Eisenhower Matrix Verimlilik Sistemi ile Görevlere Öncelik Verme

İlan

Yapılacaklar listesi uygulamaları bu günlerde tüm öfke vardır. Bilim, listeler gerçekten verimliliği teşvik ediyorgibi numaralar kullanarak verimliliği daha da artırabilirsiniz yapılacaklar listenizi herkese açık hale getirme. Hatta bazı insanlar kendi yapılacaklar listesi olarak e-posta gelen kutularını.

Ama ya hepsini denediyseniz ve hiçbiri işe yaramıyorsa?

Şanslısın, alternatif verimlilik yöntemleri Muhtemelen Duymadığınız 5 Yeni Verimlilik TekniğiVerimliliğinizi artırmanın en iyi yolunu arıyorsanız, Pomodoro ve GTD'ye daha iyi alternatiflerden birini deneyin. "Yeterince iyi" bir çözüm bulduğunuzda bakmayı bırakmayı unutmayın. Daha fazla oku var olmak. Düzenli yapılacaklar listelerinin çok zahmetli veya çok zor olduğunu fark ederseniz, eski ama etkili bir teknik denemenizi öneririz. Eisenhower Matrisi.

Eisenhower Matrisi Nedir?

Eisenhower Matrix 2 × 2 kutu ızgaradır. Üst sıra “Önemli” görevler için, alt sıra “Önemli Değil” görevler içindir. Aynı zamanda, sol sütun “Acil” olan görevler için, sağ satır “Acil Değil” olan görevler içindir. İşte böyle görünüyor sevmek:

Çoğu insan için, Önemli ve Acil terimleri eşanlamlıdır, bu yüzden aralarındaki farkı tanımlamak için biraz zaman ayıralım:

• Önemli - Kişisel, profesyonel vb. Uzun vadeli hedeflerinize ve değerlerinize katkıda bulunan görevler Önem tamamen ilgi. Bir görevin önemli olup olmadığına karar vermenin bir yolu kendinize şu soruyu sormaktır: “Bu görevi atlarsam hala hedeflerime ulaşabilir ve değerlerime sadık kalabilir miyim?”
• Acil - Gün sonuna kadar yapılması gereken görevler. Programınızın daha fazla boşluğu varsa, hafta sonuna kadar tercih edebilirsiniz. Her iki durumda da, aciliyet tamamen zaman. Bir görevin acil olup olmadığına karar vermenin bir yolu kendinize şu soruyu sormaktır: “Bu görevin son tarihi ne zaman?”

Bir görevin önemli olup olmadığına karar vermeden önce kendi hedeflerinizi ve değerlerinizi bilmeniz gerekir. Birçoğu için, kariyer gelişimi uzun vadeli bir hedeftir, bu nedenle doğrudan bununla ilgili görevler önemlidir. Ya da aileye en fazla değer veriyorsanız, zamanında eve gitmek önemli olabilir.

Ancak bir görev nasıl acil olabilir ancak önemli olmayabilir? Aciliyetin bir tek zaman hakkında. Son tarihi düşünün. Bugün Uluslararası Kahve Günü olduğunu ve yerel kafenizin ücretsiz kahve verdiğini varsayalım. Bugün bundan faydalanmıyorsanız, fırsat kaybedilir - ancak ücretsiz kahvenin uzun vadeli hedefleriniz veya değerlerinizle ilgisi yoktur. Acil, ama önemli değil.

Bu tanımları kullanarak, dört kutunun her birine ait görev türlerini tanımlamak daha kolay hale gelir. Matrisi bu şekilde bile düşünebiliriz:

Neden Eisenhower Matrisi Kullanılmalı?

Eisenhower Matrisi basitçe görevlerine öncelik ver.

Yapılacaklar listeleri izleme konusunda mükemmel ne yapmanız gerekir, ancak belirlenmesi her zaman kolay değildir hangi görevlerin önceliği daha yüksektir. Hiçbir zaman yapılacaklar listesi uygulamasında kişisel olarak “Öncelik” özelliğini hiç kullanmadım çünkü her şeyi her zaman “Yüksek Öncelik” olarak etiketliyorum - ve her şey yüksek öncelik olduğunda hiçbir şey olmaz.

