağladıklarını görelim.
Düşüncelerinizi Toplayın
Çoğu insan gibiyseniz, muhtemelen kafanızda 100 farklı görev, proje, fikir ve başka şeyler (GTD'nin dediği gibi) vardır. Tüm bunları boşaltmak için bir gelen kutusu oluşturarak başlayalım.
Kullanacağız Trello çünkü en popüler Kanban aracıdır ve cömert bir ücretsiz katman sunar. Bunun da ötesinde, Trello harika klavye kısayollarına ve iyi organize edilmiş bir kullanıcı arayüzüne sahiptir. Bu, onu iş için kullanması en hızlı ve en kolay programlardan biri yapar.
Beyin fırtınası yaparken çok fazla adım atmadan düşüncelerinizi dışarı aktarabilmek çok önemlidir. Ama yine de deneyebilirsiniz. Trello'ya alternatif Eğer hoşuna giderse.
Trello fikri gibi ama Trello'nun kendisi değil mi? Bu alternatif Kanban uygulamaları takvimler, e-posta, Slack ve daha fazlasıyla entegre olur.
Yeni bir pano oluşturup ona "GTD" diyerek başlayın.
Sonra, bir ekleyeceğiz Gelen kutusu tüm eşyalarımızı boşaltmak için liste.
Şimdi birkaç dakikanızı ayırın ve zihninizin arkasındaki her düşünce ve fikir için bir kart oluşturun. Tıklayarak başlayın Bir kart ekle buton. Sonra ne olursa olsun ilk görevinizi veya fikrinizi yazın ve vurun Giriş.
Aklınıza başka bir şey gelene kadar bu işlemi tekrarlayın.
Listeleri GTD Sistemiyle Eşleşecek Şekilde Ayarlayın
Bir sonraki adım, gelen kutumuzdaki her bir öğenin eyleme geçirilebilir olup olmadığını belirlemektir. Yani bu konuda bir şeyler yapabilir misin, yapamaz mısın?
İlk olarak, işlem yapılabilir öğeler için iki liste oluşturalım. Bir şey uygulanabilirse, iki dakikadan az sürüp sürmeyeceğine karar vermelisiniz. Eğer öyleyse, mümkün olan en kısa sürede bunun üzerinde çalışmalısınız.
Değilse, başka bir adımda daha ayrıntılı olarak incelemeniz gerekir. Bunun için ihtiyaç duyacağınız iki liste "Projeler" ve "Bugün Yapılacaklar" dır.
Tıklayın Başka bir liste ekle, ardından gelen kutusuna kart eklerken yaptığınız gibi iki listeyi oluşturun.
Bir öğe üzerinde işlem yapılamıyorsa, birkaç farklı yere gidebilir. Önce "Bu önemli mi?" Diye sorun. Tutkulu olduğunuz bir konu değilse, onu silebilir ve unutabilirsiniz.
Sonra, bunun bir gün dolaşmak isteyip istemediğiniz, ancak henüz tam olarak değil bir şey olup olmadığını sorun. Belki uzak bir rüyadır. Ya da gelecekte ancak bir noktada mümkün olacak bir şey olabilir. Bu gibi durumlar için "Bir Gün / Belki" adlı bir liste oluşturun.
Öğe önemliyse ancak eyleme geçirilebilir olmak yerine bilgi amaçlıysa, bir "Referans" listesine girmelidir. Kanban, eyleme geçirilebilir öğeler için daha uygundur. Dolayısıyla, referans listesi, örneğin daha iyi bir yere taşınana kadar bilgi için geçici bir durak olmalıdır. hafif not alma web uygulaması.
Bir Ekiple Çalışıyorsanız Eklenecek Listeler
Bir kartın işlem yapılabilir olduğunu belirledikten sonra, yine de üzerinde işlem yapamayabilirsiniz. Başlamadan önce birinin başka bir şeyi bitirmesini beklediğiniz için olabilir. Ya da belki bir başkası bu proje üzerinde çalışmalı.
İlk senaryo için bir "Ertelenmiş" listesi oluşturun. Engelleme projesinin ne zaman yapılması gerektiğine dair bir hatırlatma almak için bir son tarih ayarlayabilirsiniz. Üzerine tıklayarak kartı açın ve seçin Bitiş tarihi takvime erişmek için.
İkinci durum için "Temsilci" adlı bir liste oluşturun. Bir kartı bu listeye taşıdıktan sonra, karta başka üyeler ekleyebilirsiniz. Yine de, birisinin üyeleri panele erişmeye davet etmiş olması gerekir.
Kartı açın ve seçin Üyeler. Ardından sorumluluklarını paylaşmak istediğiniz üyeyi bulun.
Önce Sıralayın Sonra Projelerinizi Düşünün
Şimdi gerçekten gelen kutunuza gitme ve öğeleri uygun listelere sürükleme zamanı. Listenin başından başlayın ve aşağı doğru ilerleyin. Her öğe için, oluşturduğunuz kategorileri ve ait olduğu yerleri göz önünde bulundurun.
Tüm öğelerinizi sıraladıktan sonra, projelerinizi analiz etmek isteyeceksiniz. Her birine bakın ve karmaşıklığı düşünün. Basit bir projeyse, karta bir kontrol listesi ekleyebilirsiniz. Üzerine tıklayarak kartı açın. Sonra tıklayın Kontrol listesi ve tıpkı kartları eklediğiniz gibi öğelerinizi eklemeye başlayın.
Daha büyük projeler için, o projeyi yönetmek için yeni bir pano oluşturabilirsiniz. Daha sonra kartı yeni panele taşıyabilirsiniz. Bunu yapmak için, taşımak istediğiniz kartın üzerine gelin ve kalem simgesini tıklayın. Ardından, Hareketve açılır menüden taşımak istediğiniz panoyu seçin.
Büyük projeler için başka bir seçenek de bir kontrol listesi oluşturmaktır. Projenizle ne yapmak istediğinize dair bir fikriniz varsa, ancak üzerinde çok fazla çalışma yapmaya hazır değilseniz, gitmek için iyi bir yoldur.
Bir kontrol listesinde yer tutucu olarak kaba bir öğe listesi oluşturabilirsiniz. Bunu gelen kutunuz için beyin fırtınası yapmak gibi düşünün, yalnızca bunlar potansiyel alt projelerdir. Ardından hazır olduğunuzda kartınızı başka bir tahtaya taşıyabilirsiniz. Ve kontrol listenizdeki her bir öğeyi yeni bir karta dönüştürebilirsiniz.
Sistemi Devam Ettirin
GTD'ye başlamak kolaydır; bunu bir veya iki saat içinde yapabilirsiniz. Ama sistemi korumalısın, yoksa bu seni hayal kırıklığına uğratır. Haftada bir veya iki kez GTD Trello panonuza giriş yapın. Yeni düşüncelerinizi gelen kutusuna atın ve listelerinizin her birindeki öğeleri yeniden değerlendirin. Hala doğru yerde olup olmadıklarını anlayın.
Projeleri bitirdiğinizde iki seçeneğiniz var. Artık bilmeniz gerekmiyorsa kartı silebilirsiniz. Veya geçmiş projelerinizin bir kaydını istiyorsanız, bir "Bitti" listesi oluşturabilir ve bitmiş projeleri oraya taşıyabilirsiniz.
Bu sistem ayrıca haftanızı planlamanıza yardımcı olabilir. "Sonraki Yapılacaklar" adlı başka bir liste ekleyebilirsiniz. Bu liste, önümüzdeki birkaç gün içinde veya önümüzdeki hafta üzerinde çalışmayı planladığınız projeler içindir. Trello panonuzu Pazar gecesi veya Pazartesi sabahı kontrol ederseniz, o hafta için çalışmanızı planlayabilirsiniz.
Bu sistemi sizin yapın. Sizin için işe yaramıyorsa, GTD'yi harfi harfine takip etmek zorunda değilsiniz. Karıştırmaktan ve farklı yöntemler denemekten çekinmeyin. En önemli şey, devam etmen! Gerekirse bir takvim hatırlatıcısı ayarlayın, çünkü sistem yalnızca sistemi çalıştırmaya devam ederseniz çalışmaya devam eder.
İş akışınızı bir grupta veya tek başına optimize etmek için Kanban'ın Japon proje yönetimi tekniğini nasıl kullanacağınız aşağıda açıklanmıştır.
- Üretkenlik
- Işbirliği araçları
- GTD
- Görev yönetimi
- Trello
- Verimlilik İpuçları
Lee tam zamanlı bir göçebe ve pek çok tutku ve ilgi alanı olan bir bilgidir. Bu tutkuların bazıları üretkenlik, kişisel gelişim ve yazma etrafında dönüyor.
Haber bültenimize abone ol
Teknoloji ipuçları, incelemeler, ücretsiz e-kitaplar ve özel fırsatlar için haber bültenimize katılın!
Bir adım daha…!
Lütfen size az önce gönderdiğimiz e-postadaki e-posta adresinizi onaylayın.