Ayrıca, yapılacaklar listesine baktığınızda ve yığılmış 30 görevi gördüğünüzde, hangi görevin üstesinden geleceğinize nasıl karar verirsiniz? “En kolayla başlayın,” diyor bazıları. “Hayır, en zoruyla başlayın,” diyor diğerleri. Ama kolay olan ve zor olan nedir? Asla siyah ve beyaz değil. Çoğu zaman, sadece görevimi seçmeye çalışıyorum 10, 15, hatta 30 dakika harcadım!

Bu yüzden Eisenhower Matrix parlıyor. Tek bir yapılacaklar listesinden farklı olarak, matris kendinden önceliklidir. Sana söyler hangi sonraki iş. Bilişsel yükü azaltır, çünkü sadece Şimdi ve Sonra kutuları gerçekten önemlidir. Ve eğer zamanla gıcırdadıysanız, hangi görevleri atlayabileceğinizi görmenize yardımcı olur.

Ek olarak, matrisin iki küçük faydası daha vardır. İlk olarak, sizi her görev için daha dikkatli olmaya zorlar. Her şeyi büyük bir dağınık yapılacak iş yığınına atmak yerine, görevlerinizin zaman ayırmaya değip değmeyeceğine aktif olarak karar verir ve gerçek yapılacaklar listenizi sıkı tutarsınız. İkincisi, size sürekli olarak hedeflerinizi ve değerlerinizi hatırlatır.

Tek sorun, Eisenhower Matrix'in ilk başta biraz zor olabileceğidir. Özellikle, yeni kullanıcılar Delege ve Önemsiz kutular tarafından açılma eğilimindedir. Orada dır-dir bir öğrenme eğrisi, bu yüzden bir matrisin nasıl oluşturulacağına, görevlerin nasıl organize edileceğine ve bir gün nasıl geçileceğine dair pratik bir örneği inceleyelim.

Eisenhower Matrisi Nasıl Kullanılır

Eisenhower Matrix kavramsal olarak dört kutunun bir karesi olmasına rağmen, pratik olarak dört ayrı yapılacaklar listesi olarak yaklaşabilirsiniz: Şimdi listesi, Temsilci listesi, Daha Sonra listesi ve Önemsiz liste. İki acil liste, acil olmayan listelerden önce gelir.

Trello'nun bunun için harika olduğunu düşünüyorum. Hayatınızın her alanı için bir tahta oluşturun (örneğin kişisel, profesyonel, kilise, hobi) ve bu dört listeyi tahtaların her birinde oluşturun. Ya da çok fazla şeyiniz yoksa, tüm görevler için bir kart kullanabilirsiniz. Sana kalmış. Trello'yu sevmiyor musun? Düşünmek bu alternatif Kanban araçları Elveda Trello! 5 Alternatif Ücretsiz Kanban Kurulu AraçlarıTrello proje yönetimi ve görevlerinizi organize etmek için inanılmaz bir uygulama. Ancak görevleriniz için ideal olabilecek başka kanban uygulamaları da var. En iyi Trello alternatifleri hakkında konuşalım. Daha fazla oku .

Listeleriniz hazır olduğunda görev eklemeye başlayabilirsiniz:

Diyelim ki işte daha üretken olmak için Eisenhower Matrisini kullanmak isteyen geleneksel bir ofis çalışanısınız. Bu, bu örneğin geri kalanını yönlendiren senaryo olacaktır, ancak bu kavramları aksi takdirde uygulamak kolay olmalıdır.

Bugün tabakta ne var? Akla ilk gelen şey: e-posta. İçin bir görev oluşturalım gelen kutusuna sıfır ulaşmakacil (e-posta günlük olarak boşaltılmalıdır) ve önemlidir (burada işle ilgili e-postalardan bahsediyoruz):

Bugün ofiste Pretzel Günü oluyor ve eserleri ile ücretsiz bir simit arıyoruz. Bu acil olabilir, ancak önemli değil:

Patronunuz, ekibinizin son projesi için dokümantasyon raporunun saat 16: 00'dan itibaren acil ve önemli olduğunu hatırlatır:

Ayrıca ekibinizin bir sonraki projenize ilişkin bütçe talebinin Cuma günü gün sonuna kadar sürdüğünü hatırlatır. Bu önemlidir, ancak acil değildir:

Ofis yöneticisi size geliyor ve kağıt ve mürekkep sarf malzemelerinin azaldığını söylüyor. Mümkün olan en kısa sürede sipariş vermeniz gerekir - ancak bunun kariyer hedefleriniz veya değerlerinizle ilgisi yoktur:

Yaz başlarında (bu senaryoda) ve ofis ıslak mevsimde fazla bunalıyor. Herkesin verimliliği, iyi bir nem alıcı ile fırlayacaktı, nemi azaltmanın diğer faydaları 4 Evde Sıcaklık ve Nemi İzlemenin Sağlık FaydalarıAkıllı ev ürünlerini kullanmanın sağlık yararları olduğunu biliyor muydunuz? Doğru. Bir veya iki akıllı satın alma, evde yaşam kalitenizi önemli ölçüde artırabilir. Daha fazla oku .

Bunu ortaya çıkarmak için bir not yazıyorsunuz, ancak ne acil ne de önemli:

Devam ediyor. Toplantılar ortaya çıkıyor, planlama yapılması gerekiyor, yapmak istediğiniz şeyleri hatırlıyorsunuz vb. Sonunda, matrisiniz (yani listeler) dolar ve en iyi bölüm, bir ana görev listesinden daha az korkutucu olmasıdır:

Başka bir görev için ne zaman özgür olursanız, sadece soldan başlayın ve sağa hareket edin. Acil olmayan listelerle ilgilenmeden önce Şimdi ve Temsilci listelerindeki her şeyi ele almalısınız.

Eğer sen Yapabilmek delege edin, önce Delege listesini ele alın ve bu görevlerden olabildiğince fazlasını boşaltın. Ardından Şimdi listesini inceleyin. Şimdi listesinden geçtikten sonra gününüzü bir başarı olarak düşünün. Şimdi Daha Sonra listesinden başlayabilir veya günü erken bitirebilirsiniz.

Eğer sen olamaz delege edin, Şimdi listesinden başlayın. Şimdi listesini alırsanız ve daha fazla zamanınız varsa, bir seçeneğiniz vardır: Temsilci listesine Şimdi listesi olarak davranın, Daha Sonra listesinde bir başlangıç ​​yapın veya günü erken bitirin. Uygulamada, muhtemelen Temsilci ve Daha Sonra görevleri arasında geçiş yapmak isteyeceksiniz.

Günün sonunda Temsilci listesini gözden geçirin ve teslim tarihleri ​​geçen tüm görevleri boşaltın. Hala yapabildiklerinizi saklayın. Onları yarın için sakla.

Ertesi günün başlangıcında, Daha Sonra listesine göz atın ve hangi görevlerin acil olduğuna karar verin. Bunları Şimdi listesine kaydırın. Önemsiz liste için de aynısını yapın, ancak bu görevleri Temsilci listesine geçirin. Gün boyunca ortaya çıkan yeni görevleri ekleyin. Durulayın ve tekrarlayın.

Yapılacaklar Listeleri Ne Zaman Çalışmıyor

Eisenhower Matrisini istediğiniz gibi değiştirebileceğinizi unutmayın. Örneğin, gününüzü yönlendirmek için kullanmak yerine şunları yapabilirsiniz: e-postanızı kendi matrisi ile sıralayın İşte İhtiyacınız Olacak En Belirleyici E-posta Sıralama ÇözümüBasit bir sıralama çözümü, her zaman e-posta iletilerinizin üstünde olmanızı sağlayacaktır. Gelen kutunuzu yönetmek ve e-posta stresinizi azaltmak için sadece dört etikete veya klasöre ihtiyacınız vardır. Daha fazla oku . Aciliyet / önem kavramının tamamı, iş ve e-posta dışındaki her türlü durumda yararlı olabilir.

Birçok insan Eisenhower Matrisi ile büyük başarı elde etti. Ancak bu noktaya ulaştıysanız ve bunun yardımcı olacağını düşünmüyorsanız, sorun değil. Sizin için uygun yöntemi aramaya devam edin. Her şey söylenip bittiğinde, önemli olan tek verimlilik tekniği En İyi Verimlilik Aracı Aslında Kullandığınız AraçÜretkenliği kovalayan bir dünyada, her yeni ve parlak verimlilik uygulaması yeni bir şey vaat ediyor. Ancak verimlilik uygulamalarımızı çok sık değiştirdiğimizde bir şey kaybeder miyiz? Daha fazla oku aslında kullandığınız.

Eisenhower Matrisini faydalı buluyor musunuz? Değilse, düzenli ve ileride kalmak için hangi verimlilik tekniğini kullanıyorsunuz? Aşağıdaki yorumlarda bizimle paylaşın!

Image Credit: Amy Bull Shutterstock.com adresinden